Właściciele budynków biurowych - i tych nowych, i tych starszych - bardzo chętnie widzieliby na liście swoich najemców państwowe firmy i instytucje. Taki najemca jest bowiem pewny bardziej niż inny. Czy drugiej stronie także się opłaci taka przeprowadzka?

- Sektor państwowy powoli wchodzi na rynek komercyjny w poszukiwaniu optymalizacji kosztów utrzymania biur - mówi Bartłomiej Zagrodnik, prezes firmy doradczej Walter Herz.

Dodaje, że transakcje zawierane przez instytucje i urzędy państwowe na wynajem powierzchni w nowych biurowcach obejmują jeszcze ciągle nieduży procent całego rynku najmu, mimo że wyjście podmiotów administracji publicznej ze starych budynków mogłoby przynieść instytucjom spore oszczędności.

Budżetówka raczej u siebie

- Tradycja wynajmu powierzchni biurowej na rynku komercyjnym przez jednostki budżetowe sięga w naszym kraju zaledwie kilku lat. W 2010 roku zapoczątkowała ją Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która wynajęła 16 tys. mkw. w warszawskim kompleksie Poleczki Business Park oraz Urząd Zamówień Publicznych, który zajął wtedy niedużą powierzchnię w mokotowskim Adgar Plaza - przypomina prezes Zagrodnik.

Choć w ostatnim czasie sektor publiczny stał się zdecydowanie bardziej aktywny na rynku biurowym, to dla jednostek administracji publicznej wciąż podstawową kwestią, jeśli chodzi o użytkowanie biur, jest wykorzystywanie zasobów państwowych.

- Obowiązujące zasady sprawiają, że budżetówka nadal korzysta przede wszystkim z nieruchomości pozostających w rezerwuarach państwa - podkreślają eksperci z Walter Herz. - Instytucje państwowe nie spieszą się ze zmianą siedzib, mimo, że stan techniczny wielu obiektów, które użytkują pozostawia wiele do życzenia, a nakład na ich utrzymanie jest nieadekwatny do korzyści. Szczególnie, jeśli ponoszone wydatki, w tym na remonty, porówna się z opłatami za wynajem powierzchni biurowej w nowoczesnych obiektach.

Instytucje w biurowcach

Jednostki zarządzające funduszami europejskimi w ubiegłym roku postawiły na nowy warszawski kompleks Warsaw Spire. Powierzchnię 6,2 tys. mkw. w budynku C zajęło Centrum Unijnych Projektów Transportowych, odpowiedzialne za wdrażanie programów i projektów rozwoju infrastruktury transportowej, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Centrum przeniosło się z biurowca North Gate.

Dużym najemcą największego kompleksu w Warszawie została też Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej Frontex, która zdecydowała się na powierzchnię 14,6 tys. mkw. w budynku B Warsaw Spire.

Innym najemcą instytucjonalnym, który w minionym roku zdecydował się na komercyjną powierzchnię biurową, były spółki z grupy Poczty Polskiej, które wynajęły łącznie 18 tys. mkw. w usytuowanym na warszawskim Mokotowie obiekcie Domaniewska Office HUB Polskiego Holdingu Nieruchomości.

- Ministerstwo Spraw Zagranicznych zajęło zaś cały budynek Foksal City z niemal 3,4 tys. mkw. powierzchni biurowej, także należący do PHN. Natomiast Polskie Sieci Elektroenergetyczne rozmieściły biura na powierzchni 6,3 tys. mkw. w Delta Eurocentrum Office Complex przy al. Jerozolimskich, a Urząd Komunikacji Elektronicznej ulokował się w biurowcu przy ulicy Kasprzaka - wyliczają agenci Walter Herz.

Były duże umowy

Największą umową najmu, podpisaną w 2015 roku przez instytucjonalnego najemcę, był kontrakt zawarty przez Powszechny Zakład Ubezpieczeń na wynajem 17,5 tys. mkw. powierzchni w budynku Konstruktorska Business Center.

Znacząca umowa podpisana przez spółkę państwową została także w Katowicach. Blisko 8 tys. mkw. w kompleksie A4 Business Park firmy Echo Investment wynajęła spółka PKP Cargo, która przeniosła kluczowe funkcje centrali na Śląsk i skonsolidowała katowickie i krakowskie biura w jednej lokalizacji. W Krakowie z kolei Urząd Marszałkowski przedłużył kontrakt na wynajem 4,5 tys. mkw. w biurowcu Wielicka 72.

- Mimo podpisywanych przez instytucje państwowe, czasem także spektakularnych umów, sektor publiczny wciąż ma niewielki, kilkuprocentowy udział w ogólnym wolumenie najmu powierzchni biurowej. W minionym roku wygenerował ponad 80 tys. mkw. popytu na biura, podczas gdy całkowita wielkość najmu w 2015 wyniosła w Warszawie ponad 800 tys. mkw., a na pozostałych rynkach biurowych w kraju łącznie niespełna 700 tys. mkw. - wylicza prezes Zagrodnik.

Przedstawiciele Walter Herz zwracają uwagę, że aktywność instytucji państwowych na rynku wynajmu powierzchni biurowych utrzymuje się na podobnym poziomie już od kilku lat.

- W 2012 roku instytucje publiczne wynajęły niespełna 70 tys. mkw. komercyjnej powierzchni biurowej. W 2014 roku sektor publiczny był wyjątkowo czynny na rynku warszawskim. Spółki państwowe podpisały wtedy umowy na kilkanaście procent powierzchni biurowej wynajętej w tym roku w Warszawie. Do jednych z największych transakcji należał kontrakt Urzędu Rejestracji Leków na 13 tys. mkw. powierzchni w Adgar Park West - wspomina szef Walter Herz.

Jego zdaniem koszty związane z utrzymaniem przestarzałych gmachów są często tak duże, że przeniesienie instytucji, czy urzędu do nowoczesnego biurowca w wielu przypadkach oznaczałoby obniżenie wydatków na utrzymanie biur niż dotychczas ponoszone. - Analizy wariantu relokacji, które opracowujemy często przynoszą zaskakujące rezultaty - podkreśla prezes Zagrodnik.