Nigdy nie sądziłam, że automatyczny komunikat informujący o nieobecności w pracy (z angielska out of the office reply - tzw. OOOO), który ustawiamy zwykle w poczcie internetowej, jest czymś istotnym. Okazuje się jednak, że ma on znaczenie aż tak duże, że stał się już tematem sporej liczby analiz i porad na portalach kariery, szczególnie w okresie letnich wakacyjnych wyjazdów.
Według znanych od lat standardowych reguł podawanych przez specjalistów od korporacyjnej komunikacji w służbowej poczcie powinniśmy unikać zbyt osobistych uwag, a w automatycznych odpowiedziach OOOO powinny się znaleźć takie informacje, jak przede wszystkim czas, w którym będziemy nieosiągalni, data powrotu do pracy oraz kontakt do kogoś, kto nas zastępuje podczas nieobecności.
Osobisty akcent
Do tych standardowych reguł część ekspertów dodaje jednak nowe, sugerując, by urozmaicić automatyczne odpowiedzi jakimś osobistym akcentem. Może to wzmocnić nasze relacje ze współpracownikami i kontrahentami, a nawet poprawić zawodowy wizerunek – twierdzi promotorka takiego podejścia, psycholog i menedżer Michelle Gielan, przypominając, że 98 proc. OOOO to standardowe komunikaty i dlatego łatwo można na tym tle się wyróżnić.
Na łamach „Harvard Business Review" Gielan tłumaczy, że w automatycznych odpowiedziach na e-maile można i warto zamieścić dodatkową informację, która może być punktem wyjścia do rozmowy po powrocie. Taką informacją może być np. powód naszej nieobecności – niezależnie od tego, czy są to narodziny dziecka, ślub czy coroczny wyjazd w góry albo udział w prestiżowej branżowej konferencji, którą możemy pochwalić się kontrahentom. Zdaniem Gielan warto wykorzystać możliwości poczty elektronicznej i różnicować automatyczne odpowiedzi – te wewnętrzne skierowane do współpracowników mogą być bardziej osobiste i żartobliwe, zaś te wysyłane nadawcom z zewnątrz już bardziej formalne. Autorka sama stosuje swoje rady i – jak twierdzi – reakcja nadawców jest bardzo pozytywna.
