Nowe technologie dużym wsparciem dla biznesu

Zdecydowana większość pracowników uważa, że wdrażanie nowych technologii jest korzystne dla ich firmy. Natomiast według ponad połowy ankietowanych zarząd i kadra wyższego szczebla decydują się na adopcję technologii zbyt wolno – wynika z badania EY.

Nowe oblicze rekrutacji

Nowoczesne, a przede wszystkim efektywne działy HR powinny być wyposażone w systemy i narzędzia mające na celu zautomatyzowanie oraz poprawę jakości współpracy.

– Już na etapie decyzji dotyczącej nowego zatrudnienia rekruterzy mają do dyspozycji na przykład system ATS (ang. applicant tracking system), który daje możliwość kontroli na każdym etapie procesu, od momentu przygotowania i publikacji ogłoszenia w wielu portalach jednocześnie – mówi Paweł Binkowski, dyrektor ds. innowacji i marketingu w ManpowerGroup. Dodaje, że dzięki zebraniu wszystkich aplikacji w jednym miejscu rekruter może zmierzyć efektywność poszczególnych źródeł i czas potrzebny na zrekrutowanie pracowników. Dodatkowym plusem systemu jest ułatwienie kontaktu z osobami aplikującymi. Kandydaci oczekują od firm informowania o przyjęciu aplikacji, odrzuceniu kandydatury lub przejściu do kolejnego etapu. ATS robi to automatycznie, dzięki czemu rekruter nie musi poświęcać czasu na pisanie maili, a kandydat możliwie najszybciej dostaje odpowiedź zwrotną.

Na etapie zatrudnienia dział HR może być również wspierany przez system HRM (ang. human resources management).

– Nie tylko ułatwi on proces onboardingu nowego pracownika, przechowa wszystkie niezbędne dokumenty w formie elektronicznej, ale także zaplanuje szkolenia, zarządzi wynagrodzeniami i świadczeniami. Dodatkowo może przygotować raporty dotyczące różnych aspektów HR, takich jak obecność, wydajność czy koszty pracy – podsumowuje Binkowski.

Z kolei Aleksander El Mahdi, dyrektor ds. rozwiązań IT w Randstad Polska, podkreśla, że coraz więcej firm sięga po rozwiązania wspierające zarządzanie harmonogramem czasu pracy. Świetnie sprawdza się ono w przemyśle i logistyce, ale zyskuje też na znaczeniu w sektorach usługowych, ponieważ w coraz większym stopniu wykorzystywane są tam elastyczne formy zatrudnienia. Od umów cywilnoprawnych poprzez outsourcing pracowniczy, pracę tymczasową, aż po pracę platformową oraz niepełny wymiar czasu pracy. Takie narzędzia pozwalają nie tylko organizować realizację zadań, ale ułatwiają też rozliczanie pracowników. Mają również aplikacje przeznaczone dla pracowników, z których pomocą mogą oni współuczestniczyć w tworzeniu dogodnego dla nich harmonogramu pracy.

W dobie coraz większej specjalizacji pracowników, szczególnie w zaawansowanych technologicznie branżach, znaczenie zyskuje również weryfikacja kompetencji oraz dopasowania do danego stanowiska. Pojawia się coraz więcej narzędzi, które wspierają i przyspieszają procesy assessment center i pozwalają na ich realizację w trybie online.

– Sporządzają one od razu ocenę umiejętności i ranking kandydatów. Niektóre stosują rywalizację, aby sprawdzić nie tylko przygotowanie kompetencyjne, ale również takie czynniki jak myślenie krytyczne, kreatywne czy analitycze oraz dopasowanie do organizacji – podkreśla El Mahdi.

Według raportu „Candidate Experience w Polsce 2023/2024” trzy największe zalety stosowania przez pracodawców nowoczesnych rozwiązań to przyspieszenie procesu rekrutacji, lepszy przepływ informacji i bardziej precyzyjne dopasowanie kandydata do firmy.

