Reklama

Rok przygotowań do trzydniowej konferencji

Z kameralnego spotkania Krynica stała się dużym logistyczno-biznesowym przedsięwzięciem. Krynickie Forum Ekonomiczne to nie tylko największe spotkanie biznesowo-polityczne w naszej części Europy. To także wielkie wyzwanie organizacyjne

Publikacja: 19.09.2007 15:18

Rok przygotowań do trzydniowej konferencji

Foto: Nieznane

Uczestnicy XVII Forum Ekonomicznego wspominają jeszcze niedawny pobyt w Krynicy, ale jego organizatorzy - Instytut Wschodni- myślami są już przy przyszłorocznym spotkaniu. - Już teraz trzeba zacząć rezerwować hotele, szukać partnerów, zastanowić się nad ciekawymi tematami i tym, kogo zaprosić do udziału w panelach i dyskusjach - wyjaśnia Artur Negri rzecznik prasowy forum.

Podobnie jak w poprzednich latach także teraz jednym z największych wyzwań, jakie stanęły przed organizatorami forum, było zapewnienie uczestnikom konferencji sprawnego transportu. Do Krynicy przyjechało ok. 2 tys. gości z 60 krajów całego świata. Zarezerwowanie dla nich biletów lotniczych, przewiezienie ich z lotniska do Krynicy i w końcu zapewnienie transportu na miejscu jest sporym wyzwaniem logistycznym.

Można się było o tym przekonać już pierwszego dnia, gdy fatalna pogoda i roboty drogowe sprawiły, że przejazd z Krakowa do Krynicy zajmował ponad cztery godziny zamiast niespełna trzech. Część panelistów nie dotarła na czas i w rezultacie pierwszego dnia forum wszystkie sesje rozpoczęły się z prawie godzinnym poślizgiem.

- Największym problemem jest skorelowanie wszystkiego w czasie - przyznaje Artur Negri. Między Krakowem a Krynicą kursowało kilkadziesiąt samochodów, które na bieżąco przewoziły uczestników forum. Niektórym gościom trzeba było zapewnić eskortę policyjną. Jeżeli ktoś nie lubi spacerów, także w samej Krynicy mógł skorzystać ze specjalnych, wynajętych busów, które zapewniały dojazd z hotelu do Centrum Kongresowego. - W tym roku figla spłatała pogoda, która uniemożliwiła wykorzystanie śmigłowców - mówi rzecznik forum.

Pogoda dała się we znaki nie tylko pilotom helikopterów. Zimno zaskoczyło także wicepremiera Gruzji Giorgi Baramidze. W drodze na forum musiał odwiedzić jeden zesklepów w Nowym Sączu, żeby kupić ciepły szary sweter, który od razu założył pod marynarkę.

Reklama
Reklama

Podczas tegorocznego forum do Krynicy przyjechało łącznie ponad trzy tysiące osób. Wśród nich byli zaproszeni goście wraz z osobami towarzyszącymi, dziennikarze ze 170 redakcji czy wreszcie organizatorzy i obsługa. - Wszystkim trzeba było zapewnić noclegi. W samej Krynicy brakuje niestety hoteli o odpowiednim standardzie, więc część uczestników forum mieszka w Muszynie. Inni nocują w willach, pensjonatach czy ośrodkach konferencyjnych - opowiada Julita Profiruk z biura organizacyjnego forum. Jest szansa, że na kolejnej konferencji będzie lepiej, bo w Krynicy każdego roku powstają nowe hotele.

W przygotowaniu dokładnego harmonogramu forum jego organizatorzy już od dwóch lat korzystają z napisanego specjalnie dla nich programu komputerowego. - Jest on połączony z bazą danych o wszystkich uczestnikach. Dzięki niemu możemy np. uniknąć sytuacji, gdy dany panelista miałby występować w dwóch miejscach równocześnie. Dodatkowo na długo przed rozpoczęciem forum uruchamiamy specjalne kodowane strony internetowe. Zaproszeni goście mogą tam znaleźć wszystkie informacje o programie forum, uczestnikach konferencji, imprezach kulturalnych i rekreacyjnych oraz skontaktować się z moderatorami poszczególnych paneli - opowiada Barbara Pudło dyrektor programowy forum.

Udogodnień związanych z nowymi technologiami jest więcej. W całym centrum Krynicy uczestnicy forum mają już od kilku lat zapewniony dostęp do bezprzewodowego Internetu. Na co dzień korzystają z elektronicznych identyfikatorów, a bieżące informacje mogą odnaleźć w specjalnie w tym celu przygotowanym intranecie dostępnym w kilkunastu infokioskach. Poprzez wewnętrzną sieć forum mogą się też kontaktować z innymi uczestnikami imprezy.

Na stałe przy organizacji forum pracuje ok. 30 osób. Biuro forum składa się z działu organizacyjnego odpowiedzialnego m.in. za program, media, marketing, bazy danych, transport i zakwaterowanie, oraz działu międzynarodowego, w którym poszczególne osoby odpowiadają za dane kraje i regiony na świecie.

Im bliżej rozpoczęcia imprezy, tym więcej osób zaangażowanych jest w przygotowania. Podczas samego forum jego obsługą zajmuje się ok. 800 osób: tłumaczy, kierowców, dźwiękowców czy agentów ochrony. W zeszłym roku budżet wyniósł 5 mln zł. W tym zapewne będzie jeszcze większy. Skąd pochodziły pieniądze? Uczestnictwo w forum kosztowało ok. 6 tys. zł. - Na budżet forum składają się także umowy partnerskie z firmami. Rząd polski nie wspiera finansowo naszych działań, choć od lat aktywnie włączamy się w międzynarodową debatę i zapraszamy do Krynicy tak wielu znakomitych ekspertów i uczestników życia publicznego. Wykonujemy też kawał dobrej roboty związanej z promocją naszego kraju w świecie - stwierdza Artur Negri.

Biznes
Rada Pracodawców RP powiększona o nowych przedstawicieli biznesu
Materiał Promocyjny
AI to test dojrzałości operacyjnej firm
Biznes
Lotnisko Chopina czekają zmiany? Wiele zależy od decyzji rządu
Biznes
Jest decyzja prezydenta Nawrockiego w sprawie Lex Huawei
Biznes
UE stawia na europejskie produkty, presja na Iran, słabe dane z Polski
Materiał Promocyjny
Presja dorastania i kryzys samooceny. Dlaczego nastolatki potrzebują realnego wsparcia
Reklama
Reklama
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
Reklama
Reklama