Sprawni negocjatorzy mogą zyskać wiele korzyści

Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce cały czas rośnie. Popyt na biura przewyższa podaż, deweloperzy magazynowi także próbują sprostać zapotrzebowaniu, ciągle przybywa obiektów handlowych.

Co na rozgrzanym rynku mogą ugrać najemcy szukający nowej siedziby lub przygotowujący się do podpisywania umów na nowy okres?

Nie tylko niższy czynsz

– Na rynku biurowym jest dość duża przestrzeń do negocjacji dodatkowych zachęt, dlatego warto zadbać o jak najlepszą pozycję do rozmów. Negocjujemy więc równolegle – nowe warunki pozostania w obecnej lokalizacji oraz przeniesienie się do innego budynku – poleca Bartek Włodarski, partner, dyrektor działu reprezentacji najemców biurowych i rozwiązań korporacyjnych w Cresa Polska.

– Kluczowe znaczenie ma czas. Jest on potrzebny nie tylko do rozpoznania rynku i dokonania wstępnego wyboru lokalizacji, ale przede wszystkim do uzyskania jak najbardziej konkurencyjnych ofert w trakcie przetargu i negocjacji. Dzięki odpowiednim działaniom możemy uzyskać najlepsze możliwe warunki, w tym cenowe, oraz postanowienia umowne chroniące najemcę – dodaje ekspert.

Podkreśla, że firmy poszukujące dużych powierzchni lub obiektów dostosowanych do indywidualnych potrzeb powinny rozpocząć badanie rynku i poszukiwania wcześnie, najlepiej dwa lata przed terminem, w którym muszą uzyskać pełną sprawność operacyjną w nowej lokalizacji.

– Korporacje obecne na rynku od dłuższego czasu często decydują się na pre-let, czyli podpisanie umowy na wczesnym etapie projektowania obiektu. Stwarza to możliwość wynegocjowania atrakcyjnych warunków najmu, w tym także częściowego zwrotu kosztów operacyjnych. Jest też szansa na ustalenie dodatkowych funkcji w obiekcie, np. dodanie centrum konferencyjnego do części wspólnych czy kantyny na swojej powierzchni, oraz zabezpieczenie innych kwestii i potrzeb – mówi Włodarski.

Standardowa umowa najmu zajmuje ok. 40 stron, z czego zapis dotyczący czynszu to około pół strony i na nim najczęściej koncentrują się najemcy. Jednak wszystkie zapisy umowy wymagają precyzyjnej analizy i dopasowania pod konkretnego najemcę.

Bartłomiej Zagrodnik, partner zarządzający i prezes w Walter Herz, dodaje, że trudno dziś jednoznacznie oceniać, czy podczas negocjacji warunków umów dotyczących wynajmu powierzchni biurowych przewagę ma klient.

– Wszystko zależy od tego, o jakim rynku mówimy, jaka w danym mieście jest podaż i poziom pustostanów oraz jakie perspektywy rozwoju ma ta lokalizacja. Pod tym względem zróżnicowane są także konkretne rejony miast – wyjaśnia ekspert. – Mimo że na krajowym rynku wskaźnik powierzchni niewynajętej w biurach nie jest teraz wysoki, najemcy mogą liczyć na szereg różnych zachęt w ramach podpisywanych umów. Standardowo należą do nich: okresy bezczynszowe, budżety na aranżację powierzchni i wyposażenie biur, a także umeblowanie czy pokrycie kosztów relokacji lub marketingu. Zakres zachęt i rodzaj bonusów uzależniony jest od wielu czynników, jak np. długość kontraktu, wielkość wynajmowanej powierzchni czy rating najemcy – mówi Zagrodnik.

Michał Śmietański, członek zarządu, szef działu prawnego w Cresa, podkreśla, że także w przypadku centrów handlowych najemcy mogą uzyskać wymierne korzyści.

– Najlepsze sieci, z punktu widzenia wynajmującego, mogą dostać nawet wielomiesięczny upust od płatności czynszu. Lista innego rodzaju zachęt jest ograniczona praktycznie wyłącznie kreatywnością i elastycznością stron. Mogą to być usługi marketingowe i promocyjne, pomoc przy rekrutacji pracowników, usługi remontowe i inne. Jedną z najpopularniejszych zachęt jest częściowe albo całkowite pokrycie prac adaptacyjnych i wyposażenia lokalu, czyli fit out. Warto o niego zawalczyć, ponieważ, jak pokazuje doświadczenie, właściciel budynku na wystrój i wyposażenie sklepu może przeznaczyć dość spore kwoty – wskazuje Śmietański.

Największą siłę w negocjacjach mają sklepy wielkopowierzchniowe lub o pożądanej marce przyciągającej klientów bądź podnoszącej prestiż całego centrum handlowego. Mniejsi gracze zyskują szanse np. w obiektach szykowanych do sprzedaży, kiedy właściciel pilnie potrzebuje zapełnić pustostany.

Dbać o najemców

Tyle doradcy. A jakie są zapatrywania zarządzających?

– Biorąc pod uwagę warszawski rynek powierzchni biurowych, od wielu lat mamy do czynienia z sytuacją, kiedy to ok. 30 proc. umów najmu jest renegocjowanych. Decyzja o pozostaniu w aktualnie zajmowanym biurowcu jest uwarunkowana wieloma czynnikami, wśród których najważniejszym determinantem są koszty – mówi Karol Klin, dyrektor komercyjny w Globalworth Poland, spółce zarządzającej największym portfelem biurowców w Polsce.

– Z kolei właściciele obiektów biurowych, mając świadomość rosnącej konkurencji ze strony nowych projektów, starają się sprostać wymaganiom firm przez elastyczne podeście do wymagań najemców. W praktyce polityka funduszy obecnych w Polsce wykracza poza proponowanie atrakcyjnych stawek czynszu oraz ciekawego pakietu zachęt finansowych – dodaje Karol Klin.

Zaznacza, że właściciele przywiązują ogromną uwagę do zarządzania nieruchomościami. Najemcy mogą więc liczyć na rynkowy czynsz najmu, podniesienie jakości pracy przez wprowadzenie nowych usług do budynku, poprawienie jakości części wspólnych czy w końcu modernizację powierzchni.

Z kolei EPP zarządza największym portfelem nieruchomości handlowych.