Jak zaoszczędzić na komórkach i telefonach

Zawsze warto zapytać operatora, czy nie ma dla nas jakiejś specjalnej propozycji. Im firma jest większa, tym ma większą szansę na lepszą ofertę.

W telekomunikacyjnym hurcie minuta połączenia lokalnego kosztuje poniżej 1 gr, podczas gdy użytkownik końcowy płaci za nią od 6 do 12 gr. Za minutę połączenia na numer komórkowy operatorzy płacą między sobą 22 gr, a od abonentów pobierają od 25 gr nawet do 1 zł.

Operator nie może oczywiście sprzedawać usług po kosztach, bo jego firma by upadła. Istnieje jednak pole do wynegocjowania umowy zadowalającej obie strony: klienta i operatora.

[srodtytul]Gdzie szukać atrakcyjnych stawek[/srodtytul]

Trzeba wydawać co najmniej 5 – 10 tys. zł miesięcznie, żeby operatorom opłacało się skalkulować lepsze warunki świadczenia usług. Operator policzy najpierw, ile będzie go kosztowało uruchomienie serwisu dla klienta i po jakim czasie wpływy pokryją te koszty. Telekomy liczą, że inwestycja zacznie się zwracać mniej więcej po 12 miesiącach i że marża będzie nie mniejsza niż 20 – 30 proc.

Po skalkulowaniu wszystkich kosztów i wpływów operator przedstawi klientowi swoją ofertę.

Mniejsze firmy, które nie mają własnej infrastruktury i są wyłącznie odsprzedawcą usług większych sieci, mogą być bardziej skłonne do obniżenia marży poniżej 10 proc. lub wręcz do okresowego świadczenia usług po kosztach, byleby zdobyć pierwszych klientów i referencje. Jeżeli odsprzedają one usługi renomowanych sieci, takich jak Netia, Exatel czy GTS Energis, nie powinno być problemów z firmowym telefonami. W umowie albo regulaminie powinna być opisana dostępność usług, czas reakcji na awarię, godziny pracy specjalistów wsparcia technicznego itp.

Mniejszych operatorów, którzy mają własną infrastrukturę telekomunikacyjną, lepiej poprosić o referencje. Ryzyko związane z kupowaniem ich usług jest nieco większe. Można zatem oczekiwać atrakcyjnych stawek za połączenia.

[srodtytul]Jaka taryfa komórkowa[/srodtytul]

Dzisiaj ponad połowę kosztów usług telekomunikacyjnych w statystycznej firmie pochłania telefonia komórkowa. Operatorzy walczą o klientów bardzo aktywnie, ale jest ich tylko sześciu, siedmiu, i to licząc z operatorami sieci wirtualnych, takich jak Netia czy Crowley. Ceny usług ostatnio szybko spadają, ale ciągle są znacznie wyższe niż u operatorów stacjonarnych.

– Niedawno renegocjowaliśmy kontrakt z dostawcą usług telefonii komórkowej, co dało skutek w postaci kilkunastoprocentowego obniżenia stawek za rozmowy i SMS. Wewnątrz naszej sieci komórkowej połączenia są darmowe – informuje Karolina Dulnik z biura prasowego firmy logistycznej DPD Polska.

Mniejsze przedsiębiorstwa są jednak skazane na standardową ofertę, do której konsultant może najwyżej dołożyć kilkadziesiąt czy kilkaset minut dodatkowych połączeń. Byleby klient nie obniżał abonamentu.

W małych i mikrofirmach rachunki za rozmowy komórkowe często są bardzo wysokie. Wynoszą kilkaset (i więcej) złotych miesięcznie na osobę, bo komórka to dla przedsiębiorcy podstawowe narzędzie komunikacji. Warto zatem sprawdzić, czy na pewno korzystamy z najnowszych taryf. Niekiedy miesięczne koszty utrzymania telefonu można obniżyć o połowę bez ograniczania rozmów, tylko przez zmianę taryfy na nowszą i uaktywnienie dodatkowych usług (tańsze lub darmowe połączenia na numery wewnątrz sieci i wewnątrz firmy, tańsze połączenia z określonej strefy, pakiety minut do wykorzystania we wszystkich firmowych telefonach).

Po ostatnich obniżkach cen w telefonii stacjonarnej niekiedy – w zależności od operatora i taryfy – lepiej dzwonić na komórki ze zwykłych telefonów. Koszty można jeszcze obniżyć, stosując tzw. bramki GSM. Są to urządzenia, w których umieszcza się kartę SIM i podłącza do centralki abonenckiej. W ten sposób telefony stacjonarne dzwonią prosto do sieci komórkowych, korzystając z atrakcyjnych stawek telefonii komórkowej. Wymaga to jednak trochę zachodu i wynajęcia wyspecjalizowanej firmy, która dostarczy i skonfiguruje bramkę GSM.

