– Pandemia sprawiła, że gwałtowanie zerwaliśmy z praktykami mającymi ponad 100-letnią tradycję: przestaliśmy pracować w biurze, zaczęliśmy pracować w domu – podkreślają autorzy raportu Forbis Group, wskazując drogę do nowej normalności.

Odmrażanie gospodarki nie oznacza masowych powrotów do biur. W długim okresie wróci do nich ok. 70 proc. pracowników.

Przewaga strategiczna

Na razie czeka nas faza przejściowa. Jej początek według Forbis Group to maj–czerwiec. A potrwa do czasu wynalezienia szczepionki.

Czytaj także: Najemcy będą szukać oszczędności

Część pracowników wraca do biur, ale firmy są w gotowości do ponownego przejścia w tryb zdalny. Potem nastąpi faza stabilizacji (za 6–24 miesiące). Oznacza pracę w zespołach rozproszonych.

Nowa normalność to wiele wyzwań dla firm. Muszą zadbać o środki do dezynfekcji, maseczki, procedury – dla serwisu sprzątającego oraz kryzysowe (dezynfekcja, ozonowanie). – Trzeba też zweryfikować, z ilu biurek musimy zrezygnować lub wyłączyć je z użytkowania, by rozmieścić stanowiska w zalecanych odstępach – mówi Anna Oksiuta-Strzałkowska z Forbis Group.

– Do nowej normalności trzeba się zacząć przygotowywać już dziś – dodaje Karolina Dudek, dyrektor Workplace Strategy w Forbis Group.

Pojawiają się więc pytania: w jakim stopniu zostanie zachowana praca zdalna? Jaka strategia nieruchomościowa będzie wspierać rozwój firmy? Czy powinniśmy mieć jedno duże biuro czy biuro centralne i mniejsze biura satelickie albo abonamenty coworkingowe?

Dyrektor podkreśla, że po pandemii organizacje będą wykorzystywać nowe kompetencje pracowników rozwijane w czasie kwarantanny. – Firmy zaczną rozważać korzystanie w większym stopniu z najmu elastycznego, choć sam rynek powierzchni flex też się zmieni i dostosuje do nowych potrzeb rozproszonego środowiska pracy – mówi.

Maciej K. Król, pełniący funkcję dyrektora zarządzającego Business Link, ocenia, że rynek biur kształtują dziś dwa trendy: dążenie do optymalizacji kosztów i redukcji ryzyka finansowego oraz chęć zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa użytkownikom. – Już dziś można powiedzieć, że całkowity open space i dążenie do budowania integrującej się społeczności nie sprawdziły się. Obronną ręką z kryzysu spowodowanego epidemią mają szansę wyjść ci, którzy postawili bezpieczeństwo na pierwszym miejscu – uważa.

Na znaczeniu zyskają m.in. rozwiązania mieszane: tradycyjny najem z jednoczesnym lokowaniem części zespołu w biurach flex. – Takie rozwiązania były bardzo dobrze odbierane przez klientów jeszcze na długo przed pandemią – podkreśla dyrektor.

Dodaje, że w Business Link możliwość pracy przez jeden lub kilka dni w przestrzeniach flex była wdrażana razem z klientami korporacyjnymi.

Dynamiczny wzrost popularności biur flex przewidują także eksperci CitySpace. – Jest kilka powodów – tłumaczy Jarosław Bator, dyrektor zarządzający CitySpace. – Po pierwsze, elastyczny czas najmu, z czego skorzystają firmy chcące ograniczać ryzyko i zapewnić sobie możliwość reakcji na niespodziewane zdarzenia. Po drugie, więcej firm zdecyduje się na rozpraszanie struktur i pracę w kilku miejscach jednocześnie. Po trzecie, bardzo atrakcyjny stanie się system łączący pracę biurową z pracą zdalną.

Dyrektor Bator dodaje, że sektor biur elastycznych dawno wyszedł daleko poza typowy coworking, który dziś jest jego elementem.

Model hybrydowy

CitySpace wprowadza do oferty nową pozycję: day office. Jak mówi Magdalena Śnieżek, menedżer regionalny Poland South CitySpace, oferta umożliwia łączenie pracy biurowej z pracą zdalną. Pracownicy mogą kilka dni spędzić w domu, a pozostałe w biurze. Mogą też wynająć salę na wideokonferencję.

