Opracowany przez dyrektora szkoły arkusz organizacyjny jest opiniowany przez radę pedagogiczną, a następnie przekazywany do zatwierdzenia organowi prowadzącemu szkołę.
W przypadku szkół gminnych zadanie to spoczywa na wójcie (burmistrzu, prezydencie miasta). To bowiem organ wykonawczy gminy sprawuje finansowy i administracyjny nadzór nad działalnością szkoły. Arkusz organizacyjny szkoły prowadzonej przez powiat zatwierdza natomiast starosta, o czym przesądza art. 5c ustawy o systemie oświaty.
Organ prowadzący arkusz organizacyjny szkoły zatwierdza do 30 maja.
Podstawą prawną sporządzenia arkusza organizacyjnego szkoły są przepisy rozporządzenia ministra edukacji narodowej z 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół. Zgodnie z jego przepisami arkusz organizacyjny określa szczegółową organizację nauczania, wychowania i opieki w danym roku szkolnym. Zamieszcza się w nim w szczególności: liczbę pracowników szkoły, w tym pracowników zajmujących stanowiska kierownicze, ogólną liczbę godzin zajęć edukacyjnych finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący szkołę.
Na podstawie zatwierdzonego arkusza organizacji szkoły dyrektor szkoły, z uwzględnieniem zasad ochrony zdrowia i higieny pracy, ustala tygodniowy rozkład zajęć określający organizację zajęć edukacyjnych.
