Jak refakturować koszty zużycia mediów

Zobaczmy, jak powinny być ewidencjonowane wpłaty dokonane na rachunek jednostki w tym samym roku budżetowym, w którym zostały poniesione (za refaktury) oraz czy jednostce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o taką samą część podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, na podstawie których były wystawione refaktury.

Obowiązujące przepisy nie ustalają dla samorządowych jednostek budżetowych możliwości refundacji wydatków. Nie określa tego ani [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=325303]ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych[/link], ani przepisy wykonawcze, wydane co prawda w wykonaniu ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, ale zachowujące swoją moc do czasu wydania nowych przepisów wykonawczych, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2010 r.

Refundacja wydatków jest natomiast możliwa w przypadku państwowych jednostek budżetowych. W § 19 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D5D82FD998EBDFA0F0E520624B0AC442?id=182188]rozporządzenia ministra finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną[/link], ustawodawca ustalił, że uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym, przyjmowane są na rachunki bieżące wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym.

Natomiast uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu państwa.

[b]Mimo że przepisy te odnoszą się wprost do państwowych jednostek budżetowych, nie oznacza to, że samorządowe jednostki budżetowe nie mogą stosować takich rozwiązań.[/b] Uzależnione to jest jednak od organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, który w podejmowanej uchwale budżetowej zawiera między innymi postanowienia dotyczące wykonywania budżetu.

Tak więc, jeżeli plan finansowy jednostki, będący częścią budżetu jednostki samorządu terytorialnego, został przyjęty w kształcie, z którego wynika, że refundacje wydatków i kosztów dokonywane w tym samym roku, są zaliczane na zmniejszenie wydatków, to jednostka jest zobowiązana do stosowania przyjętych zasad przez cały rok, którego plan dotyczy.

Możliwość stosowania takich zasad potwierdza również Ministerstwo Finansów w swoim piśmie [b]znak ST2-4834-133/SZH/2009/1073 z lipca 2009 r.[/b]

Jednostka, jako czynny podatnik VAT, może obniżyć kwotę podatku należnego o takie same kwoty podatku naliczonego, wynikającego z faktur usługodawców tj. wystawianych za zużycie mediów czy operatorów właściwej telefonii, w oparciu o które były wystawiane refaktury (stosownie do art. 86 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=40770DDD2F52CEA8B0512E213876CB16?id=172827]ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług[/link]).

Ewidencja księgowa związana z refakturowaniem kosztów powinna zatem przedstawiać się następująco:

[b]1. Faktura VAT wystawiona przez dostawcę mediów lub operatora telefonicznego obciążająca jednostkę[/b]

Wn 400 - Koszty rodzajowe (w analityce odpowiedni § – kwota netto)

Wn 225 - Rozrachunki z budżetami ( w analityce podatek VAT)

Ma 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ( w analityce: dostawca mediów lub operator telefonii stacjonarnej lub komórkowej- kwota brutto)

[b]2. Zapłata za fakturę z pkt. 1[/b]

Wn 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ( w analityce: dostawca mediów, operator telefonii stacjonarnej lub komórkowej – kwota brutto)

Ma 130 – Rachunki bieżące jednostek budżetowych ( subkonto wydatków, w analityce odpowiedni § - kwota netto)

Ma 130 – Rachunki bieżące jednostek budżetowych ( w analityce podatek VAT)

[b]3. Faktura VAT wystawiona przez jednostkę (refaktura)[/b]

Wn 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ( w analityce: odbiorca lub pracownik – kwota brutto)

Ma 400 – Koszty rodzajowe (w analityce: odpowiedni § – kwota netto)

Ma 225 Rozrachunki z budżetami ( w analityce podatek VAT)

oraz równoległy zapis techniczny na koncie

Wn 400 - Koszty rodzajowe (w analityce: odpowiedni § – kwota netto ujemna)

Ma 400 - Koszty rodzajowe (w analityce: odpowiedni § – kwota netto ujemna)

[b]4. Zapłata przez odbiorcę mediów lub pracownika kwoty wynikającej z faktury wymienionej w pkt. 3[/b]

Wn 130 - Rachunki bieżące jednostek budżetowych ( subkonto wydatków, w analityce: odpowiedni § - kwota netto)

Wn 130 – Rachunki bieżące jednostek budżetowych ( w analityce podatek VAT)

oraz równoległy zapis techniczny na koncie

Wn 130 - Rachunki bieżące jednostek budżetowych ( subkonto wydatków, w analityce: odpowiedni § - kwota netto ujemna)

Ma 130 – Rachunki bieżące jednostek budżetowych ( w analityce podatek VAT – kwota ujemna)

Ma 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami lub MA 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami ( w analityce: odbiorca lub pracownik – kwota brutto)

Do wszystkich kont należy stosować odpowiednią analitykę według ustaleń zakładowego planu kont oraz zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązujących w jednostce.