Ważne informacje lepiej usłyszeć od szefa

„Z pewnością nie będzie zwolnień grupowych. Ale będziemy musieli dostosować wielkość zatrudnienia do naszego potencjału wzrostowego” – mówił Mariusz Grendowicz, prezes BRE Banku, w niedawnym wywiadzie dla „Parkietu”. Powołując się na informacje wysokiego rangą pracownika banku gazeta napisała o planach zwolnienia tam nawet 800 osób.

Paulina Rutkowska, rzeczniczka BRE Banku, uważa, że publikacja „Parkietu” nie powinna być zaskoczeniem dla pracowników. Tym bardziej że treść wywiadu mogli poznać dzień wcześniej z firmowego Intranetu, jednego z głównych narzędzi komunikacji wewnętrznej firmy, gdzie pracuje 4,4 tys. osób.

Poza Intranetem pracownicy mogą znaleźć najważniejsze informacje o firmie w elektronicznym „Kurierze BRE Banku”, a e-mailem dostają bieżące komunikaty i listy prezesa. W trudnych kwestiach, jak poprawa efektywności, firma wykorzystuje też komunikację kaskadową, czyli przepływ informacji od szefów do podwładnych. – Podkreśla ona rolę menedżerów w całym procesie i daje pracownikom możliwość zadania trudnych pytań praktycznie u źródła, co eliminuje szum informacyjny – wyjaśnia Paulina Rutkowska. Jak dodaje, pracownicy mogą też anonimowo zadawać trudne pytania wysyłając je na specjalną skrzynkę e-mailową. Wątpliwości są wyjaśniane na wewnętrznym forum.

[srodtytul]Ściśle tajne[/srodtytul]

Czy ten system jest skuteczny? Jeden z pracowników centrali BRE Banku wspomina, że na początku grudnia zaczęły tam krążyćpogłoski o możliwych zwolnieniach. – Na firmowej wigilii szef uspokajał nas, że nie sądzi, by powtórzyła się sytuacja sprzed kilku lat, kiedy w ciągu jednego dnia wypowiedzenia dostało kilkaset osób – opowiada nasz rozmówca. Jego zdaniem skuteczniej uspokajali starsi pracownicy; przypominali, że wówczas bank miał dużą stratę, a teraz wyniki są bardzo dobre.

Ta opinia potwierdza, że mimo rozwiniętego systemu komunikacji wewnętrznej korytarzowe plotki nadal są jednym z najważniejszych źródeł informacji o istotnych dla firm sprawach. Tak jest zarówno w Polsce, jak i na świecie.

Nic dziwnego, skoro – jak przypomina amerykański ekspert w tej dziedzinie TJ Larkin – większość szefów uważa informowanie pracowników o planowanych dopiero zmianach za przedwczesne. Stara się więc jak najdłużej zachować je w tajemnicy. Zwykle bezskutecznie.

Pracownicy Agory nieoficjalnie przyznają, że pogłoski o szykowanychcięciach zatrudnienia krążyły kilka tygodni wcześniej, zanim spółka poinformowała o nich w giełdowym komunikacie pod koniec grudnia.

Urszula Strych, rzeczniczka Agory, wyjaśnia, że spółka powiadomiła inwestorów i pracowników tego samego dnia, gdy zarząd podjął uchwałę o wdrożeniu planu poprawy efektywności operacyjnej. Tyle że wcześniej prowadzono wewnętrzne konsultacje w tej sprawie...

[srodtytul]Bez propagandy[/srodtytul]

Jak twierdzi Roman Rostek, konsultant zarządzający w spółce RR Communication Consulting, który od kilkunastu lat zajmuje się komunikacją wewnętrzną, najbliższe miesiące będą okresem jej weryfikacji w wielu firmach.

W ostatnich latach dobre wyniki większości przedsiębiorstw nie wymagały specjalnych wysiłków, by je dobrze „sprzedać” pracownikom, i w rezultacie komunikacja wewnętrzna często miała wiele wspólnego z propagowaniem i świętowaniem firmowych sukcesów. Teraz trzeba będzie to zmienić. Tym bardziej że błędy i zaniechania informacyjne popełnione w sytuacjach kryzysowych mogą być kosztowne.

Do zmian w komunikacji powinny się przygotować nawet przedsiębiorstwa, które dobrze sobie radzą w trudniejszych czasach, ale ich pracownicy są zewsząd bombardowani doniesieniami o kryzysie. – Dobra komunikacja uspokaja nastroje i sprawia, że ludzie mogą zająć się pracą, a nie szukaniem potwierdzenia czy zaprzeczenia plotek – podkreśla Rostek.

Radzi, by nie przesadzać z nagłaśnianiem sukcesów, co może wzbudzić wśród ludzi nadmierne na obecne czasy oczekiwania. Warto natomiast przekazywać pełną informację o sytuacji rynkowej, wyzwaniach, jakie czekają firmę, by zbudować zrozumienie dla ewentualnych trudnych decyzji w przyszłości.

A jeśli te decyzje trzeba podjąć już teraz? – Tylko uczciwa, otwarta komunikacja może zapewnić powodzenie w przeprowadzeniu zmian. Nawet jeśli komunikujemy ludziom trudne rzeczy – mówi Adam Opaliński, dyrektor ds. zasobów ludzkich grupy Dalkia Polska, który uczestniczył w kilku dużych restrukturyzacjach połączonych ze znaczną przebudową zatrudnienia. Jest zwolennikiem bezpośrednich spotkań kadry kierowniczej z pracownikami. – To skuteczniej zaspokaja głód informacji niż listy od kierownictwa firmy nie- wsparte bezpośrednią komunikacją.

[ramka][b]Komunikacja wewnętrzna[/b]

Brak zaangażowania i sceptyczne podejście pracowników to czynniki, które najczęściej utrudniają efektywną komunikację wewnętrzną w polskich firmach – wynika z najnowszego badania opinii specjalistów w tej dziedzinie, które wśród 100 krajowych przedsiębiorstw przeprowadziła w 2008 roku firma RR Communication Consulting. Inne wymieniane przez nich ograniczenia to złożona struktura firmy, zbyt wiele obowiązków i problemy z narzędziami komunikacji. Ich rozwój to jedno z głównych wyzwań dla specjalistów od komunikacji, którzy najczęściej przekazują informacje pocztą elektroniczną. Drugim co do popularności narzędziem komunikacji jest intranet, z którego korzysta prawie połowa firm. Bezpośrednie spotkania specjalistów działów komunikacji z pracownikami, które przed rokiem wymieniało trzy czwarte uczestników ankiety, teraz są dużo mniej popularne. Wygrywają specjalne spotkania informacyjne prowadzone przez kierownictwo firmy – organizuje je aż 86 proc. przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu, choć częściej robią to spółki międzynarodowych korporacji. [/ramka]