Zgodnie z ustawą z 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach archiwa zakładowe są tworzone w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Przejmują materiały niepotrzebne do ich bieżącej działalności i je przechowują. Po 25 latach są brakowane albo przekazywane do archiwum państwowego. Ustawa archiwalna rozciąga się również na spółki prawa handlowego utworzone przez Skarb Państwa lub przez jednostki samorządu terytorialnego.
Specyficzne zadania
Dyrektor Archiwum Narodowego w Krakowie nakazał spółce z o.o. w Krakowie utworzyć archiwum zakładowe w terminie 30 dni. Spółkę, powstałą w 2005 r., w której całość udziałów ma wojewoda małopolski, uznał za jednostkę wytwarzającą materiały archiwalne. Uzasadniał to jej specyficzną działalnością w pozyskiwaniu i sprzedaży gruntów dla inwestorów, również zagranicznych, m.in. w specjalnej strefie ekonomicznej. Przeprowadzała ona też rewitalizację zabytkowego kompleksu szpitalno-parkowego w Kobierzynie i przygotowywała teren na Światowe Dni Młodzieży.
Zdaniem specjalistów od archiwistyki już fakt, że jest to spółka celowa, powołana do szczególnych zdań, powoduje, że wytwarzane przez nią dokumenty mają znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, świadczące o gospodarczej historii regionu.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie spółka stwierdziła, że nakaz utworzenia archiwum zakładowego nie ma uzasadnienia, a wytworzona przez nią dokumentacja nie posiada wartości historycznej. Wszystkie dokumenty związane z jej działalnością, takie jak akty notarialne, mapy, wyciągi z rejestru gruntów, odpisy z ksiąg wieczystych, znajdują się w organach rejestrowych.
Uzasadnienie z brakami
Dyrektor Archiwum Narodowego nie nie wskazał żadnego konkretnego dokumentu ani rodzaju dokumentu, który spełniałby kryteria materiału archiwalnego – argumentowała spółka. Przywołał jedynie przepisy i stwierdził, że ogólnie opisane sprawy z działalności spółki mają charakter archiwalny.
