Dlatego dużo mówi się o tym, że „automatyzacja procesów HR" jest nieunikniona, a wręcz pożądana, by poradzić sobie z aktualnymi wyzwaniami rynku pracy.
Firmy zwykle bardzo dobrze optymalizują najważniejsze systemy informatyczne i związane z nimi procesy wykorzystywane przy wykonywaniu ich głównej działalności – np. systemy produkcyjne, magazynowe czy handlowe, ale często zaniedbują całe tło administracyjne związane z prowadzoną działalnością. Pracownicy nie wykonują jednak tylko niezbędnych czynności związanych bezpośrednio z danym stanowiskiem pracy. A im większa i bardziej zbiurokratyzowana jest dana firma, tym więcej takich czynności. Dziś w rekordowo krótkim czasie możemy wystawić klientowi fakturę VAT, ale już zaewidencjonowanie w odpowiedni sposób wszystkich czynności i wypełnienie formalności związanych z doprowadzeniem do wystawienia tej faktury – spotkań, wyjazdów, prezentacji – nie jest takie proste i szybkie.
Oprócz czasu poświęconego na uzupełnienie wniosku czy formularza pracownik potrzebuje czasu na jego wydrukowanie (z reguły może to zrobić tylko w biurze, a np. część tygodnia jest w delegacji lub pracuje z domu), zaniesienie do odpowiedniej osoby (może ją zastanie przy biurku, a może nie), zebranie dodatkowych podpisów od przełożonych. Te czynności zajmują zwykle każdemu z pracowników dodatkowo co najmniej kilkanaście minut w miesiącu.
A co, gdyby można było wypełnić wniosek online, z komórki, w dowolnym miejscu i czasie, np. jadąc pociągiem ze spotkania lub w przerwie pomiędzy innymi czynnościami? A osoby odpowiedzialne za przyjęcie i rozpatrzenie takich dokumentów mogły je równie łatwo i w dogodnym dla siebie czasie przeczytać i zatwierdzić? Ten kwadrans jednego pracownika to niewiele, ale podobnych czynności wymagających zgód, akceptacji, uzupełniania dokumentów oraz specyficznych i nie zawsze intuicyjnych dla pracowników metod postępowania jest w każdej firmie wiele i potrzeba co najmniej miesięcy, aby nowi kandydaci zaczęli się w takim środowisku sprawnie poruszać.
Dlatego usprawnienie dowolnej z nich może przynieść potencjalne oszczędności w skali całej organizacji, a wykorzystanie zaawansowanych systemów HRM wpłynie na funkcjonowanie całej firmy.
