Nowoczesny sprzęt plus oprogramowanie

Tak banalna z pozoru czynność jak drukowanie, jeśli nie jest kontrolowana, może być przyczyną zupełnie niepotrzebnych kosztów. Jak wynika z Buyer's Laboratory Report, drukowanie pochłania przeciętnie 6 proc. dochodów firmy. Wielu przedsiębiorców wciąż nie zdaje sobie z tego sprawy. Według badań Gartnera większość firm średniej wielkości nie docenia wydatków związanych z drukowaniem i szacuje ich wysokość na 50–70 proc. rzeczywistej wielkości. Podobnie jest w Polsce.

Sposobów na tańsze drukowanie istnieje kilka. Przede wszystkim trzeba kupić urządzenia, które są wydajne i energooszczędne, co przekłada się na niski koszt druku strony. Aby jeszcze lepiej kontrolować wydruki, warto zainstalować w firmie oprogramowanie do zarządzania sprzętem drukującym, zwłaszcza jeśli jego ilość jest większa. Coraz częściej małe i średnie firmy interesują się również outsourcingiem; zlecają cały proces drukowania firmie zewnętrznej.

Producenci organizują finansowanie

Małe i średnie przedsiębiorstwa korzystają przeważnie z prostych drukarek nabiurkowych. Koszt wykonania wydruku jest wtedy z reguły dwu–trzykrotnie wyższy w porównaniu z nowoczesnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi. Jeśli w dodatku maszyny zostały wyprodukowane wiele lat temu, trzeba się liczyć z dużymi wydatkami na serwisowanie i zakup materiałów eksploatacyjnych ze względu na przestarzałe i trudno teraz dostępne technologie.

W ramach optymalizacji specjaliści zalecają w pierwszej kolejności redukcję i częściową wymianę sprzętu. W przypadku małych firm, korzystających z kilku lub kilkunastu urządzeń drukujących, dość łatwo można uzyskać wymierne oszczędności, zastępując niewielkie drukarki, faksy i kopiarki wydajniejszymi urządzeniami wielofunkcyjnymi.

– Może się okazać, że zamiast kilkunastu mniejszych drukarek i kopiarek wystarczą dwa lub trzy wydajne urządzenia wielofunkcyjne. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii, w tym materiałów i części eksploatacyjnych o dłuższej żywotności, koszty używania takiego sprzętu będą znacznie niższe – mówi Leszek Szymański, kierownik marketingu produktowego TA Poland.

Najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy firma jednocześnie  zastosuje oprogramowanie do zarządzania oraz  ujednolici park maszyn drukujących. Taka sama obsługa wszystkich urządzeń to mniejsza ilość błędów i problemów technicznych. Poza tym wystarczy jedno szkolenie, aby pracownicy mogli korzystać ze wszystkich urządzeń.

Zakup nowoczesnego sprzętu nie stanowi wielkiego problemu, gdyż sprzedawcy często zapewniają finansowanie transakcji. Przy kontraktach powyżej 50 tys. zł najczęściej oferowany jest leasing. Niektóre firmy ustaliły jeszcze niższy próg. Na przykład Xerox oferuje pomoc w finansowaniu inwestycji już przy transakcji przekraczającej 1000 euro.

Dużą wygodą dla klienta jest to, że zawierając jeden kontrakt, może połączyć finansowanie z umową serwisową i gwarancyjną. Nie trzeba zatem podpisywać kilku różnych dokumentów.

Producenci drukarek, dystrybutorzy sprzętu i ich partnerzy często oferują również pomoc w pozyskaniu środków unijnych na zakup sprzętu drukującego.

– Dostosowujemy się do oczekiwań klienta i pomagamy mu w wyborze najkorzystniejszego sposobu finansowania inwestycji, przedstawiając analizę późniejszych kosztów. Klient może kupić urządzenia, wziąć je w leasing bądź wynająć. Jeśli jest to możliwe, nasi odbiorcy mogą też liczyć na pomoc w uzyskaniu dofinansowania z funduszy Unii Europejskiej – mówi Paweł Grzyb, kierownik działu rozwoju rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Oszczędzanie przez zarządzanie

Instalacja oprogramowania monitorującego systemy druku i kopiowania z reguły zmniejsza koszty eksploatacji sprzętu nawet o jedną trzecią. Według badań IDC największe oszczędności (ok. 50 proc.) dotyczą wydatków na toner, eksploatację urządzeń i ich serwis. Mniej więcej o jedną trzecią niższe są wydatki na papier, a o jedną piątą – na  dział IT i HelpDesk.

Systemy do zarządzania drukiem, zwane DMS (Document Management System), pozwalają kontrolować koszty używania poszczególnych maszyn i przypisywać je nie tylko do konkretnych działów i pracowników, ale też konkretnych procesów lub klientów. System taki analizuje każdą operację drukowania, kopiowania i skanowania, aby możliwe było zrobienie dokładnych obliczeń kosztów.

