Firmy prowadzące działalność nie muszą tworzyć własnego archiwum, mogą wynająć wyspecjalizowany podmiot, który się tym zajmie. Zewnętrzna obsługa akt osobowo-płacowych może polegać nie tylko na ich przechowywaniu, ale też na bieżącej obsłudze archiwów zakładowych.
Zajmą się aktami innych firm
Archiwizacja dokumentów wymaga od pracowników i przedsiębiorców dużego nakładu pracy, a także wyjątkowej skrupulatności, aby nie doszło do zgubienia lub zniszczenia dokumentów. Milowy postęp, jaki dokonał się w ostatniej dekadzie w obszarze technologii, powoduje, że coraz więcej firm gromadzi dokumenty na cyfrowych nośnikach, bo cyfrowa archiwizacja danych umożliwia umieszczenie całej dotychczasowej dokumentacji w jednym miejscu.
Bazy danych przetworzone na cyfrowe nośniki oraz elektroniczny obieg dokumentów pozwalają na uporządkowanie ważnych informacji związanych z firmą i ułatwiają ich wyszukiwanie. Akta osobowo-płacowe to rodzaj dokumentacji, której przechowywanie i przetwarzanie regulują odrębne przepisy, jak kodeks pracy oraz ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, obejmujące ją szczególną ochroną, nakazując jej przechowywanie przez 50 lat. Ale od dwóch lat obowiązuje w Polsce ustawa o e-aktach, która umożliwia gromadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, dzięki której okres przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych przez pracodawcę może być skrócony do dziesięciu lat.
Archiwizacją dokumentów firma może zająć się sama lub skorzystać z takiej usługi u wyspecjalizowanego podmiotu. A jest ich ok. 2 tys. Popularne wśród takich firm usługi to głównie przechowywanie dokumentów, udostępnianie na życzenie klienta oryginału dokumentu lub jego wersji elektronicznej, a także bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami. Firmy zajmujące się realizacją procesów związanych z archiwizacją dokumentów często oferują również inne usługi związane z ich obiegiem.
Outsourcing archiwów to m.in. przechowywanie akt w warunkach zgodnych z obowiązującym prawodawstwem, zabezpieczenie akt przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach zabezpieczonych, monitorowanych całodobowo, ubezpieczonych.
