Służba przygotowawcza: nowego urzędnika trzeba przygotować do pracy

Obowiązek odbycia służby przygotowawczej przez pracowników samorządowych podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym wprowadziła ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Zgodnie z jej art. 19 ust. 2 decyzję w sprawie skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresu podejmuje kierownik jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska oraz na podstawie opinii osoby kierującej komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony.

Pracownicy skierowani do odbycia służby przygotowawczej są zatrudniani na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych w przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym, umowę o pracę zawiera się na czas określony, nie dłuższy niż sześć miesięcy.

Aplikacja administracyjna

Celem służby przygotowawczej jest teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

– Jest to w istocie aplikacja administracyjna, gdyż jej celem jest aplikacja do zawodu pracownika samorządowego – wyjaśnia Agnieszka Rzetecka-Gil, radca prawny specjalizujący się w samorządowym prawie pracy. I dodaje, że istotną rolę w kierowaniu pracownika na służbę przygotowawczą przypisano kierownikowi jednostki, w której jest zatrudniony pracownik, jako osobie mającej najpełniejszą wiedzę na temat jego kwalifikacji. Kierownik nie tylko podejmuje decyzję co do skierowania pracownika do służby, lecz także określa jej zakres tematyczny (uwzględniając indywidualne właściwości pracownika, jego wiedzę, doświadczenie, a także stanowisko, na jakim jest zatrudniony) oraz czas trwania, z zastrzeżeniem, że nie może ona trwać dłużej niż trzy miesiące.

Przykładowa procedura kierowania pracownika do służby przygotowawczej może wyglądać w ten sposób, że osoba kierująca np. wydziałem urzędu gminy występuje z wnioskiem do swojego przełożonego o skierowanie nowego urzędnika do służby przygotowawczej. Powinna też dostarczyć wszelkie dokumenty, które pozwolą kierownikowi (np. wójtowi albo sekretarzowi gminy) podjąć decyzję o skierowaniu nowego pracownika do służby, jej zakresie i czasie trwania. Szef komórki organizacyjnej, w której zatrudniono nowego urzędnika, może też od razu przekazać swojemu szefowi wniosek o zwolnienie nowo zatrudnionego ze służby przygotowawczej.

Wójt (czy też starosta albo sekretarz) nie jest jednak związany wnioskiem, a decyzja o skierowaniu urzędnika do służby przygotowawczej lub o zwolnieniu go z jej odbycia zależy tylko od oceny kwalifikacji nowego pracownika (decyzja ta jest aktem woli pracodawcy, którego nie należy utożsamiać z decyzją administracyjną w rozumieniu art. 107 kodeksu postępowania administracyjnego).

W pisemnym skierowaniu do służby przygotowawczej kierownik (np. wójt albo sekretarz gminy) powinien określić zakres obowiązkowej służby, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków. Pomocny będzie tutaj dokładny opis stanowiska, na którym nowy urzędnik został zatrudniony. Decyzja w tej sprawie powinna zapaść szybko, również dlatego, że trwająca maksymalnie 3 miesiące służba przygotowawcza powinna się rozpocząć i zakończyć (egzaminem) nie później niż do końca sześciomiesięcznego zatrudnienia nowego pracownika na okres próbny. Sposobem zakończenia służby przygotowawczej jest egzamin stanowiący integralny i obligatoryjny jej element.

Teoria i praktyka

Służba przygotowawcza powinna obejmować zarówno przygotowanie praktyczne, jak i teoretyczne nowo zatrudnionego urzędnika. Przygotowanie teoretyczne do wykonywania obowiązków służbowych polega przede wszystkim na zaznajomieniu nowego pracownika z obowiązującymi przepisami regulującymi podstawowe kwestie związane z funkcjonowaniem samorządu terytorialnego. Natomiast przygotowanie teoretyczne może przybierać formę ćwiczeń, wykładów, a nawet szkoleń prowadzonych on line, które zyskują coraz większą popularność jako oszczędzające czas i miejsce i umożliwiające edukację wielu osób pracujących często w różnych komórkach organizacyjnych tego samego pracodawcy.

W ramach przygotowania teoretycznego urzędnik powinien zostać zapoznany przede wszystkim z postanowieniami konstytucji, samorządowych ustaw ustrojowych, przepisami regulującymi postępowanie administracyjne czy obowiązującymi w urzędzie zasadami obiegu dokumentów.

Natomiast zajęcia praktyczne powinny dotyczyć przede wszystkim zasad współpracy pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi urzędu gminy czy starostwa powiatowego, sposobem obsługi petentów. To powinny być też przede wszystkim ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem wzorów pism i programów informatycznych wykorzystywanych do załatwiania spraw i wykonywania zadań gminy, powiatu czy województwa samorządowego.

Zwolnienie to wyjątek

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych precyzyjnie określają możliwość odstąpienia od skierowania nowo zatrudnionego do odbycia służby przygotowawczej. Zgodnie bowiem art. 19 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych na wniosek osoby kierującej komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony, kierownik jednostki może zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej pracownika, którego „wiedza lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych".