– Wzrasta rola i znaczenie działów compliance. Wpływa na to rozwój narzędzi, które wykorzystują organy regulacyjne do identyfikowania ryzyka i możliwych niezgodnych z przepisami zachowań, a także wewnętrzna presja firm na obniżanie kosztów. Widać to szczególnie na przykładzie branży farmaceutycznej, która podlega dużej liczbie regulacji zewnętrznych i wewnętrznych. Jak zauważają autorzy raportu firmy doradczej Deloitte „Maintaining value in pharmaceutical compliance", choć charakter wielu działań operacyjnych wymaga zaangażowania dużych zasobów ludzkich, firmy farmaceutyczne w ograniczony sposób korzystają z możliwości technologii cyfrowych, które poprawiają wydajność i jakość pracy. Tymczasem cyfryzacja działów compliance może przynieść nawet 70-procentowe oszczędności.
Eksperci Deloitte przeprowadzili wywiady z 16 osobami zarządzającymi obszarami compliance, handlowym i medycznym w 10 firmach farmaceutycznych. We wszystkich badanych spółkach działy compliance odgrywają strategiczną rolę, a większość respondentów przyznaje, że ich rozwój wymagał dużych nakładów pracy.
Wyjątek, nie reguła
Compliance obejmuje swoim zainteresowaniem wiele obszarów – zasoby ludzkie, korupcję, programy pomocy pacjentom, komunikację z pacjentami i pracownikami służby zdrowia oraz raportowanie do organów regulacyjnych. W swojej działalności compliance często bazuje na danych z których korzystają także inne działy organizacji. Operacje dotyczące zgodności z przepisami najczęściej opierają się na procesach manualnych. – Jeśli wziąć pod uwagę liczbę osób zaangażowanych w te procesy to widać, że programy compliance rosną wraz z liczbą przypisanych do nich pracowników. Identyfikowanie i dostosowywanie potrzeb szkoleniowych, generowanie raportów oraz opracowywanie i zarządzanie politykami zgodności wymaga znacznych zasobów ludzkich. Technologie cyfrowe pozwalają odejść od rutynowych zadań, nadążać za rosnącą ilością danych i przekształcić działy compliance w zespoły, które mogą identyfikować ryzyka i zapobiegać takim zdarzeniom – mówi Andrea Bielska, Dyrektor w Forensic Solutions Center, Deloitte.
Angażujący charakter działań operacyjnych ogranicza czas, jak i kierownictwo zespołów compliance może poświęcić na zadania strategiczne. Mimo, że technologie cyfrowe gwarantują poprawę wydajności i jakości, firmy farmaceutyczne albo ich nie używają, albo robią to w ograniczonym zakresie, nie wykorzystując w pełni ich możliwości. Większość zaimplementowanych przypadków użycia technologii wspiera działania reaktywne, takie jak identyfikowanie i zgłaszanie zdarzeń, które już się wydarzyły. – Zmiana takiego myślenia wydaje się nieunikniona. Wymagania regulacyjne wciąż rosną, podobnie jak kompetencje organów regulacyjnych i ich narzędzia. Przedsiębiorcy potrzebują mieć pewne i szybko dostępne informacje z różnych dziedzin swojej działalności co pozwoli sprostać żądaniom organów np. w zakresie terminów w jakich realizowane i otrzymywane są płatności tak, aby uniknąć projektowanych kar za tworzenie zatorów płatniczych. Jeśli działy compliance nie będą lub będą zbyt wolno unowocześniać swoje procesy mogą mieć trudności z utrzymaniem strategicznej pozycji w firmie. To droga w jedną stronę – mówi Tomasz Rutkowski, Radca prawny, Partner Associate, Deloitte Legal.
Zdaniem ekspertów Deloitte warto, aby działy compliance posiadały strategię cyfrową. Jej implementację należy zacząć od podstawowych działań, czyli przygotowania systemów i procesów. W miarę postępu automatyzacji praca działów compliance może wyjść poza analizę przeszłych zdarzeń w kierunku generowania prognoz, co w oczywisty sposób pomoże przewidzieć i zapobiec kolejnym zagrożeniom.