Z powodu pandemii urzędy miast pracują na pół gwizdka. Bywa, że opóźnieniom i problemom nie jest winien Covid-19, tylko zła organizacja pracy lub człowiek.

Trudna sztuka umawiania

Wiele urzędów wciąż przypomina twierdzę. Wejść do środka wolno dopiero po umówieniu wizyty. A z jej rezerwacją bywa różnie.

– 28 września traci ważność mój dowód osobisty. Na stronie internetowej dzielnicy znalazłam informację, że mogę zadzwonić i umówić się na wymianę dowodu lub zarezerwować wizytę online. Mimo wielu prób nie dodzwoniłam się. Rezerwacja online też była poza moim zasięgiem – wyjaśnia mieszkanka warszawskiego Wilanowa.

– Terminy wizyt były podane na najbliższe dwa tygodnie i nie było żadnego wolnego. W połowie miesiąca polowałam więc na terminy na kolejne dwa tygodnie. Nie udało się. Całe szczęście dowód można wymienić w innych dzielnicach. Okazało się, że sąsiedni Ursynów ma o wiele lepiej zorganizowany system rezerwacji. Chociaż podane w rezerwacji godziny są w praktyce fikcją. Nie wejdzie się do urzędu, dopóki urzędnik nie spojrzy na listę umówionych wizyt. A to trwa i trwa. Tworzą się kolejki i jak tu być punktualnym – zastanawia się mieszkanka Warszawy.

Czytaj też: Koronawirus: otwarcie urzędów - jakie sprawy można załatwić

Zdalnie nie zawsze lepiej

Problem jest doskonale znany Rafałowi Dębowskiemu, adwokatowi specjalizującemu się w prawie nieruchomości.

– Niestety, pandemia mocno spowolniła załatwianie spraw typowo prywatnych, jak i związanych z inwestycjami – przyznaje mec. Rafał Dębowski. – Wielu urzędników pracuje zdalnie. Jak mogą szybko wydać pozwolenie na budowę, skoro akta są w urzędzie? To nierealne. Nie powinni też takich dokumentów przynosić do domu. I koło się zamyka. Sprawdza się przesyłanie skanów dokumentów. Ale nie w każdym wypadku. Trudno wymagać od urzędnika zeskanowania kilkusetstronicowego projektu budowlanego dużej inwestycji – tłumaczy Rafał Dębowski.

Kwarantanna wniosku

Dużo bardziej krytyczny jest Piotr Pałka, radca prawny z Kancelarii Prawnej Derc Pałka.

– Nie wszystko da się usprawiedliwić Covid-19. Nawet jeśli pewne formalności uda się załatwić online, to i tak w niektórych urzędach nie można odebrać decyzji, tylko czeka się, aż przyjdzie pocztą – twierdzi mec. Pałka. I podaje przykład urzędniczego absurdu: – E-mailem wysłałem wniosek o wydanie zezwolenia na zjazd z drogi. Urzędnik wydrukował je i poddał 14-dniowej kwarantannie. Ciekawe po co, przecież koronawirus nie rozprzestrzenia się e-mailem. Domyślam się tylko, że regulacje wewnętrzne urzędu przewidują, że korespondencję przychodzącą poddaje się kwarantannie. Pewnie e-maile traktuje się jako listy przychodzące. Wniosek przez absurdalną procedurę został więc dwa tygodnie później rozpatrzony – mówi Piotr Pałka.

Sami urzędnicy przyznają, że w pandemii nie jest łatwo, ale starają się problemy rozwiązywać. Do niektórych można już przyjść bez wcześniejszego umawiania się.

– Większość spraw w Departamencie Obsługi Mieszkańców można załatwić następnego dnia, umawiając się telefonicznie lub internetowo. Dotyczy to spraw związanych z dowodami osobistymi, prawem jazdy czy zameldowania. Największe powodzenie ma rejestracja pojazdów i tu okres oczekiwania na załatwienie sprawy wynosi około trzech tygodni – wyjaśnia Kamila Bogacewicz z Urzędu Miasta w Białymstoku.

– Ze względu na bardzo duże zainteresowanie internetową rezerwacją wizyt wystąpiły problemy techniczne i nie można dokonać rezerwacji z większym wyprzedzeniem niż siedem dni. W ciągu kilku dni problem ma zostać usunięty. Terminy wizyt rezerwowane telefonicznie są proponowane za ok. dwa–trzy tygodnie. Uruchomiliśmy specjalne linie dla poszczególnych spraw, aby ułatwić interesantom dostęp do UM. W sumie to 20 różnych numerów, jednak trzeba mieć świadomość, że w mieście, w którym żyje blisko 400 tys. mieszkańców, są problemy z dodzwonieniem się do urzędu – tłumaczy Dariusz Sadowski z Urzędu Miasta w Szczecinie.

W Lublinie wszystkie referaty wydziału spraw administracyjnych i USC przyjmują interesantów na bieżąco, bez umawiania. Dotyczy to m.in. spraw dowodów osobistych, ewidencji ludności, rejestrów i zezwoleń.

Co mówią przepisy

Prace urzędów w pandemii reguluje par. 21 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 sierpnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Przepis mówi, że aż do odwołania w urzędach administracji publicznej lub jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania o charakterze publicznym dopuszczalna liczba interesantów przebywających w tym samym czasie, w jednym pomieszczeniu nie może być większa niż jedna osoba na jedno stanowisko obsługi, z wyłączeniem osób wykonujących zadania należące do obsługi interesantów.