Materiał powstał we współpracy z Globalworth Poland

Jak bardzo pandemia zmieniła zasady gry? Jak teraz wyglądają umowy na rynku biur? 

Rynek biurowy wszedł w nową fazę, wysokiej świadomości najemców. Pandemia była cezurą czasową reorganizującą model pracy i przede wszystkim, jak firmy planują rozwój. Nie tyle zapomnieliśmy o niej, ile nauczyliśmy się żyć z jej skutkami. Badania wskazują, że ponad 90 proc. firm korzysta z modelu hybrydowego, choć jego formy różnią się między organizacjami.

Najemcy poszukują rozwiązań, które nadążą za dynamiką ich biznesu i pomogą zdjąć z nich ryzyko wzrostu. Musieliśmy nauczyć się, jak odpowiadać na potrzeby takich najemców — tworzyć atrakcyjną ofertę, która umożliwi długofalową współpracę. Wciąż dużą wartość mają wieloletnie umowy najmu, które zapewniają stabilność zarówno właścicielowi nieruchomości, jak i najemcy. Rozumiemy jednak, że środowisko pracy powinno sprawnie adaptować się do tempa rozwoju organizacji i skutecznie ją wspierać na kolejnych etapach.

Obecna sytuacja rynkowa – gospodarcza, geopolityczna, skokowy rozwój technologii AI – wymaga umiejętności dostosowania i wyostrzonego „słuchu rynkowego”. Coraz częściej przygotowujemy rozwiązania dla firm, które nie są w stanie przewidzieć swojej sytuacji za rok. Podpisując umowę na 7–10 lat zobowiązują się do funkcjonowania w określonym modelu, co dziś wiąże się z większą niepewnością niż kiedykolwiek wcześniej. Stąd „walutą” rynku staje się elastyczność. W Globalworth traktujemy ją jako priorytet i konsekwentnie dostosowujemy ofertę tak, aby zapewnić najemcom wachlarz możliwości.

Oprócz klasycznych średnio- i długoterminowych umów najmu rozwijamy segment biur serwisowanych pod marką Ace of Space, które uzupełniają ofertę tradycyjną o nową formułę pracy.

Taki system naczyń połączonych jest odpowiedzią na sytuacje, gdzie kluczowe staje się elastyczne podejście: rozwiązania „tu i teraz” oraz partner, który potrafi szybko reagować na zmieniające się potrzeby.

Biura serwisowane były usługą dla startupów i mniejszych podmiotów - a weszły do mainstreamu i korzystają z nich nawet osadzone na rynku korporacje.

Od blisko 2 lat rozwijamy markę Ace of Space z myślą o firmach, które chcą od razu korzystać z gotowego środowiska pracy. Czas zweryfikował nasze wyobrażenia, jakie firmy korzystają z tego rozwiązania. Niedawno powierzchnie coworkingowe kojarzyły się ze startupami i małymi firmami. Dziś obserwujemy nowy trend. Zapytania dotyczą kilkudziesięciu biurek, coraz częściej także od korporacji, na nawet 100–200 stanowisk pracy.

Firmy wchodzące na rynek z dużymi projektami potrzebują natychmiastowego dostępu do w pełni przygotowanej przestrzeni. Kluczowa jest dla nich szybkość działania.

Korporacje już obecne w Polsce, które tworzą biura satelickie i regionalne. Dzięki temu korzystają m.in. z lokalnej puli talentów, optymalizacji kosztowej, dają klientom bezpośredni dostęp do usług w regionie.

Jednocześnie wiele z tych organizacji działa w warunkach dużej niepewności — nie wiedzą, ile potrwa dany projekt. Dla nich coraz większego znaczenia nabierają umowy roczne lub dwuletnie, które zapewniają balans między stabilnością a elastycznością.

Obserwujemy także rosnącą dynamikę zmian w trakcie trwania najmu, np. potrzebę pilnego zwiększenia powierzchni na miesiąc czy dwa, a następnie jej redukcji. Te zmiany stają się dziś naturalne i wpisują się w standard funkcjonowania najemców.

Dla funduszu inwestycyjnego duża elastyczność może być wyzwaniem. Globalworth stawia na długoterminowe trzymanie nieruchomości w portfelu. To ułatwienie, jeśli chodzi o zarządzanie budynkami i najemcami?