Tanim sposobem korzystania z komórki są usługi na kartę. Po ostatnich obniżkach śmiało mogą rywalizować z tańszymi i średnimi pod względem cen abonamentami dla firm. Wadą tej usługi jest to, że trzeba pamiętać o zasilaniu konta. Ale dla mniejszych firm, które dużo wydają na telefony, komórki na kartę są dobrym rozwiązaniem. Wrzucenie tych usług w koszty nastręcza trochę kłopotów, bo uliczny kiosk nie wystawi faktury za kartę zdrapkę. Ale wyśle ją na adres firmy operator internetowego serwisu, w którym także można zasilić telefon.

[srodtytul]Internet dla odważnych[/srodtytul]

Z telefonu komórkowego można dzwonić jeszcze taniej – poprzez sieć stacjonarną. Wymaga to jednak internetowego łącza i zaawansowanego (czyli droższego) telefonu komórkowego. Aparat ten musi obsługiwać technologię bezprzewodowego dostępu do Internetu (WiFi) i telefonii internetowej (SIP). Trzeba zaabonować konto w którymś z systemów telefonicznych (np. IPFon, Tlenofon, easyCall), odpowiednio skonfigurować telefon i bezprzewodowy ruter internetowy (np. Livebox dostarczany przez Telekomunikację Polską z usługą dostępu do Internetu).

Operacja nie jest prosta, ale w efekcie z komórki można dzwonić 2 – 3 razy taniej niż przez sieć GSM. A firma może zrezygnować z kolejnej linii i aparatu. Wygodne jest też to, że można dzwonić bezpośrednio na numery przechowywane w pamięci komórki.

Na razie niezbyt wiele firm decyduje się na korzystanie z telefonii internetowej. Jakość rozmów jest dobra, ale przedsiębiorcy obawiają się nieznanej sobie technologii.

[ramka][b]Numer zostaje ten sam[/b]

Aktywni handlowcy operatorów komórkowych chętnie podkupują klientów konkurentom. Mogą zaoferować lepszy abonament, niższą cenę minuty połączenia czy bardziej atrakcyjny program wymiany telefonów. Dawniej dla wielu firm zniechęcająca była konieczność zmiany wszystkich numerów telefonicznych. Dzisiaj firmowe numery mogą być przeniesione do nowego operatora.

– Technicznie nie stanowi to żadnego problemu – mówi Paweł Michalski z firmy doradczej Audytel. – Jeżeli operator starannie się tym zajmie, przerwa w funkcjonowaniu firmowych telefonów nie powinna trwać dłużej niż godzinę. Z naszych doświadczeń wynika, że problemy częściej występują po stronie firm. Nie zawsze dobrze organizują one dystrybucję nowych kart SIM czy telefonów.

Przy przenosinach niezbędne jest rozwiązanie umowy z dotychczasowym operatorem i zadeklarowanie chęci zabrania numerów. Czynności te może za firmę wykonać nowy operator, który dostanie pełnomocnictwo. Dawny dostawca ma obowiązek oddać numery po zamknięciu bieżącego cyklu rozliczeniowego. W praktyce cała operacja zajmuje średnio 30 – 45 dni.

Krytyczną operację wyłączenia numerów u jednego operatora i uaktywnienie ich u drugiego wykonuje się zwykle w nocy albo w dniu wolnym od pracy. Dzięki temu ewentualne potknięcia nie odbijają się na normalnej pracy firmy. Trochę zamieszania wprowadza konieczność wymiany kart SIM, które firma otrzyma od nowego operatora. Do chwili technicznego przeniesienia numerów karty są nieaktywne albo działają z przejściowym numerem telefonu. Najrozsądniej więc dostarczyć pracownikom nowe karty SIM już po przeniesieniu numerów.

