Zasady korzystania z firmowych aut

W Polsce auta firmowe stanowią 60 proc. rocznej sprzedaży nowych samochodów, a ich flota sięga 2 mln sztuk. Dla każdej firmy jest to spory majątek, o który warto dbać, bo na skutek niedbałości użytkowników lub przeoczenia zarządzających przez palce mogą przeciekać spore sumy. Niespodziewane wydatki na samochody firmowe mogą solidnie zmniejszyć zysk przedsiębiorstwa. – W przypadku floty samochodowej nieprawidłowo zaplanowana strategia może wpłynąć na pojawienie się dziury budżetowej – ostrzega członek Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych Marcin Pawłowski. Aby uniknąć problemów, Pawłowski radzi przede wszystkim zaplanować długofalową strategię flotową dla firmy na najbliższe trzy–pięć lat oraz sporządzić dokładny budżet, pamiętając o podziale na koszty operacyjne (OPEX) i nakłady inwestycyjne (CAPEX).

Właściwie zaplanowana strategia flotowa musi uwzględniać tzw. TCO (Total Costs of Ownership). Są to wszystkie koszty, jakie firma musi ponieść, aby nabyć, utrzymać, a na końcu pozbyć się samochodu. – Jeżeli dzisiaj nie zaplanujemy np. kosztów zdania samochodu po kontrakcie, to za trzy lata średni wydatek 1500 zł za samochód przy flocie dziesięciu aut będzie dużym zaskoczeniem – wskazuje Pawłowski. Aby zmniejszyć ten koszt, warto wynegocjować zapis o dodatkowym rabacie liczonym od zamortyzowanych kosztów ponadnormatywnych uszkodzeń po zdaniu pojazdu. – Dodatkowo możemy skorzystać z ofert firm specjalizujących się w przywracaniu samochodów do stanu, który akceptują firmy leasingowe – radzi.

Przeszkolić i wymagać

Zarządzający flotą musi uświadomić kierowcom fakt, że pojazd, choć służbowy, ma właściciela. Jest nim często firma leasingowa. Może się zdarzyć, że po zakończeniu umowy auto wraca do leasingodawcy i warto, aby stan zdawanego samochodu odpowiadał normalnemu zużyciu. – Każda nawiercona w desce rozdzielczej dziura lub wypalenie tapicerki powoduje konsekwencje finansowe. Firma leasingowa ma prawo do motywowania klienta do odpowiedzialnego zachowania – przypomina członek Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych Michał Soćko.

Dlatego warto przygotować regulamin floty, zwany polityką flotową, w którym należy omówić obowiązki użytkownika i przeszkolić go w podstawowych zasadach eksploatacji. – Najwięcej zła powodują błędy ludzi: zatankowanie złego paliwa, przegapienie przeglądu, zlekceważenie stuków silnika lub czerwonej lampki na tablicy przyrządów, jazda na oponie bez powietrza. Takie wydatki zawsze są, ale trzeba wskazać kierowcom, jak prawidłowo eksploatować auto. Dobrze jest po szkoleniu zebrać podpisy z oświadczeniem pracownika o zapoznaniu się z regulaminem – radzi Soćko.

Jasne zasady przydziału aut

Eksperci radzą także opracować klarowne zasady przydziału aut, co pozwoli uniknąć niesnasek. Firmowe auto spełnia dwie główne role: narzędzia pracy i nagrody, więc może być doskonałym czynnikiem motywującym. – Dla pracownika samochód służbowy nadal jest benefitem, choć z reguły nie może on dowolnie wybierać modeli – zauważa kierownik działu flotowego w Grupie Bednarek, łódzkim dilerze Volkswagena, Tomasz Mroczek. Dodaje, że floty w firmach mają przyporządkowane określone segmenty pojazdów do danego poziomu zaszeregowania. – Zdarza się, że firma kupuje nawet bardzo dobrze wyposażone modele z segmentu C, bo nie może pracownikom na danym szczeblu kupić samochodów z wyższego segmentu – przyznaje Mroczek.

Dlatego też zbyt restrykcyjna polityka modelowa lub standardu wyposażenia może przynieść firmie więcej szkody niż pożytku. – Czasem zaoszczędzenie nieznacznej kwoty na miesięcznej racie leasingowej nie opłaca się firmie, ponieważ pracownik może stracić motywację lub nawet wybrać inną ofertę pracy na podobnym stanowisku, jednak z lepszym samochodem. Ludzie przywiązują bardzo dużą wagę do marki – zauważa przedstawiciel SKFS Maciej Słysz. Zdarzały się sytuacje, w których personel wybierał skromnie wyposażonego 105-konnego passata B7, choć konkurencją był 150-konny, bogato wyposażony model konkurencyjnej, taniej marki.

