Przemysł spotkań coraz ważniejszy dla polskiej gospodarki

Najnowsze dane Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej z raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce” pokazują, że w 2025 r. w analizowanych destynacjach zidentyfikowano 18 596 spotkań i wydarzeń. Blisko 53 proc. stanowiły wydarzenia korporacyjne i motywacyjne, niemal 40 proc. konferencje i kongresy, a ponad 7 proc. targi i wystawy.

Sama liczba wydarzeń nie oddaje jednak znaczenia sektora. Ostatnie kompleksowe badanie jego wpływu ekonomicznego, Poland Events Impact 2023, oszacowało całkowity wkład spotkań i wydarzeń w polską gospodarkę na ponad 54,6 mld zł. Wartość dodana brutto przekroczyła 22,9 mld zł, sektor wspierał około 215 tys. miejsc pracy, a liczba uczestników wydarzeń sięgnęła 18,37 mln. Szacowany udział przemysłu spotkań w PKB wyniósł około 1 proc. Dane dotyczą 2023 r., dlatego nie należy ich mechanicznie odnosić do dzisiejszej wielkości rynku. Pokazują jednak skalę powiązań z hotelarstwem, gastronomią, transportem, handlem, usługami i rynkiem nieruchomości.

To część znacznie większego rynku. Według opublikowanego w 2026 r. badania Events Industry Council i Oxford Economics wydarzenia biznesowe zgromadziły w 2025 r. na świecie 1,65 mld uczestników i wygenerowały 1,3 bln dolarów bezpośrednich wydatków. Po uwzględnieniu efektów pośrednich i indukowanych sektor odpowiadał za 3,1 bln dolarów sprzedaży gospodarczej, 1,8 bln dolarów wkładu do globalnego PKB i 24,2 mln miejsc pracy.

Polska w światowej dwudziestce

Pozycję Polski widać również w międzynarodowych rankingach. W zestawieniu ICCA Country & City Rankings 2025 Polska zajęła 18. miejsce na świecie i 11. w Europie. W kraju odbyło się 215 spotkań spełniających kryteria International Congress and Convention Association, o 24 więcej niż rok wcześniej. Warszawa z 75 spotkaniami była 28. na świecie, Kraków z 44 wydarzeniami zajął 62. miejsce, a Gdańsk, który zanotował 28 spotkań, awansował na 97. pozycję.

Także najnowsze dane Union of International Associations pokazują poprawę wyniku kraju. Polska zajęła 19. miejsce na świecie, wobec 21. pozycji rok wcześniej. Obu rankingów nie można traktować jako pełnego spisu rynku: ICCA obejmuje określoną grupę cyklicznych, międzynarodowych spotkań stowarzyszeniowych, a UIA posługuje się własną metodologią dotyczącą spotkań organizacji międzynarodowych. Są jednak ważnym punktem odniesienia przy ocenie zdolności kraju do pozyskiwania wydarzeń międzynarodowych.

Awans nie oznacza, że dystans do najmocniejszych ośrodków zniknął. Praga zanotowała w rankingu ICCA 133 spotkania i zajęła 6. miejsce wśród miast. Warszawa miała ich 75. Różnica nie sprowadza się dziś wyłącznie do jakości sal konferencyjnych czy hoteli. Znaczenie mają lata budowania relacji z międzynarodowymi stowarzyszeniami, rozpoznawalność destynacji, dostępność komunikacyjna i środki, które miasta oraz państwa mogą przeznaczyć na pozyskiwanie wydarzeń.

Polska ma swoją specyfikę – rynek nie opiera się na jednej destynacji. Warszawa, Kraków, Poznań, Wrocław, Katowice, Gdańsk, Łódź, Szczecin, Lublin i kolejne ośrodki rozwijają własne specjalizacje, korzystając z zaplecza akademickiego, biznesowego i przemysłowego.

„Największą przewagą Polski nie jest dominacja jednego miasta nad drugim, lecz komplementarność całej oferty krajowej” – ocenia Aneta Książek, dyrektor Biura Spotkań i Wydarzeń – Poland Convention Bureau POT.

Ma to znaczenie zwłaszcza na rynku spotkań stowarzyszeniowych, gdzie większość wydarzeń nie liczy kilku tysięcy osób. Według danych ICCA przywołanych przez PCB 60,4 proc. spotkań gromadzi od 50 do 249 uczestników, a 31,8 proc. od 250 do 999. Wydarzenia powyżej tysiąca uczestników stanowią 7,8 proc. rynku.