Jeżeli kart jest kilkadziesiąt, a firma ma tylko jeden oddział, to wielkiego problemu nie ma. Jeśli jednak przenosimy kilkaset numerów w firmie wielooddziałowej, taką operację trzeba starannie zaplanować.Podczas kolejnej zmiany operatora będzie łatwiej. W przyszłym roku cała procedura przeniesienia numeru ma zajmować najwyżej jeden dzień. [/ramka]

Masz problem, napisz

firmawkryzysie@rp.pl

[ramka]

[b]Przedsiębiorcy nie są równym partnerem dla operatorów[/b]

Marek Szulejko - prezes zarządu firmy doradztwa telekomunikacyjnego Telecom Planet

[b]Rz: Ile statystycznie można zaoszczędzić na kosztach usług telekomunikacyjnych dzięki starannemu wyborowi operatora i typu usługi?[/b]

Marek Szulejko: Od kilku do nawet kilkudziesięciu procent w porównaniu z dotychczasowymi fakturami. Nie jest to teoria. Im firma większa, tym potencjalne oszczędności wyższe; operatorzy sprzedają wtedy taniej, ale więcej.

Na lepsze oferty mogą liczyć firmy mające jedną siedzibę (najlepiej w pobliżu węzłów telekomunikacyjnych) oraz korzystające z więcej niż jednej usługi, np. z telefonii stacjonarnej i sieci transmisji danych. Silniejszą pozycję w negocjacjach mają też przedsiębiorstwa z dobrą marką. Są one w stanie przekonać operatora do zaproponowania im korzystniejszych warunków handlowych, niż wynikałoby to z wartości wykorzystanych usług.Ważne są również kompetencje osób reprezentujących firmę w negocjacjach. Jak dotąd nie było z tym najlepiej. Niemalże normą było, że po stronie operatora telekomunikacyjnego w rozmowach uczestniczyli wysokiej klasy specjaliści, a ich partnerami były osoby nieposiadające kwalifikacji technicznych, prawnych i podstawowej wiedzy na temat technik negocjacyjnych.

[b]– W których usługach: telefonia stacjonarna, komórkowa, dostęp do Internetu, transmisja danych, można liczyć na największe oszczędności?[/b]

– W każdej z tych dziedzin można mniej lub więcej zaoszczędzić. Ile? To się okaże w wyniku analizy istniejących rozwiązań oraz potrzeb przedsiębiorstwa (tzw. audyt telekomunikacyjny). Wiele zależy też od siły negocjatorów oraz od specyfiki danego rynku dostawców. Duże przedsiębiorstwa, ale też te średniej wielkości, powinny otrzymać oferty precyzyjnie dostosowane do swoich potrzeb. Gorzej wygląda sytuacja mniejszych firm.

[b]– Czy firma wydająca kilkaset złotych miesięcznie nie może wynegocjować indywidualnych warunków?[/b]

– Będzie to trudne. Mały przedsiębiorca rzadko może negocjować z inną osobą niż przedstawiciel handlowy operatora. A ten ma niewielkie możliwości zmiany standardowej oferty. Warto śledzić, co proponują konkurencyjni operatorzy. Jeśli rezygnacja z dotychczasowych usług nie kosztuje zbyt dużo, trzeba zmienić dostawcę na tego, który proponuje lepsze warunki.

[b]– Co najczęściej robią firmy, by ograniczyć koszty?[/b]

– Szukają jak najtańszej oferty bez względu na jakość oraz potrzebę biznesową. Rezygnują z części zbędnych zasobów, np. łączy telekomunikacyjnych czy numerów sieci komórkowej. Niektóre firmy szukają rozwiązań technologicznych obniżających koszty, zmieniają operatora, powierzają zarządzanie infrastrukturą telekomunikacyjną wyspecjalizowanym firmom.

[b]– O jakich usługach obniżających koszty wiedzą przeciętne firmy?[/b]

– Typowym przykładem takich usług są narzędzia kontroli kosztów, w tym np. Biznes Grupa z restrykcjami, Limit Info. Ograniczają one możliwość wykonywania połączeń powyżej ustalonego limitu kosztów lub na inne numery niż z góry określone (rozmowy z określonymi numerami są zdecydowanie tańsze).Możliwe jest również zamawianie billingu elektronicznego pozwalającego zweryfikować wysokość faktur i rachunków przypisanych do poszczególnych numerów czy rozliczenie pracowników z prywatnych rozmów wykonywanych ze służbowych aparatów.

Do dyspozycji są też programy do zarządzania kontem firmowym lub flotą telefonów dostarczane przez operatorów. Aplikacje te obniżają koszty obsługi telefonów firmowych, a także dokumentują kontakt między operatorem komórkowym a jego klientem. Jest to bardzo ciekawe rozwiązanie, warte polecenia.Przed podjęciem decyzji o kontynuacji współpracy lub zmianie operatora należy zagwarantować sobie dobre warunki dalszej obsługi na odpowiednim poziomie. Niestety, z naszych doświadczeń wynika, że jest to jedna ze słabszych stron umów między dostawcami usług telekomunikacyjnych [/ramka]