Wdrożenie PPK nie musi boleć

Wdrożenie programu pracowniczych planów kapitałowych w firmie wymaga od niej m.in. wybrania w porozumieniu z załogą instytucji, która będzie zarządzać PPK i pomnażać oszczędności pracowników. Jak się do tego przygotować?

Publikacja: 06.11.2019 21:00

Piotr Skwirowski

Rząd uznał, że przygotowanie nowego programu dodatkowego oszczędzania na czas emerytury jest konieczne, bo świadczenia wypłacane z ZUS będą bardzo niskie. Zdecydował, że w gromadzeniu oszczędności pracowników powinni wspierać ich pracodawcy i państwo. Tak powstał program pracowniczych planów kapitałowych. Na pracodawców nałożono obowiązek (wyjątki są nieliczne) udostępnienia PPK pracownikom i dokładania się do oszczędności gromadzonych przez nich w tym programie. Wszystko to wiąże się nie tylko z dodatkowymi kosztami (o nich piszemy obok), ale też po prostu z koniecznością podjęcia szeregu działań zmierzających do uruchomienia PPK w firmie oraz jego obsługiwania.

Niemal dwie trzecie firm uważa, że wdrożenie pracowniczych planów kapitałowych jest dla nich dużym wyzwaniem organizacyjnym – pokazało badanie przeprowadzone wśród przedsiębiorców przez firmę doradczą KPMG. Obawiają się problemów z dostosowaniem swoich systemów informatycznych do wymogów obsługi PPK. Problemem w ich ocenie może być też wybór instytucji finansowej, która uruchomi u nich PPK i będzie nim zarządzać. Eksperci związani z rynkiem PPK podpowiadają, jak przygotować firmę do wdrożenia tego programu.

Zespół do spraw PPK i szkolenia

Ich zdaniem pierwszym krokiem powinno być powołanie w firmie zespołu do spraw wdrożenia programu pracowniczych planów kapitałowych. Zespół taki powinien zająć się m.in. analizą kosztów związanych z wprowadzeniem PPK. Nie tylko tych związanych z koniecznością opłacenia składek za pracowników, ale też dostosowania systemów informatycznych firmy do potrzeb nowego programu. Zespół taki byłby też łącznikiem pomiędzy szefami a załogą firmy w sprawach związanych z PPK.

Oczywiście powoływanie zespołu do spraw PPK ma sens szczególnie w większych firmach, tam gdzie do udziału w programie uprawniona jest duża liczba pracowników. Mniejsze firmy, dysponujące mniejszymi zasobami kadrowymi, na powoływanie zespołu raczej nie będą sobie mogły pozwolić. Tu dobrym pomysłem jest wskazanie jednej czy dwóch osób, które wraz z kierownictwem firmy będą zgłębiać problematykę PPK i jego sprawnego wdrożenia. Pracowników wyznaczonych do obsługi PPK firma może wysłać na bezpłatne szkolenia dotyczące tego programu. Takie szkolenia w całym kraju prowadzi Polski Fundusz Rozwoju, który odpowiada za wdrożenie PPK. Listę szkoleń można znaleźć na przykład na stronie internetowej PFR albo w portalu mojePPK.pl, który jest oficjalnym źródłem informacji na temat tego programu.

Wybór zarządcy

W ten sposób dochodzimy do wyboru instytucji finansowej, która pomoże firmie uruchomić PPK i będzie nim zarządzać. To newralgiczny moment wdrażania programu w firmie.

Jak pokazało wspomniane na wstępie badanie przedsiębiorców, obawiają się oni problemów z wyborem instytucji finansowej. Do zarządzania pracowniczymi planami kapitałowymi dopuszczono 20 instytucji finansowych. Ich listę także można znaleźć na stronach portalu mojePPK.pl. Są tam także oferty poszczególnych instytucji. Warto im się uważnie przyjrzeć. Jak pokazują doświadczenia firm, które z zadaniem wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych już się mierzą, wśród kryteriów wyboru instytucji finansowej do zarządzania PPK najważniejsze są: ich doświadczenie w zarządzaniu funduszami na polskim rynku, efektywność w zarządzaniu aktywami potwierdzona historycznymi wynikami inwestowania, wysokość opłat za zarządzanie. Na dalszych miejscach firmy wymieniały m.in. oferowane narzędzia wsparcia informatycznego dla pracowników i pracodawcy, zakres i jakość wsparcia dla pracowników i pracodawcy, doświadczenie zespołu zarządzającego aktywami, a także oferowane dodatkowe korzyści dla pracowników (bonusy, rabaty itp.).

Od instytucji finansowej wybranej do zarządzania PPK firmy oczekują m.in. dedykowanego opiekuna do kontaktów dla pracowników działu odpowiedzialnego za prowadzenie tego programu w firmie, przeprowadzenia akcji informacyjnej, spotkań i szkoleń dla pracowników, integracji systemów kadrowo-płacowych firmy z systemem do obsługi PPK, materiałów informacyjnych, broszur, plakatów. I oczywiście instytucje wszystko to firmom przystępującym do programu PPK oferują. Pracodawca musi pamiętać, że decyzję o wyborze instytucji finansowej do zarządzania PPK podejmują w porozumieniu za związkami zawodowymi lub grupą przedstawicieli pracowników.

Po wyborze zarządcy następuje już rzeczywiste wdrożenie programu. Wymaga to m.in. synchronizacji systemu kadrowo-płacowego funkcjonującego w firmie z systemem instytucji finansowej. Umożliwi to rejestrację pracowników przystępujących do PPK i przelewanie składek na ich konta w systemie.

