Jak skutecznie zarządzać czasem?

W literaturze poświęconej zarządzaniu czasem dominujące podejście jest użyteczne niestety tylko w nielicznych przypadkach. Tylko wąska grupa poprzez niezłomną i konsekwentną pracę nad sobą uczy się lepiej zarządzać czasem. Sytuację można odnieść do wyzwania, jakim jest odchudzanie. Tylko niektórzy, chcąc zrzucić nadwagę, gotowi są i potrafią skorzystać z dobrych rad. Mają przy tym silną wolę i mnóstwo motywacji, by narzucić sobie określoną dietę i osiągnąć sukces. Zdecydowanej większości się to nie udaje. bowiem dominująca w literaturze teoria ignoruje nasze psychofizyczne potrzeby i możliwości. Uznaje, że sami sobie jesteśmy w stanie narzucić dowolny styl postępowania. Tymczasem, nie znając lub ignorując ograniczenia i reguły właściwego postępowania ze sobą – swoim ciałem, psychiką i energią – doprowadzamy się do kolejnej gorzkiej porażki.

Czego uczy i do czego namawia teoria?

Gdy koncentrujemy się na czasie – że ucieka, że nie zdążymy czegoś zrobić – najczęściej zapominamy o ważnym czynniku zarządzania czasem: o NAS samych. To MY wykorzystujemy lub marnujemy czas. A skoro tak, to MY możemy się nauczyć, jak najlepiej dla nas wykorzystywać czas.

Zarządzanie czasem zazwyczaj źle nam się kojarzy. Od razu myślimy o konsekwencjach marnotrawienia czasu. Nawet jeśli nie zdajemy sobie z tego sprawy, w kulturze europejskiej czas utożsamiamy z zasobem, który trzeba jak najlepiej wykorzystać. Ten „miękki przymus" raczej nas w jakiś sposób spina, niż motywuje... Ale niewiele na to nie poradzimy! Możemy jedynie spróbować lepiej zarządzać czasem, z pożytkiem dla nas samych.

Złe zarządzanie czasem ściśle wiąże się z niewłaściwym postępowaniem. Lepsze wykorzystanie czasu to konieczność zmiany swojego postępowania. Możemy oczywiście zmieniać działania i nawyki, jeśli wiadomo, co dokładnie jest niewłaściwe, a co wymagane.

Czas jak pieniądz... czyli skąd wiedzieć, co zmieniać?

Zarządzanie czasem nieco przypomina gospodarowanie budżetem domowym. Nie można planować i kontrolować przyszłych wydatków, jeśli nie zrozumie się bieżących nawyków związanych z wydawaniem pieniędzy. Najpierw musimy zrozumieć i uświadomić sobie swoje postępowanie. Ile czasu poświęcasz na robotę papierkową, na spotkania i zebrania, na rozmowy telefoniczne? A może masz sporo przerw „na papierosa" lub często surfujesz w sieci? Może zbyt często podróżujesz służbowo?

Dokładny obraz wykorzystania czasu uświadamia, w jaki sposób go marnujesz. Daje też wskazówki, jak można używać go efektywniej. Dlatego pierwszym i podstawowym narzędziem jest opracowanie rejestru czynności. Choć z pozoru to uciążliwy obowiązek, warto go podjąć, gdyż doskonale unaoczni sytuację. Analiza wpisów doprowadza zazwyczaj do stwierdzenia: „Teraz wiem, dlaczego tyle czasu marnuję i wciąż mi go brak..."

Praca nad pożądanymi nawykami

Wyrobienie pożądanych nawyków można osiągnąć dzięki samodyscyplinie, powtarzaniu właściwych zachowań. W jednym z artykułów publikowanych w Harvard Business Review ciekawie opisano postępowanie Beniamina Franklina, jednego z ojców założycieli Stanów Zjednoczonych. Jako młody człowiek, wytypował cnoty, których regularne praktykowanie uczyniłoby go lepszym człowiekiem, cieszącym się powodzeniem. Chodziło m.in. o powściągliwość, milczenie, porządek, zdecydowanie, oszczędność, pracowitość, szczerość i pokorę. Franklin wiedział jednak, że samo wypisanie cnót będzie miało niewielki wpływ na jego codzienne zachowanie. Jak więc postanowił pracować nad sobą? Rozumiał, że ludzie nie zmieniają się od samego myślenia; lecz poprzez działanie, tzn. praktykując nowe zachowanie.

Franklin rozpoczął metodyczny program samodoskonalenia, w którym koncentrował się na praktykowaniu każdej z cnót oddzielnie, przez tydzień, przed przejściem do następnej. Wierzył, że każdy tydzień ćwiczeń wytworzy nawyk zachowania, który z czasem utrwali się, czyniąc wybrane cnoty integralną częścią jego sposobu życia i postępowania z innymi. Prowadził nawet zapiski wszystkich potknięć w zachowaniu, co umożliwiało mu śledzenie postępów w rozwoju. Jedna z cnót Franklina: pracowitość była XVIII-wiecznym odpowiednikiem dzisiejszego zarządzania czasem: „Nie trać czasu; bądź zawsze zajęty czymś pożytecznym; wyeliminuj wszelkie niepotrzebne działania".

Podejście Franklina jest dziś polecaną metodą poprawy złych nawyków w zarządzaniu czasem, wykrytych w trakcie analizy rejestru czynności. Metoda ta ma tę zaletę że rozprawia się z problemem za pomocą serii małych, osiągalnych kroków, nie usiłując naprawić wszystkiego od razu. Jeśli więc przyczyną kiepskiego wykorzystania czasu jest np. korzystanie z poczty elektronicznej lub surfowanie w sieci, warto poświęć chociaż tydzień na świadomą próbę ich poskromienia.

Masz z tym problem? Spróbuj odłączyć kabel lub połączenie – najpierw na godzinę, potem na dwie itd. Łącz się z siecią wtedy, gdy naprawdę musisz, gdy wynika to z wykonania zaplanowanego zadania. Kiedy już to opanujesz, przejdź do walki z kolejnym złym nawykiem. Jednocześnie uważaj i pamiętaj: wyćwiczony nowy nawyk z czasem może przegrywać ze starym przyzwyczajeniem. Warto więc obserwować siebie, by w porę świadomie reagować.

Stosowanie powyższych bardzo prostych działań prowadzi do rozumienia i kształtowania postawy wobec czasu. Pozwala też wymagać od siebie i innych konkretnej pracy nad kształtowaniem sposobu wykorzystania czasu. Jak się okazuje – teoretycznie. Najczęściej brakuje bowiem motywacji, energii i silnej woli, by wdrożyć zmianę w swoim postępowaniu.