Flotowcy podkreślają, że należy opisać również zasady wykorzystania aut służbowych do celów prywatnych: odpłatność za jazdę poza godzinami pracy, zakup paliwa w dniach wolnych. Także takie kwestie powinny być regulowane polityką flotową.

Znać szkodowość floty

Szkodowość jest najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na cenę ubezpieczenia, a zatem kluczem do minimalizacji kosztu ubezpieczenia floty jest ograniczenie liczby stłuczek i wypadków. – Można to zrobić poprzez przygotowanie i wprowadzenie tzw. programu naprawczego – wyjaśnia członkini SKFS Wioletta Wojcieszek. Istotnymi elementami takiego programu są: analiza szkodowości, wprowadzenie lub modyfikacja polityki flotowej, montaż urządzeń lokalizujących GPS i zainstalowanie systemu monitorującego flotę oraz identyfikacja obszarów wymagających poprawy. – Wniosek jest prosty, powinniśmy mieć mniej szkód, aby koszty ubezpieczeń komunikacyjnych były niższe – podkreśla Wojcieszek.

Dlatego osoba zarządzająca służbowymi samochodami powinna znać szkodowość swojej floty: rodzaj uszkodzeń (parkingowe czy kolizje), kto jest sprawcą, koszt likwidacji szkód.

Co kwartał lub co pół roku przygotowywać raporty i kontrolować szkodowość. Przygotować program, który ją ograniczy.

Michał Soćko podkreśla, że tam, gdzie pracodawca chce obciążyć pracownika, trzeba przyjąć bardzo precyzyjne reguły, w tym kiedy kierowca ponosi odpowiedzialność finansową za spowodowanie szkód. – Od pracowników zależy, jaką stawkę będzie płacić przedsiębiorca, więc warto zniechęcać do nieodpowiedzialnego zachowania i rażącego przekraczania prawa o ruchu drogowym, bo w takich wypadkach nie działa polisa ubezpieczeniowa. Pilnować trzeba też drobnych spraw, takich jak terminowe zgłaszanie szkody – przypomina Soćko.

Wybór ubezpieczenia

Podstawowym produktem ubezpieczeniowym są polisy OC i AC. Z badań przeprowadzonych latem br. przez Konfederację Lewiatan wynika, że komunikacyjne ubezpieczenie OC wykupiło 95,5 proc. firm korzystających z leasingu, zaś komunikacyjne AC wykupiło 74,2 proc.

Wioletta Wojcieszek podkreśla, że podstawowym obszarem kosztowym w ubezpieczeniach komunikacyjnych jest wielkość płaconych składek. – Elementy, które należy brać pod uwagę, aby wpłynąć na ich wysokość, to: zakres terytorialny ochrony, rozszerzenia specjalne w AC, liczba i rodzaje wymaganych zabezpieczeń przeciwkradzieżowych, koszty związane bezpośrednio z naprawami pojazdów (tj. sposób kalkulacji kosztów naprawy, dobór sieci serwisów naprawczych, uproszczone procedury szkód), terminy płatności składek oraz pośrednie koszty związane z wypłaconymi odszkodowaniami – wymienia Wojcieszek.

Natomiast Marcin Pawłowski poleca korzystanie z usług profesjonalnych brokerów posiadających oferty kilku firm oraz pomagających w negocjacjach OWU (ogólne warunki ubezpieczeń). – Przy negocjacji kontraktu powinniśmy zwrócić uwagę na punkt o „rażącej niedbałości", wpływający na decyzję o wypłacie odszkodowania. Ten niejednoznaczny zapis jest dosyć często stosowany i wykorzystywany, dlatego zgłaszając szkodę, upewnijmy się, czy użytkownik rzeczywiście np. wjeżdżał do garażu z rowerami na dachu – radzi członek SKFS.

Opinia

Bartłomiej Siuchniński | kierownik działu sprzedaży flotowej Volkswagen Leasing

Dokument określający politykę flotową jest jednym istotnych elementów funkcjonowania parków pojazdów w firmach. Określa on kwestie przyznawania aut pracownikom, właściwego użytkowania czy odpowiedzialności kierowców za powierzone samochody. Coraz więcej dużych i średnich przedsiębiorstw wprowadza takie regulacje. A jak jest z mniejszymi firmami?