Ustawa – Prawo zamówień publicznych (PZP) wprowadza dla zamawiających wiele wymogów, które muszą być spełnione w celu udzielenia zamówienia. Niejednokrotnie, aby przyspieszyć procedurę zakupową lub ją uprościć, zamawiający podejmują decyzję o udzieleniu zamówienia w trybie z wolnej ręki. Ten sposób udzielenia zamówienia, w porównaniu z innymi trybami przewidzianymi w PZP, jest w wielu aspektach zdecydowanie bardziej korzystny dla zamawiających. Podkreślenia wymaga jednak, że udzielenie zamówienia z wolnej ręki jest wyjątkiem od ogólnej reguły udzielania zamówień w trybach konkurencyjnych (np. przetarg nieograniczony lub ograniczony) i przesłanki jego zastosowania powinny być interpretowane ściśle.
Tryb zamówienia z wolnej ręki może być zastosowany między innymi po przeprowadzeniu konkursu, w którym nagrodą jest zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki skierowane do autora wybranej (zwycięskiej) pracy konkursowej. Zakres przedmiotu zamówienia w takim wypadku nie może być określony dowolnie.
Zgodnie z art. 111 ust. 2 PZP przedmiotem zamówienia jest „szczegółowe opracowanie pracy konkursowej". Ustalenie znaczenia pojęcia „szczegółowe opracowanie pracy konkursowej" jest kluczowe dla określenia dopuszczalnego zakresu zamówienia. W tej kwestii pomocne może być uzasadnienie uchwały Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) z 8 maja 2015 r. (KIO/KD 26/15). Z praktycznego punktu widzenia szczególnie istotny wydaje się fragment uchwały, w którym KIO zwróciła uwagę, że niezgodność z przepisami PZP ma miejsce, gdy przedmiotem zamówienia objęto nie tylko uszczegółowienie pracy konkursowej, ale także elementy techniczne i wykonawcze.
W sprawie będącej przedmiotem omawianej uchwały KIO wykonawca (zwycięzca konkursu na przeprowadzenie kampanii wirusowej) został zobowiązany między innymi do: zakupu mediów wraz z nośnikami, realizacji kampanii (produkcja, postprodukcja, obsługa techniczna, emisja) oraz przygotowania raportu z realizacji kampanii. KIO uznała, że zamówienie zostało udzielone niezgodnie z przepisami PZP, gdyż powyższe prace nie stanowiły uszczegółowienia pracy konkursowej.
Uzasadniając powyższe, KIO podzieliła pogląd wyrażony w tej sprawie przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w ramach prowadzonej kontroli i stwierdziła, że w zakres zamówienia wchodzą usługi oraz dostawy, które nie stanowią opracowania zamysłu twórczego, koncepcji przedstawionej w pracy konkursowej, lecz jej materializację.
