Jeżeli przekazujemy pieniądze, darowiznę potwierdza dowód wpłaty na konto obdarowanego. Trzeba na nim wpisać cel, na jaki ma być przeznaczony nasz datek.
Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że dodatkowe dokumenty mogą być potrzebne przy przelewach za pomocą tzw. szybkich płatności internetowych, np. PayU czy PayPal. Zdaniem skarbówki w takiej sytuacji musimy mieć potwierdzenie otrzymania darowizny od obdarowanego. Powinno z niego wynikać, że pieniądze wpłynęły na jego rachunek. Darczyńca musi więc zwrócić się o taki dokument, inaczej może mieć problemy przy weryfikacji zeznania rocznego.
Ministerstwo zwraca też uwagę na zasady dokumentowania darowizn przekazywanych przez małżonków. Jeśli pieniądze są przelewane z rachunku jednego z nich, ale w tytule przelewu wpisane są imiona i nazwiska obojga, także drugi małżonek może skorzystać z odliczenia. Fiskus może natomiast zakwestionować rozliczenie, jeśli na przelewie jest wpisany tylko mąż, a z ulgi chce skorzystać żona (i odwrotnie). Wydaje się jednak, że jeśli pieniądze idą ze wspólnego majątku, oboje powinni być uznani za darczyńców.
Potrzebujących można też wesprzeć darowizną rzeczową. Mogą to być np. książki albo zabawki dla fundacji organizującej zajęcia dla niepełnosprawnych dzieci albo też sprzęt medyczny, komputer, ubrania. Aby skorzystać z ulgi, musimy mieć dokument, z którego wynika wartość prezentów oraz to, że obdarowany je przyjmuje. Te warunki najczęściej spełnia umowa darowizny.
Dokładniej trzeba udokumentować darowizny kościelne. Oprócz dowodu wpłaty (albo przekazania rzeczy) do odliczenia potrzebne jest też sprawozdanie od obdarowanego, z którego wynika, że wsparcie zostało wykorzystane na działalność charytatywno-opiekuńczą Kościoła. Trzeba je sporządzić w ciągu dwóch lat od darowizny. Skarbówka twierdzi, że sprawozdanie powinno szczegółowo opisywać, co, kiedy i komu przekazano. Taki obowiązek nie wynika z przepisów, poza tym Kościół pomaga potrzebującym na różne sposoby (np. zapewnia noclegi albo posiłki) i nie zawsze da się te działania udokumentować. Na pewno dokładne sprawozdanie daje większe szanse na odliczenie.