Mamy komfortową sytuację, nie działamy w modelu polegającym na zakupie aktywa, podnoszeniu jego wartości i sprzedaży w perspektywie 3–5 lat. Jako inwestor długoterminowy koncentrujemy się na budowaniu partnerskich, długoterminowych relacji z najemcami.

Naszym wyróżnikiem jest właścicielski model zarządzania — wszystkie procesy związane z zarządzaniem budynkami realizujemy wewnętrznie. Posiadamy własny, doświadczony zespół, który od lat pracuje przy tych samych projektach. Mamy przekonanie, że wzrost wymaga sprzyjającego środowiska i sprawdzonych partnerów i właśnie takie otoczenie biznesowe tworzymy. Dla naszych najemców przekłada się to na stabilność i poczucie ciągłości.

Ta relacja, oparta na dostępności i zaufaniu, stanowi dużą wartość.

Dzięki temu, że jesteśmy bliżej naszych najemców, możemy szybciej reagować na ich potrzeby i lepiej rozumieć zmieniające się oczekiwania. Regularny kontakt sprawia, że często jesteśmy w stanie wyprzedzić ich potrzeby — dostrzec moment, w którym konieczne będzie zaproponowanie nowych rozwiązań – zamiast jedynie odpowiadać na zgłaszane zapytania.

Czyli pochodną tego modelu zarządzania jest strategia „One Place to Grow” – oferowanie najemcom możliwości rozwijania się we współpracy z tym samym partnerem.

Zdecydowanie tak. W skrócie – właścicielski model zarządzania to realne, codzienne wsparcie operacyjne i skuteczność wynikająca z dogłębnej znajomości możliwości budynków i systemów, ale także potrzeb najemców. Na poziomie oferty najmu również postawiliśmy na synergię. Globalworth i Ace of Space tworzą spójny ekosystem pracy, w którym firma może skalować biznes, zmieniać funkcje i realizować projekty pod opieką jednego partnera, w ramach jednego portfela, a najczęściej nawet w ramach tego samego budynku. Taki model płynnego skalowania biur, który nazwaliśmy „One Place to Grow”, oferuje najemcom możliwość łączenia stabilności najmu tradycyjnego z elastycznością oferty biur serwisowanych.

Dysponując takim zintegrowanym ekosystemem w kilku miastach w Polsce jesteśmy w stanie zestawiać powierzchnie biurowe w różnych modelach — dopasowanych do zróżnicowanych potrzeb najemców. Tak tworzymy bezpieczne, funkcjonalne otoczenie, które pozwala planować i realizować kolejne etapy rozwoju organizacji w sposób poukładany i przewidywalny. Staramy się, aby był to ekosystem, „z którego się nie wyrasta”.

Z jednej strony nadal funkcjonuje model tradycyjny, w którym zawierane są długoterminowe umowy — nawet na 10 lat — obejmujące powierzchnie przygotowywane indywidualnie, zgodnie z wymaganiami konkretnego najemcy i odzwierciedlające DNA marki. Z drugiej strony rozwijamy segment najmu średnioterminowego, oparty na przestrzeniach już wcześniej zaaranżowanych, które można stosunkowo szybko i przy ograniczonych nakładach dostosować do nowych użytkowników. Pozwala to oferować większą elastyczność przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości powierzchni.

Uzupełnieniem tej oferty jest komponent flexowy, skierowany do firm poszukujących maksymalnej elastyczności oraz nieco innego doświadczenia pracy. W tym modelu kluczowe znaczenie ma nie tylko sama przestrzeń biurowa, ale również całe otoczenie usługowe i hub relacji. Stawiamy tu na budowanie społeczności oraz tworzenie środowiska pracy, w którym wartością jest kompleksowy serwis i doświadczenie towarzyszące codziennej pracy oraz przestrzeń do biznesowej interakcji.

Z perspektywy kosztowej model „Onel Place to Grow” wpisuje się w preferowane w ostatnim czasie przez firmy podejście, zakładające optymalizowanie sztywnych zobowiązań w bilansie. Nasz ekosystem pozwala na elastyczność w ramach jednego portfela. To propozycja dla współczesnego biznesu, który chce minimalizować ryzyko kosztowe, unikać spowolnienia operacyjnego, optymalizować infrastrukturę adekwatnie do bieżącej skali działalności. To obecnie najbezpieczniejsza strategia z uwagi na historycznie niską dostępność biur, zwłaszcza klasy A oraz w centrum Warszawy.