Day offices już na rynku oczywiście istnieją. – W 1964 r. w Stanach Zjednoczonych Paul Fraser przedstawił „Fraser suits", które dziś nazwalibyśmy biurami serwisowanymi – przypomina Hubert Abt, dyrektor generalny i założyciel New Work. – Segment jest teraz obsługiwany przez firmy coworkingowe.

Dyrektor nie widzi powodu, dla którego zainteresowanie takim produktem powinno wzrosnąć. – To raczej marketingowe narzędzie do przyciągania klientów, zapraszania ich na coś w rodzaju przejażdżki służącej przetestowaniu walorów przestrzeni – mówi. – Działający w wielu lokalizacjach operatorzy, jak Regus lub New Work, oferują klientom karty członkowskie, dzięki którym mogą korzystać z miejsc pracy przez 24 godziny na dobę w wybranym miejscu.

Hubert Abt przewiduje, że w przyszłości swoje lobby będą chciały spożytkować hotele, przeznaczając je na miejsca pracy, hot desks. – Skomercjalizowane zostaną recepcyjne korytarze, powstaną tam m.in. strefy pracy, z których będzie można korzystać także krótkoterminowo – mówi.

80 proc. produktów New Work jest skierowanych do klientów korporacyjnych, kolejne 20 proc. – do sektora MŚP. – Klienci, którzy korzystają z naszych stref w systemie godzinnym lub dniowym, są posiadaczami karty członkowskiej New Work – tłumaczy Abt. – Mogą używać całej naszej infrastruktury w Europie Środkowo-Wschodniej.

Elastyczne oferty najmu powstają nie tylko z powodu spowolnienia gospodarczego.

– Każdego roku debiutują kolejne startupy, powstają niewielkie firmy, zakładane są jednoosobowe działalności, rozwija się e-commerce – mówi Olga Duda, ekspert Okam Global Commercial. – Przedsiębiorstwa te, zwłaszcza na początku działalności, oczekują rozwiązań, które zapewnią im poczucie bezpieczeństwa i elastyczności. Nawet jeśli propozycje, takie jak day office, okażą się chwilowym trendem, to właściciele będą stale różnicować ofertę i poszukiwać rozwiązań dopasowanych do rozmaitych potrzeb zmieniającego się rynku.

Okam Global Commercial oferuje elastyczne umowy, możliwość aranżowania przestrzeni. Powierzchnię w warszawskim biurowcu przy Lindleya można wynająć i na czas nieokreślony, i na miesiąc. Biura flex Okam zapewnia także w biurowcu Łódź.Work.

Prezes Biura na Miarę Jerzy Węglarz nie ma wątpliwości, że pandemia jest wielkim sprawdzianem dla branży coworkingowej.

– Ten model biznesowy, czyli wynajem na długo i podnajem na krótko, jest obarczony dużym ryzykiem – komentuje. – W momencie spowolnienia gospodarczego firmy stosunkowo łatwo i w niedługim czasie mogą wyjść z umowy serwisowej, a operator nadal musi płacić rachunki za całą powierzchnię. Sprawdzian dotyczy i niewielkich centrów coworkingowych, i największych międzynarodowych graczy.

Ci operatorzy, którzy przetrwają, mogą zyskać najwięcej. – Popyt na biura z krótką umową najmu, umeblowane, z możliwością wprowadzenia od zaraz, mocno wzrośnie – ocenia Jerzy Węglarz. – Część lokalizacji coworkingowych, niestety, nie przetrwa próby, a wynajmujący, aby nie stracić najemców, szukają nowych rozwiązań. To np. kontynuowanie działalności biur elastycznych na własny rachunek, przy wykorzystaniu gotowych rozwiązań. Firma Własne B., która świadczy taką usługę dla wynajmujących, prowadzi na ten temat zaawansowane rozmowy w kilku lokalizacjach.

Jerzy Węglarz, przypomina, że kiedyś pojawił się pomysł biur na minuty. - Budziło to we mnie wiele wątpliwości i rzeczywiście, dziś taka oferta już nie istnieje – mówi. - A biura na dni nie są nowością. Rozwiązanie działa od wielu lat np. w firmie Regus (największy operator biur coworkingowych posiadający powierzchnie w wielu polskich miastach i tysiące biur na świecie). Dodatkowo ten operator posiada w ofercie karty biznesowe umożliwiające dostęp do wszystkich lokalizacji, korzystanie z kuchni, strefy lounge oraz sal do spotkań.