Jak firmy mogą skorzystać na telepracy

Telepraca to szansa na zmniejszenie kosztów firmy i poprawę efektywności, ale trzeba umieć wykorzystać jej atuty

Publikacja: 22.02.2012 02:37

Na wakacje z laptopem służbowym

Na wakacje z laptopem służbowym

Foto: PhotoXpress

Przed rokiem łódzka spółka Target BPO specjalizująca się w usługach outsourcingu sprzedaży, księgowości i kadr oddelegowała do pracy w domu 90 proc. pracowników centrali. Jednak potem część z nich wróciła do biura.

– Telepraca dobrze sprawdziła się w przypadku samodzielnych specjalistów, ale okazało się, że menedżerowie, którzy koordynują projekty, dużo lepiej współpracują, gdy mają na co dzień możliwość spotkań w biurze – wyjaśnia Łukasz Gajewski, prezes Target BPO. Dodaje, że dzięki telepracy udało się ograniczyć o ok. 60 proc. powierzchnię i koszty wynajmu biura, specjalny elektroniczny system zaś, który umożliwia koordynację zdalnej pracy, dodatkowo usprawnił ocenę efektywności pracowników.

Wśród zalet telepracy pracodawcy wymieniają najczęściej poprawę efektywności pracowników rozliczanych za wyniki oraz możliwość ograniczenia kosztów. Chwalą też większą dyspozycyjność telepracowników oraz możliwość zatrudnienia specjalistów z odległych regionów bez konieczności przeprowadzki.

Mimo tych zalet telepraca nie jest w Polsce zbyt popularna. Jesienią 2011 r. stosowało ją 7,3 proc. firm z sektora MSP, w tym 3,5 proc. zatrudniało pracowników wyłącznie na zasadach telepracy – wynika z badania przeprowadzonego w ramach projektu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, który od 2010 r. propagował zdalną pracę wśród polskich pracodawców i pracowników.

Jak jednak ocenia Marcin Opas, prezes spółki Firma 2000, która realizowała projekt, polskie statystyki są nieco zaniżone. Nie uwzględniają bowiem osób, które oficjalnie nie są zatrudnione na umowę o telepracy, ale faktycznie pracują zdalnie. Z kolei firmy – o ile nie wprowadzają stałej telepracy – nie stosują formalnych regulacji określonych w kodeksie pracy, co pozwala uniknąć skomplikowanych obowiązków związanych m.in. z przepisami BHP.

Częściej firmy stawiają na elastyczność, oferując możliwość sporadycznej pracy poza biurem. – Nasi pracownicy otrzymują niezbędne narzędzia, czyli laptopy, telefony komórkowe i dostęp do mobilnego internetu, dzięki którym, jako pracodawca, dajemy możliwość wyboru formy pracy – podkreśla Sebastian Gerstmann, dyrektor personalny Xerox Polska.

Jak ocenia Marcin Opas, najtrudniejsze przy wprowadzaniu telepracy jest przekonanie menedżerów, że można zaufać pracownikowi, który sam sobie organizuje pracę. Obie strony muszą się też nauczyć zdalnej komunikacji. Dlatego lepiej wprowadzać telepracę stopniowo, najlepiej zaczynając od jednego – dwóch dni pracy poza biurem.

Atuty

+ Oszczędność kosztów. Mniejsze wydatki na wynajem biura, relokację pracowników

+ Poprawa wydajności pracy w wyniku zadaniowego czasu pracy i rozliczenia efektów

+ Zwiększenie motywacji i lojalności pracowników. Dla wielu osób możliwość zdalnej pracy jest ważnym benefitem

+ Ograniczenie absencji chorobowej

+ Korzystny wpływ na wizerunek pracodawcy (zwłaszcza wśród pracowników z pokolenia Internetu)

Bariery

– Skomplikowane przepisy regulujące zatrudnienie telepracownikow

– Trudności z dostosowaniem komunikacji wewnętrznej do warunków zdalnej współpracy

– Problemy z przestawieniem się menedżerów na zarządzanie wirtualnym zespołem

– Ryzyko osłabienia poczucia identyfikacji z firmą, co może zwiększyć rotację pracowników

– Problemy z organizacją pracy i samodyscypliną pracowników

Sześć kroków do wprowadzenia telepracy w firmie

1. Cele telepracy

Podobnie jak przy innych zmianach w firmie, także przy wprowadzaniu telepracy warto określić jej cele, np. obniżka kosztów stałych, poprawa efektywności.

2. Przegląd struktury firmy

Wprowadzenie telepracy na większą skalę ma poważne skutki dla obiegu dokumentów, komunikacji w firmie, zależności służbowych. Trzeba je dostosować do warunków zdalnej pracy, ustalając też, na których stanowiskach jest możliwa.

3. Predyspozycje pracowników

Nie każdy jest w stanie pracować zadaniowo i sam narzucić sobie dyscyplinę. Lepiej zawczasu ustalić, kto nie może być telepracownikiem. Warto też zadbać, by przekonać ludzi do zalet zdalnej pracy i nie wprowadzać jej na siłę.

4. Regulamin, zasady telepracy

Kwestie związane ze stałą telepracą, gdy w regulaminie lub umowie określa się obowiązki pracownika i pracodawcy, reguluje kodeks pracy. Jego zapisy nie obowiązują przy sporadycznej pracy w domu. Wtedy w umowie o pracę warto ogólnie określić miejsce pracy (np. Warszawa) i zadaniowy system pracy.

5. Przygotowanie menedżerów

Warto przeszkolić menedżerów z zarządzania wirtualnym zespołem, by uniknąć problemów w komunikacji, wyznaczaniu zadań i ocenie.

6. Okresowe przeglądy telepracy

Mogą być co kwartał, pół roku. Pozwalają odpowiednio wcześniej wychwycić ewentualne problemy np. z relacjami wewnątrz firmy, oraz ocenić, czy telepraca spełnia założone cele.

Praca
Firmowy Mikołaj częściej zaprosi pracowników na świąteczną imprezę
https://track.adform.net/adfserve/?bn=77855207;1x1inv=1;srctype=3;gdpr=${gdpr};gdpr_consent=${gdpr_consent_50};ord=[timestamp]
Praca
AI ułatwi pracę menedżera i przyspieszy karierę juniora
Praca
Przybywa doświadczonych specjalistów wśród freelancerów
Praca
Europejski kraj podnosi wiek emerytalny. Zmiany już od 1 stycznia 2025
Materiał Promocyjny
Do 300 zł na święta dla rodziców i dzieci od Banku Pekao
Praca
Kobieta pracująca żadnej pracy się nie boi!