Recepcjoniści i hostessy to ważne osoby na seminariach czy konferencjach. Bez nich taka impreza nie ma prawa się udać. – Recepcja ma bardzo duże znaczenie na takich imprezach, praca osób musi być bardzo sprawna i zgrana. To jest nie tylko rejestracja uczestników, to także punkt informacji – opowiada Milena Rutkowska, menedżer projektu z Meetings Management, która organizuje konferencje. Dodaje, że osoby na recepcji muszą być doskonale zorientowane w przebiegu konferencji, by zawsze profesjonalnie odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości. Marcin Kowalski z firmy Human Partner z Wrocławia, który organizuje szkolenia i konferencje biznesowe, dodaje, że rola recepcji przy takich imprezach jest bardzo ważna, bo pozwala na sprawniejszą organizację samej konferencji, ale też ułatwia komunikację między organizatorem a uczestnikami, jest to ważne zwłaszcza w przypadku imprez o charakterze międzynarodowym – tłumaczy Marcin Kowalski.
Jaka powinna być dobra recepcja? Według Jakuba Fiałka, specjalisty ds. imprez i konferencji z firmy Zoe Advertising, recepcja musi spełniać kilka warunków. – Przede wszystkim musi się znaleźć w miejscu, do którego łatwo trafić, tak żeby goście seminarium czy konferencji nie kluczyli po piętrach budynku. Niezbędne są więc dobre oznaczenia. Jeśli konferencja jest na piętrze, to recepcja powinna znajdować się naprzeciw drzwi. Musi być też estetyczna – podkreśla Jakub Fiałek. Dodaje, że liczba osób obsługujących recepcję zależy od wielkości imprezy – im więcej gości, tym większa recepcja.
[srodtytul]Polecona hostessa [/srodtytul]
Do obowiązków recepcjonistów i hostess należy udzielanie informacji, pomoc uczestnikom spotkań, wyjaśnianie problemów sygnalizowanych przez uczestników, kierowanie ich we właściwe miejsce. Hostessy pełnią też dodatkowo rolę promocyjną: wręczają gadżety uczestnikom.
– Przyjęcie, z jakim w recepcji spotka się gość, może zaważyć na ocenie całego przedsięwzięcia – mówi Michał Stradomski, kierownik projektu w Nobell Congressing. – Wszystko musi tu więc sprawnie działać. Na konferencji czy seminarium goście pojawiają się często tuż przed samym ich rozpoczęciem, nie można więc pozwolić sobie na stratę czasu – dodaje.
