Coraz popularniejsza centralizacja zakupów

Rozwiązania informatyczne  do centralizacji zakupów, czyli łączenia w jedno zamówienie pojedynczych zleceń pochodzących z różnych komórek firmy, nie są niczym nowym na rynku. Można z nich korzystać od ponad dziesięciu lat. Początkowo cieszyły się jednak znikomym zainteresowaniem.

– Klienci nie dostrzegali korzyści z centralizacji zakupów. Musieliśmy poświęcić dużo czasu na edukację polskich przedsiębiorców – mówi Piotr Matysik, prezes spółki Marketplanet Otwarty Rynek Elektroniczny (należy do Telekomunikacji Polskiej), która jako jedna z pierwszych zaczęła oferować tego typu rozwiązania.

Platformy zakupowe mają za zadanie kojarzyć kupującego z jak największą liczbą sprzedających. Dostawcy mają dostęp do systemu, w którym pojawiają się zamówienia. Składają swoje oferty, a system wybiera najlepszą, według ściśle określonych (nie tylko cenowych) parametrów. TP była pierwszym dużym koncernem, który zdecydował się już w 2002 r. wdrożyć jednolity system zakupowy. Rok później obsługiwał on kilkanaście tysięcy zamówień miesięcznie.

600 mln zł oszczędności zanotował do tej pory KGHM dzięki centralizacji zakupów

W 2005 r. z usług Marketplanet (aukcji elektronicznych) zdecydował się korzystać PKN Orlen. W kolejnym roku do listy klientów dołączyło PGNiG. W kolejnych latach na współpracę zdecydowały się m.in. JSW, Gaz-System czy KGHM. – W przypadku największych koncernów skala pieniędzy wydawanych na zakupy jest ogromna. Dlatego korzyści z uporządkowania tej sfery są najbardziej widoczne – tłumaczy Matysik.

Dobrym przykładem korzyści, jakie niesie zarządzanie zakupami, jest KGHM. Miedziowy koncern z końcem 2008 r. zdecydował o wdrożeniu zupełnie nowej polityki zakupowej opartej na Centralnym Biurze Zakupów. Wcześniej każde z kilkudziesięciu przedsiębiorstw wchodzących w skład koncernu robiło zakupy samodzielnie. W połowie 2009 r. KGHM, korzystając ze wsparcia Marketplanet, uruchomił System Wspierania Zakupów (SWZ). Wdrożenie zajęło pół roku. Platforma do tej pory obsłużyła ponad 17 tys. przetargów o wartości niemal 7,5 mld zł. – System, za pośrednictwem którego kupujemy towary i różnego rodzaju materiały za ok. 3,5 mld zł rocznie, umożliwia bieżącą i w pełni weryfikowalną komunikację z oferentami, a to znacznie poprawia wzajemne relacje – oświadcza Artur Król, dyrektor naczelny Centralnego Biura Zakupów (CBZ) w KGHM.

Twierdzi, że już pierwszych kilka miesięcy funkcjonowania CBZ przyniosło oszczędności szacowane na około 300 mln zł, i to pomimo że w 2009 r. tylko 50 proc. przeprowadzonych przetargów zostało zrealizowanych przy jego udziale. – W 2010 r. oszczędności wyniosły 260 mln zł, a w ciągu sześciu miesięcy 2011 r. kolejne 46 mln zł – wskazuje Król. CBZ ma również znaczenie przy planowanych przez KGHM akwizycjach. – Przejęcia kapitałowe są analizowane również pod kątem efektywności od strony zakupowej – wskazuje Maciej Tybura, wiceprezes KGHM ds. finansowych.

Największe oszczędności osiąga się oczywiście przy dużej skali zakupów. Wtedy sprzedający jest w stanie mocno ograniczyć marżę. Przedstawiciel Marketplanet twierdzi, że systemami centralizacji zakupów zaczynają się też interesować mniejsze spółki. Na tego typu inwestycje zdecydował się m.in. Polimex-Mostostal. – Akcjonariusze, po serii przejęć, oczekiwali od zarządu pokazania wymiernych oszczędności kosztowych. Stąd decyzja o centralizacji zakupów – wyjaśnia Grzegorz Szkopek, wiceprezes firmy. Twierdzi, że Polimex-Mostostal wydaje rocznie na zakupy ok. 3 mld zł. – Zatem jest o co walczyć – dodaje.

Spółka, opierając się na własnych szacunkach, liczy na bardzo szybki zwrot poniesionych wydatków – w ciągu mniej niż roku. – Ponieważ w naszym przypadku zakupy są elementem strategicznym, wdrożenie tego narzędzia traktujemy jako element budowy przewagi konkurencyjnej na rynku. A zatem traktujemy je jak inwestycje w przyszłość firmy – podsumowuje Szkopek.

Rząd uczy się od biznesu

Od marca tego roku wszystkie ministerstwa i jednostki publiczne, w tym urzędy wojewódzkie, mogą wspólnie dokonywać zakupów. Dawne gospodarstwo pomocnicze przy premierze przekształcono w Centrum Usług Wzajemnych. Zaopatrując się w potrzebne artykuły poprzez centrum, można zaoszczędzić od 30 do 50 proc. wydawanych dotychczas pieniędzy. Pierwszy trzyletni kontrakt, jaki zawarto na zakup papieru, ma wartość 14,2 mln zł. Zwycięzca tego przetargu dostarczy w czasie trwania umowy, czyli do marca 2013 roku, 1 mln 313 tys. ryz papieru A4 i 40 tys. ryz papieru A3.