- Pracodawcy przygotowują strategie, które stopniowo pozwolą nam wrócić do swoich służbowych biurek. Zanim jednak biura otworzą się na nowo dla pracowników, firmy muszą zadbać o minimalizację ryzyka i zapewnić swoim zespołom maksymalne poczucie bezpieczeństwa - podkreślają eksperci JLL. - Dlatego podczas pierwszej fali powrotów biura powinny zapełnić się w 10-15 proc. - szacują.
Dziś w biurowcach przebywa ok. 5 proc. pracowników. - Jednak rozluźnianie obostrzeń związanych z działaniem żłobków, przedszkoli, czy przemieszczaniem się, skłania wiele firm do planowania procesu powrotu do biura.
- Motywacja pracodawców do powrotu jest tym większa, że jak wynika z naszego badania analizującego opinie pracowników na temat home office, wielu z nas tęskni już za ergonomicznymi biurowymi krzesłami i różnorodnymi przestrzeniami do pracy - komentuje Jakub Zieliński, lider zespołu doradztwa ds. środowiska pracy w JLL. - Bez wątpienia jednak obecna sytuacja doprowadzi do redefinicji środowiska pracy i na długi czas, a może na stałe, zmieni nawyki oraz zachowania pracowników. Dlatego przygotowując scenariusz powrotu, firmy nie powinny skupiać się na tym, jak najszybciej zakończyć home office, ale w jaki sposób zapewnić swoim ludziom poczucie bezpieczeństwa i zminimalizować ryzyko zarażenia w przestrzeni biurowej - podkreśla.
Dodaje, że pierwszy etap przygotowania strategii powrotu to opisanie typowego członków dnia swojego zespołu. - Przeanalizowanie, ilu pracowników dojeżdża do biura komunikacją miejską, a ilu własnym samochodem, jaką drogę pokonują od momentu wejścia biura, ile średnio telekonferencji i spotkań mają, czy przygotowują własne posiłki, czy raczej jadają na mieście - wyjaśnia Jakub Zieliński. - Sytuacja wymusi na pracodawcach, aby jeszcze lepiej poznali swój zespół. Celem jest szczegółowe ustalenie wszystkich potencjalnych zagrożeń i sytuacji, w których pracownik jest narażony na większe ryzyko zarażenia. Przeanalizowanie tzw. employee journey to kluczowy krok pozwalający na przygotowanie nowej etykiety zachowań i zaplanowanie stref pracy.
Potem można przejść do etapu reorganizacji. - W praktyce będzie to polegać na wyborze stanowisk pracy, przy których pracownicy mogą siadać, określeniu, z których salek konferencyjnych będziemy korzystać, ile osób może w nich przebywać - tłumaczy ekspert JLL. - Trzeba zdecydować, w jaki sposób powinien odbywać się ruch w przestrzeniach wspólnych. Biuro będzie musiało zawierać system oznaczeń podobnych do tych, które znamy z miejsc użyteczności publicznej. Warto zadbać, by nie budziły one negatywnych skojarzeń i nie powodowały dyskomfortu. Niewykluczone, że firmy będą musiały wprowadzić ruch jednostronny i plany rotacji pracowników.
Dodaje, że ten ostatni element będzie ważny, jeśli do biur wróci ok. 35 proc. osób albo gdy się okaże, że pracodawcy nie posiadają wystarczającej liczby biurek, nie będą więc mogli zachować co najmniej dwumetrowej odległości między pracownikami. - Z pomocą przyjdą aplikacje umożliwiające rezerwację miejsc czy też po prostu arkusze z grafikiem zawieszonym w chmurze - wskazuje ekspert JLL.
W centrum uwagi są teraz aspekty techniczne. - Przygotowanie obiektu na powrót pracowników może odbywać się dwuetapowo. Zmiany, które możemy wprowadzić w krótkim terminie to m.in. zwiększenie ilości powietrza nawiewanego i wywiewanego w granicach maksymalnych możliwości instalacji, wydłużenie czasu wentylacji w przestrzeni biurowej, tam gdzie nie wpłynie to na efektywność wentylacji, ograniczenie użycia klimakonwektorów i klimatyzatorów, i oczywiście - zaostrzenie rygoru czyszczenia przestrzeni wspólnych - komentuje Paweł Warda, dyrektor działu zarządzania projektami w Europie Środkowo - Wschodniej w JLL. - Pamiętajmy, że koronawirus, w zależności od powierzchni, może być aktywny nawet do trzech dni.
Ekspert podpowiada, że właściciele biur i pracodawcy mogą też zwiększyć nakłady na rozwiązania cyfrowe, zakup urządzeń poprawiających jakość powietrza czy poziom czystości w biurowcu. - Mowa tu o zarówno o dobrze znanych rozwiązaniach, jak sterowane bezdotykowo windy, automatycznie otwierane drzwi, czy systemy sterowania światłem poprzez czujniki ruchu, czyli rozwiązania, których do tej pory nie utożsamialiśmy z obiektami biurowymi. W dłuższej perspektywie firmy mogą inwestować także w instalacje oczyszczania powietrza o odpowiedniej klasie - mówi Paweł Warda.