Już lata temu pisaliśmy, że jakość biura jest kartą przetargową w zabieganiu o talenty. W erze pracy hybrydowej atrakcyjność biura musi być jeszcze większa. To ból głowy waszych najemców, jak to biuro-magnes urządzą. Ale Globalworth ma wszystkie usługi pod jednym dachem, w tym aranżację biur. Jak najlepszych pracowników wyciągnąć z domów?

Przekonanie, że biurko, komputer, krzesło i szafka wystarczą, by „utrzymać” zespół we współczesnym biurze jest już nieaktualne.

Obecnie mówimy o współpracy wielu stron — liderów organizacji, ale też właścicieli powierzchni, jak Globalworth. Kluczowe, jak te przestrzenie ewoluują. Przeszliśmy „od metrów do momentów”, od stanowiska pracy do holistycznego doświadczenia użytkownika.

Coraz większe znaczenie mają usługi i dodatkowe funkcje i doświadczenia: siłownie, opieka medyczna, restauracje —na szybki lunch, ale także na spotkania biznesowe i wieczorne wyjścia. Pojawiają się również bardziej niestandardowe rozwiązania, jak przestrzenie eventowe, koncertowe. Dzięki temu budynki „żyją” również po pracy.

To daje pracownikom motywację przez korzyści, by pojawić się w biurze: mogą też zadbać o zdrowie, załatwić kilka spraw w jednym miejscu, spotkać się ze znajomymi, uczestniczyć w wydarzeniach kulturalnych. Nie zastępuje to roli liderów i organizacji, to oni odpowiadają za budowanie kultury pracy, atmosfery i środowiska, które faktycznie zachęca do obecności w biurze.

Zmienia się również sposób projektowania przestrzeni biurowych. Dziś potrzebne są zróżnicowane strefy — miejsca do współpracy, kreatywnej wymiany pomysłów, ale też przestrzenie do pracy głębokiej, odpoczynku i regeneracji. Pracownicy przyzwyczaili się do komfortu pracy z domu i oczekują podobnej elastyczności oraz różnorodności w biurze.

Proces ten zaczyna się przy tworzeniu pierwszych koncepcji i tzw. space planów. Wtedy definiuje się funkcje i charakter przyszłej przestrzeni.

Naszą rolą jest towarzyszenie klientowi na każdym z tych etapów — doradzanie, inspirowanie i przekładanie pomysłów na konkretne rozwiązania. Dysponujemy własnym zespołem architektów, którzy pomagają zobrazować możliwości i pokazują sprawdzone rozwiązania z innych projektów. Dzięki temu wspólnie z najemcą tworzymy przestrzeń - którą następnie realizujemy i oddajemy do użytkowania - tak, aby jak najlepiej wspierała organizację.

Całe doświadczenie środowiska pracy budujemy wokół użytkownika, stylu pracy, ergonomii, niezawodności sprzętu i w oparciu o infrastrukturę, zapewniającą codzienny dobrostan i efektywność ludzi, którzy z niej korzystają.

To było o marchewce. Teraz o kiju: można nakazać załodze powrót do biur? Patrząc na wasz portfel da się wskazać jakiś ogólny trend?

Jako zarządca i partner biznesowy staramy się wspierać najemców w tworzeniu tzw. reasons to office — realnych powodów, dla których pracownicy wybierają biuro i widzą w tym przewagę wobec pracy w domu.

Trudno wskazać dominujący trend. W Warszawie obserwujemy ograniczoną podaż i dużą konkurencję między najemcami o wysokiej jakości powierzchnie biurowe. W miastach regionalnych dostępność jest większa, ale aktywność najemców pozostaje niższa. Obserwujemy również odwrotny trend — są firmy, które bezpośrednio po pandemii ograniczyły zajmowaną powierzchnię, a dziś ponownie ją zwiększają.

To pokazuje dwie kluczowe zmiany – po pierwsze biuro stało się realną wartością i elementem strategii organizacji. Po drugie - w niepewnych czasach firmy chętnie interesują się opcjami, które zapewniają synergię stabilności i elastyczności. Nie szukają wyłącznie siedziby, ale partnerstwa, które pozwoli na adaptacyjny model współpracy. I taki jest nasz model One Place to Grow.

Ponad pół miliona metrów kwadratowych – to polski portfel biurowy Globalworth. Czy może się w najbliższym czasie powiększyć?

Nie jest to wykluczone.

Materiał powstał we współpracy z Globalworth Poland