Opinie dla „Rzeczpospolitej"

Anna Salamończyk- Mochel, prezes, Fundacja GPW

Naszym zadaniem jest edukacja pracodawców i pracowników, partnerów społecznych w zakładzie pracy. Wprowadzenie PPK ma na celu uruchomienie nowego, masowego mechanizmu oszczędzania, skierowanego domyślnie do 11,5 mln Polaków. Jesteśmy odpowiedzialni za tłumaczenie, czym jest rynek kapitałowy oraz na czym polega odpowiedzialne inwestowanie na GPW. PPK to szansa nie tylko dla przyszłych emerytów, ale też dla rozwoju firm i rynku kapitałowego. Wprowadzenie PPK wiąże się dla przedsiębiorstwa z wieloma działaniami organizacyjnymi: działy kadr powinny zweryfikować, którzy pracownicy są w wieku zdefiniowanym w przepisach o PPK oraz czy wszyscy są pracownikami w rozumieniu ustawy. W dopełnieniu i zrozumieniu obowiązków, jakie nakłada na pracodawcę ustawa, pomagają eksperci i wykładowcy szkoły giełdowej współpracujący z Fundacją GPW. Uporządkowana wiedza pozwoli odpowiednio się przygotować i sprawnie przeprowadzić wdrożenie PPK w każdym przedsiębiorstwie.

Do podniesienia potencjału i stabilności gospodarki niezbędny jest wzrost stopy oszczędności i finansowania inwestycji ze źródeł krajowych. Tylko w ten sposób będziemy mogli odwrócić negatywne trendy społeczne i gospodarcze, prowadząc do zwiększenia bezpieczeństwa finansowego Polaków i stabilności systemu finansów publicznych, a w konsekwencji rozwoju lokalnego rynku kapitałowego. Zrozumienie wszystkich aspektów związanych z działaniem nowego systemu emerytalnego zapewni sukces przedsięwzięcia. Fundacja GPW, której jednym z zadań jest właśnie edukacja finansowa, przeprowadza cykl bezpłatnych szkoleń dla firm w ramach programu PPK – inwestowanie przez całe życie. Dotychczas odbyło się 370 szkoleń, w których wzięło udział ponad 2500 osób na terenie całego kraju.

Trwa kolejny etap szkoleń, skierowany do sektora MŚP. Spotkania prowadzone są w siedzibach firm, a wiedza przekazywana jest w przystępny sposób kadrze zarządzającej, osobom odpowiedzialnym za wdrożenie PPK, a także przedstawicielom związków zawodowych. Podczas szkoleń poruszane są najistotniejsze aspekty PPK, m.in.: wdrożenie program w firmie, praktyczne aspekty obsługi programu w przedsiębiorstwie, obowiązki i procedury wynikające z wdrożenia PPK dla pracodawcy, fundusze zdefiniowanej daty.

Fundacja GPW ma w planach organizację spotkań regionalnych w partnerstwie z samorządami większych miast w Polsce. Podczas otwartych spotkań każdy zainteresowany będzie mógł dowiedzieć się wszystkiego o PPK, a także zadać nurtujące go pytania ekspertom współpracującym z GPW.

Zbigniew Wójtowicz, prezes, Investors TFI

Prace nad wdrożeniem pracowniczego planu kapitałowego warto rozpocząć od zdefiniowania podejścia pracodawcy do PPK. Czy traktuje go wyłącznie jako obowiązek, czy też chce z niego uczynić jedną z korzyści oferowanych pracownikom. Kolejny krok to przegląd procedur wewnętrznych firmy. Obsługa PPK wiąże się z nowymi zadaniami dla pracodawcy. Oznacza to, że musi on na przykład przydzielić je odpowiednim pracownikom, a być może także zmienić im zakres obowiązków.

Równolegle trzeba przygotować się do wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK. Ustawodawca zdefiniował kilka kryteriów, którymi należy kierować się przy tym wyborze – wśród nich jest m.in. dotychczasowe doświadczenie w zarządzaniu aktywami czy efektywność. Wybór instytucji finansowej powinien odbyć się w konsultacji z reprezentacją pracowników.

Po wyborze instytucji finansowej rozpoczyna się wdrożenie PPK składające się z kilku podstawowych i realizowanych równolegle etapów:

– udostępnienie systemu do obsługi planów i jego integracja z systemem kadrowo-płacowym przedsiębiorstwa,

– komunikacja wewnętrzna, której celem jest przedstawienie pracownikom najważniejszych informacji o PPK,

– zebranie deklaracji od osób zatrudnionych o przystąpieniu bądź odstąpieniu od uczestnictwa oraz określających wysokość ewentualnych składek dodatkowych.

Kolejną czynnością jest zawarcie w imieniu pracowników umowy o prowadzenie PPK, po którym następuje przekazanie pierwszych składek.

Dobra i doświadczona instytucja finansowa powinna wspomóc przedsiębiorstwo wdrażające PPK na każdym z powyższych etapów. Tak dzieje się w naszym przypadku. Silną stroną Investors TFI jest nie tylko wyróżniająca na tle rynku efektywność, ale również wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu programów emerytalnych. Nasz zespół od 18 lat zarządza oszczędnościami emerytalnymi pracowników dużych krajowych przedsiębiorstw, międzynarodowych korporacji, a także małych i średnich firm. Dzięki wysokiej jakości obsługi i wyróżniającym na tle rynku wynikom funduszy Investors zdobyliśmy liczne referencje zarówno pracodawców, jak i pracowników. Co więcej, zostaliśmy wybrani do zarządzania PPK przez ponad 100 przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 osób, wśród których są zarówno duże i średnie firmy prywatne, jak i polskie oddziały międzynarodowych korporacji. Kompetencje, doświadczenie oraz potencjał czynią z Investors TFI doskonałego partnera przy wdrażaniu oraz bieżącej obsłudze pracowniczych planów kapitałowych.