– Na nowoczesnej rekrutacji wygrywają wszyscy: zarówno firma, czyli pracodawca, rekruter i dział HR, jak i osoby ubiegające się o pracę – komentuje Adam Wielebski, dyrektor zarządzający w eRecruiter. Zaoszczędzony czas HR może przeznaczyć na budowanie relacji z biznesem, przyciąganie talentów, monitorowanie potrzeb pracowników i długofalowe planowanie.

Postępująca cyfryzacja

Jedną z istotnych technologii, która ułatwia życie pracodawcom, jest informatyzacja relacji z pracownikiem. Z jednej strony polega ona na wprowadzeniu mechanizmów samoobsługi pracowniczej w zakresie m.in. elektronicznego pobierania pasków wynagrodzeń, sprawdzania, ile pracownik ma dni urlopu do wykorzystania, zgłoszenia dnia wolnego czy rozliczenia delegacji, a także informacji na temat planowanego czasu pracy.

– Z drugiej strony narzędzia IT pozwalają kierownikowi czy pracodawcy zatwierdzać planowany urlop lub wydatki w trakcie wyjazdu służbowego, zaplanować, kiedy i w jakiej formie dany pracownik pracuje, oraz zatwierdzić rozliczenie czasu pracy – wskazuje Tomasz Rutkowski, dyrektor konsultingu ERP Polska Comarch. Dodaje, że ważnym elementem relacji przełożony – podwładny jest elektroniczny system oceny pracowniczej. Takie rozwiązanie jest podstawą do cyklicznego spotkania kierownika z pracownikiem, w trakcie którego następuje obustronne podsumowanie efektów pracy oraz wyznaczenie celów i zadań na następny okres. Nieodzownym narzędziem dla pracodawcy, ale także dla pracowników (szczególnie na stanowiskach kierowniczych i odpowiedzialnych za sprzedaż) są też rozwiązania klasy Business Intelligence.

– Zapewniają one automatyczną i obiektywną informację zwrotną na temat uzyskiwanych wyników sprzedaży czy innych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa – mówi przedstawiciel Comarchu.

W ostatnich latach cyfryzacja w Polsce przyspieszyła. W biznesie jest widoczna również w obszarze cyfryzacji dokumentów. Przykład stanowi wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, który pozwoli na uproszczenie i ujednolicenie procesu wystawiania, odbierania, przechowywania i zarządzania fakturami w formacie elektronicznym.

– Przejście z faktur papierowych na elektroniczne to nie tylko krok w kierunku cyfryzacji, ale również znacznego zwiększenia efektywności biznesowej – podkreśla Mariusz Lala, dyrektor zarządzający pionem rozwiązań dla biznesu i edukacji Asseco Data Systems. Dodaje, że automatyzacja obiegu dokumentów, szczególnie w zakresie dekretacji i akceptacji faktur, istotnie zmniejsza czas i zasoby wykorzystywane na działania administracyjne.

W Polsce zaledwie co czwarta firma może pochwalić się wysokim lub bardzo wysokim poziomem tzw. cyfrowej intensywności (w UE średnio co trzecia). Dlatego rodzime firmy muszą wprowadzać narzędzia, które umożliwiają automatyzację podstawowych i powtarzalnych czynności.

– Z jednej strony pracownicy mogą wtedy skupić się na zadaniach kreatywnych, których technologia nie obsłuży, z drugiej pozwala to uniknąć ludzkich błędów wynikających z niedokładności czy realizacji żmudnych zadań – podkreśla Tomasz Kuciel, zarządzający firmą Editel. Dodaje, że Niemcy i Francuzi zdecydowali się przełożyć obowiązkowe e-faktury w transakcjach B2B o kolejne lata, a u nas Krajowy System e-Faktur wystartuje już za kilka miesięcy. – To ważny projekt, który może skłonić firmy do dalszej automatyzacji innych obszarów, na czym zdecydowanie skorzystają pracownicy – podkreśla Kuciel.