Producenci drukarek i ich partnerzy proponują rozwiązania przypisane do ich urządzeń. Ale używa się też uniwersalnych systemów obsługujących sprzęt różnych  marek. Na przykład Equitrac współpracuje m.in. z urządzeniami takich firm, jak: Canon, Toshiba, Kyocera, Sharp, HP, Ricoh, Xerox czy Oce. Również inne systemy, np. Q-vision czy SafeQ (produkt YSoft), współdziałają z urządzeniami wielu różnych producentów.

Obsługa zewnętrzna

Najefektywniejszym rozwiązaniem obniżającym koszt druku może się okazać outsourcing, czyli przekazanie obsługi całego procesu drukowania firmie zewnętrznej. Outsourcing druku wybierany jest najczęściej przez większe firmy. Nie ma jednak przeszkód, aby z tego rozwiązania korzystał również sektor MŚP.

Kluczowym kryterium opłacalności jest nie wielkość firmy, lecz ilość urządzeń oraz wolumen wydruków. Według ekspertów Xerox, gdy firma ma nie mniej niż pięć urządzeń wielofunkcyjnych i wytwarza co najmniej 40 tys. stron wydruków miesięcznie, powinna rozważyć outsourcing drukowania. Taka decyzja ma wtedy uzasadnienie ekonomiczne. Może spowodować redukcję kosztów druku nawet o kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego 500 osób może to być około 600 zł na pracownika. Koszt wydruku jednej strony maleje o co najmniej 10 proc. W małych i średnich firmach wydatki związane z drukowaniem można zmniejszyć o 10–30 proc.

Korzyści z outsourcingu są bezsporne. Firma unika wydatków związanych z zakupem sprzętu. Dokładnie wie, ile w każdym miesiącu będzie ją kosztował druk. Zdejmuje z pracowników odpowiedzialność za obsługę sprzętu.

O serwis i konserwację urządzeń dba usługodawca. Dostarcza tonery, bębny. Robi przegląd techniczny sprzętu. Wymienia części i materiały eksploatacyjne. W razie awarii dostarcza urządzenie zastępcze. Aktualizuje oprogramowanie.

Usługę outsourcingu świadczy większość  producentów drukarek (m.in. OKI, HP, Konica Minolta, Xerox, Brother, Samsung), firmy będące ich przedstawicielami (np. Arcus oferujący sprzęt Kyocera Mita), a także wielu wyspecjalizowanych partnerów.

Kontrakty outsourcingowe zawierane są zazwyczaj na trzy lub cztery lata. Gdy kontrakt się kończy, urządzenie jest już na tyle stare, że koszty jego eksploatacji okazują się dużo wyższe. Dlatego przy przedłużaniu umowy firma świadcząca usługi outsourcingowe nie może zagwarantować tej samej stawki. Rozwiązaniem jest wymiana sprzętu na nowy. W ten sposób klienci stale mogą korzystać z najnowocześniejszych urządzeń.

Maciej Nuckowski, Xerox Polska

Optymalizacja środowiska druku, usprawniająca procesy biznesowe i pozwalająca firmie osiągnąć większą efektywność kosztową, ma kilka podstawowych etapów. Niezależnie od wielkości firmy są one podobne. Pierwszy etap to audyt i przedefiniowanie polityki firmy w obszarze druku. Pomocne może być tutaj oprogramowanie monitorujące i zarządzające wydrukami (np. SafeQ czy Equitrac). Drugim krokiem może być analiza wysyłanego dokumentu i automatyczne jego przekierowanie na odpowiednie urządzenie. Na przykład kilkudziesięciostronicowy dokument zostanie wysłany na urządzenie duże, tańsze w eksploatacji. Z kolei trzecim ruchem może być autoryzacja użytkowników. Żeby odebrać wydruk, muszą oni użyć np. karty zbliżeniowej.

Michał Czeredys, prezes Grupy Arcus

W każdej firmie, bez względu na jej wielkość, zarówno elektroniczne przetwarzanie dokumentów, jak i systemy kontroli kosztów czy obiegu dokumentów są niezbędne do uzyskania wysokiego stopnia optymalizacji infrastruktury. Systemy te pozwalają kontrolować eksploatację urządzeń i poprawiają bezpieczeństwo danych. Outsourcing wydruków będzie opłacalny niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. W tym przypadku kryterium jest tylko liczba produkowanych dokumentów.

Paweł Grzyb, Konica Minolta Business Solutions Polska

Dla małych i średnich przedsiębiorstw outsourcing jest bardzo dobrym rozwiązaniem, choć nie zawsze musi oznaczać oddanie całości procesu druku pod kontrolę zewnętrznej firmy. Można zdecydować się na outsourcing tylko wybranych elementów. Dużo przedsiębiorstw korzysta również z usług firm zewnętrznych przy skanowaniu dokumentów i późniejszej archiwizacji papierowych oryginałów. Po wprowadzeniu aktywnego zarządzania drukiem oszczędności mogą wynieść nawet 30 proc.