Hotel nie jest tylko miejscem noclegu

Dla rynku nieruchomości i hotelarstwa przemysł spotkań jest źródłem popytu, który ma inną charakterystykę niż turystyka wypoczynkowa. Uczestnicy podróżują przez cały rok, korzystają jednocześnie z noclegów, gastronomii, transportu, powierzchni konferencyjnych i usług dodatkowych. Przy dużych wydarzeniach popyt potrafi w krótkim czasie wypełnić znaczną część bazy noclegowej miasta. Jednocześnie rośnie zapotrzebowanie na obiekty elastyczne: sale możliwe do szybkiego dzielenia, dobre zaplecze gastronomiczne, technologie audiowizualne, szybkie łącza, przestrzenie do networkingu oraz rozwiązania dotyczące dostępności i zrównoważonego zarządzania.

Nowe inwestycje nie rozwiązują wszystkiego. Równie ważna staje się modernizacja starszych hoteli i centrów konferencyjnych. Organizatorzy patrzą na efektywność energetyczną, certyfikację, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami, cyberbezpieczeństwo i możliwość ograniczania śladu środowiskowego wydarzenia. Zmienia się też sama architektura spotkań. Przeładowane agendy i wielogodzinne sesje ustępują formatom, w których większą rolę odgrywają networking, regeneracja i doświadczenie uczestnika.

„Polska jest postrzegana jako kraj bezpieczny, nowoczesny i otwarty na współpracę międzynarodową” – wskazuje Magdalena Krucz, prezes Polskiej Organizacji Turystycznej.

Atutem pozostaje nowoczesna baza hotelowa i kongresowa oraz relacja jakości do ceny.

W niektórych segmentach wciąż są jednak luki. Najbardziej widoczna dotyczy Warszawy. Stolica ma największą bazę hotelową i bardzo dobrą dostępność transportową, ale nie dysponuje dużym, wielofunkcyjnym centrum kongresowym pozwalającym konkurować o część największych wydarzeń międzynarodowych. W tym sensie inwestycje transportowe, rozwój lotnisk regionalnych i kolei będą działały na korzyść rynku MICE tylko wtedy, gdy równolegle będzie rozwijała się infrastruktura spotkań.

Pozyskać wydarzenie, zanim pojawi się w kalendarzu

Dużych kongresów nie zdobywa się kampanią przeprowadzoną kilka miesięcy przed wydarzeniem. Proces wyboru gospodarza może trwać od kilku do kilkunastu lat. Wymaga relacji z międzynarodowymi stowarzyszeniami, zaangażowania lokalnego środowiska naukowego lub biznesowego, przygotowania oferty miasta, obiektu i partnerów oraz finansowania etapu aplikacyjnego.

Na tym polu działa Poland Convention Bureau POT, którego rolą jest budowanie rozpoznawalności Polski jako miejsca spotkań, reprezentowanie kraju w organizacjach międzynarodowych i tworzenie narzędzi wspierających pozyskiwanie wydarzeń. PCB prowadzi m.in. Program Ambasadorów Kongresów Polskich, programy rekomendacji dla profesjonalnych organizatorów kongresów oraz incentive travel, współpracuje z miejskimi i regionalnymi convention bureaux i realizuje Promocyjny Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań i Wydarzeń.

Model zakłada podział zadań: poziom krajowy buduje pozycję Polski i otwiera dostęp do rynku, lokalne biura przygotowują konkretne oferty i pracują z organizatorami. Z doświadczeń PCB wynika, że właśnie ścisła współpraca narodowego, regionalnych i miejskich convention bureaux jest podstawą skutecznego systemu pozyskiwania wydarzeń.

Wyzwaniem pozostaje skala środków na pozyskiwanie wydarzeń i brak trwałych mechanizmów finansowania porównywalnych z rozwiązaniami stosowanymi przez część europejskiej konkurencji. Fundusze nie finansują samego kongresu – pomagają przejść kosztowny etap rywalizacji o prawo do jego organizacji. Przy wydarzeniu pozyskanym na kilka lat naprzód korzyści rozkładają się później pomiędzy hotelarzy, gastronomię, przewoźników, obiekty i lokalnych dostawców.

Coraz ważniejsza staje się przy tym odpowiedź na pytanie, co pozostaje po wydarzeniu. Liczba delegatów i noclegów nadal ma znaczenie, ale do oceny rynku dochodzą wydatki uczestników, długość pobytu, udział gości zagranicznych, wpływy podatkowe, sezonowość, transfer wiedzy i relacje, które prowadzą do nowych projektów naukowych lub biznesowych. Poland Convention Bureau od 2009 r. publikuje raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”, a kolejnym krokiem ma być rozwijanie bardziej kompleksowego systemu monitorowania rynku.

To właśnie jakość danych może zdecydować o tym, czy przemysł spotkań będzie postrzegany wyłącznie jako część turystyki, czy jako element polityki gospodarczej, inwestycyjnej i miejskiej. Liczby już dziś pokazują, że jest to rynek o wymiernej wartości. Kolejne lata rozstrzygną, czy Polska wykorzysta sieć silnych miast, nowoczesną bazę hotelową i rosnącą rozpoznawalność do zwiększenia udziału w międzynarodowym rynku wydarzeń.

Materiał Partnera