Powinność taka wynika z ustawy o własności lokali (dalej: u.w.l.). 2020 rok miał być pod tym względem, specyficzny. Obowiązek organizacji zebrań rozciągnięty został bowiem również na wspólnoty mieszkaniowe powołane w nieruchomościach, w których znajduje się od czterech do siedmiu lokali – te od 1 stycznia stały się dużymi wspólnotami mieszkaniowymi ze wszystkimi tego konsekwencjami.
W przypadku wielu wspólnot, które zwlekały ze zwołaniem zebrania na koniec ustawowego terminu, zebrania się jednak dotąd nie odbyły. 14 marca wprowadzono bowiem stan zagrożenia epidemicznego, a następnie od 20 marca stan epidemii, który trwa aż do dziś. Związane z nim obostrzenia sanitarne zablokowały możliwość przeprowadzenia zebrania wspólnot mieszkaniowych w bezpiecznych warunkach.
Czy to oznacza, że zarządców czekają sankcje? Na to pytanie odpowiada art. 90 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, który wyszedł naprzeciw takim sytuacjom, przedłużając ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali o sześć tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. To oznacza, że zarządca może się powstrzymać ze zwołaniem zebrania aż do upływu przedłużonego terminu. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby przy zachowaniu zaostrzonego reżimu sanitarnego takie zebranie się odbyło.
Do konfliktu może dojść w sytuacji, kiedy zebranie się nie odbyło i nie ma widoków na jego zwołanie, a właściciele lokali chcieliby dokonać zmian w funkcjonowaniu wspólnoty. Przepisy u.w.l. dają możliwość zwołania przez każdego z właścicieli rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej, ale tylko wtedy, gdy zarząd lub zarządca nie zwołają go w ustawowym terminie. Wskutek przedłużenia tego terminu uprawnienie do zwołania rocznego zebrania przez każdego z właścicieli lokali zaktualizuje się dopiero, gdy upłynie termin sześciu tygodni od ustania stanu epidemii albo zagrożenia epidemicznego.
Obecnie w gestii właściciela lokalu pozostaje jedynie zwracać się z wnioskiem o zwołanie zebrania ze względu na poluzowanie obostrzeń sanitarnych i konieczność podjęcia określonych działań we wspólnocie mieszkaniowej. Może on też zaproponować podjęcie uchwały przez wspólnotę w trybie indywidualnego zbierania głosów, również w formie elektronicznej, bowiem taki tryb jest dopuszczalny w ramach u.w.l. Wówczas uchwała zapada z chwilą oddania ostatniego głosu przesądzającego o uzyskaniu wymaganej większości, liczonej co do zasady wielkością udziałów. A zatem bez konieczności oczekiwania na zniesienie stanu epidemii wspólnota może podjąć skutecznie decyzję. Zarządca jednak nie musi reagować na wniosek o zwołanie zebrania czy podjęcie uchwał w formie obiegowej, ponieważ ustawowe przedłużenie terminu spowodowało, że przesunięcie rocznego zebrania z powołaniem na epidemię koronawirusa na bliżej nieokreślony termin nie będzie rodziło żadnych sankcji dla zarządów oraz zarządców wspólnot.
W świetle obowiązujących przepisów powstaje jednak problem, co zrobić, jeśli właściciele lokali chcieliby podjąć decyzję np. o odwołaniu członka zarządu czy dokonaniu przebudowy nieruchomości wspólnej, a zarząd ignoruje wnioski właścicieli lokali o zwołanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej. W orzecznictwie wskazuje się, że nawet nieformalne zebranie właścicieli lokali władne jest skutecznie podjąć uchwałę. Ocena takich uchwał (podjętych z naruszeniem zasad zwoływania zebrań właścicieli lokali) będzie zależała od tego, czy uchybienie miało lub mogło mieć wpływ na treść uchwały. Jeżeli do zwołania zebrania przez zarząd lub zarządcę nie dochodzi, mimo że domagają się tego właściciele lokali posiadający co najmniej 1/10 udziałów, i samodzielnie zorganizują oni zebranie, a następnie więcej niż 50 proc. właścicieli lokali, licząc według przysługujących im udziałów, podejmie uchwałę, to będzie ona skuteczna. Prymat należy dać woli wyrażonej przez członków wspólnoty
w podjętych uchwałach, a nie kwestiom proceduralnym (tak m.in. Sąd Najwyższy
w wyroku z 11 stycznia 2007 r. (II CSK 370/06).
Blokowanie prawidłowego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej przez dłuższy czas jest szkodliwe i może skutkować utratą zaufania, a w dalszej konsekwencji zmianą zarządcy bądź zarządu, bowiem wypracowane przez lata orzecznictwo liberalnie podchodzi do przepisów u.w.l. W interesie wszystkich, również członków zarządu, jest to, by wspólnota była zarządzana skutecznie, racjonalnie i efektywnie.
—oprac. ak