Gdy amerykańska dziennikarka Andrea Murad starała się niedawno o pracę, zamiast telefonu od rekrutera dostała mailowe zaproszenie do wypełnienia internetowego testu w formie serii gier online. Na tej podstawie system sztucznej inteligencji (AI) ocenił jej osobowość i zdolności poznawcze – na tyle dobrze, że zaprosił ją na spotkanie w firmie.

O ile testy kompetencyjne nie są nowością w rekrutacji, o tyle ostatnio (szczególnie po wybuchu pandemii) coraz częściej stają się kluczowym, a niekiedy głównym narzędziem selekcji kandydatów. Tym bardziej że proces rekrutacji i tak przeniósł się w dużej mierze do sieci, bo rozmowy kwalifikacyjne też często odbywają się w formie wideokonferencji.

Bonifacy z koparką

Na razie wirtualne rozmowy kwalifikacyjne odbywają się zwykle z żywym rekruterem, ale to systemy AI coraz częściej analizują ich nagrane wypowiedzi, oceniając poziom dopasowania do potrzeb i kultury organizacyjnej firmy. Rozwiązania sztucznej inteligencji mają też coraz większe znaczenie w rozwijanych od lat ATS, czyli zautomatyzowanych systemach do zarządzania rekrutacją online.

ATS ułatwiają łowcom głów gromadzenie i porządkowanie CV, usprawniają kontakt z kandydatami, a coraz częściej pomagają też w ich selekcji.

Po takie rozwiązania sięgają już nie tylko niemal wszystkie duże firmy, ale także te małe. – Na potrzeby firm rekrutujących na mniejszą skalę częściej odpowiadają portale pracy i media społecznościowe o charakterze zawodowym. Firmom korzystającym z płatnych pakietów udostępniają rozwiązania z zakresu automatyzacji, które częściowo mogą zastąpić systemy ATS – wyjaśnia Aleksandra Tyszkiewicz, dyrektor w firmie rekrutacyjnej Hays Poland.

Zaawansowane rozwiązania AI stosuje np. Bonifacy, robot wykorzystujący AI, który wspiera konsultantów w firmie rekrutacyjnej Antal. Jak wyjaśnia Iwo Paliszewski, jej menedżer ds. marketingu i employer brandingu, Bonifacy nie tylko wyszukuje kandydatów na portalach społecznościowych (na podstawie nazw ich stanowisk), ale też nawiązuje z nimi kontakt, przedstawiając e-mailem oferty pracy. Wybrane osoby umieszcza zaś na liście przekazywanej rekruterowi, którego wspiera potem także w selekcji CV.

Wykorzystując OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) i tzw. koparkę danych (data maining), wyszukuje w aplikacjach kluczowe słowa i frazy istotne dla prowadzonego projektu i na tej podstawie przyznaje kandydatom oceny punktowe. Potem prezentacja końcowej oceny kandydata trafia do rekrutera z rekomendacją przeprowadzenia pogłębionego wywiadu.

Czatbot zawsze gotowy

Do pełnej automatyzacji zmierza też grupa Adecco. – Dążymy do tego, aby na bazie podstawowych danych dotyczących kwalifikacji kandydata oraz jego oczekiwań następowało automatyczne wyszukiwanie dopasowanych ofert pracy. Tzw. human touch, czyli „żywy" rekruter, pojawia się na końcu procesu rekrutacji, po przyjęciu oferty przez kandydata – wyjaśnia Marta Gerlach-Kaleta, ekspertka Adecco.

Podobne funkcjonalności ma system CRM stosowany w Hays Poland, który nie tylko analizuje dane sczytywane z CV kandydatów, ale też ich profile na LinkedIn. Jak zaznacza Aleksandra Tyszkiewicz, choć rekruterzy zaczynają analizę CV zwykle od tych, które algorytm uznał za najlepiej dopasowane, to mają też możliwość przeglądania pozostałych aplikacji i samodzielnego wyszukiwania kandydatów. Również Mateusz Żydek z agencji zatrudnienia Randstad, która od ponad czterech lat prowadzi cyfrową transformację procesów rekrutacyjnych, zaznacza, że to rekruterzy dokonują selekcji kandydatów na bazie zestawienia przygotowanego przez algorytmy.

– Ocena kwalifikacji kandydatów wciąż więc pozostaje domeną człowieka. Rolę automatyki widzimy bardziej we wspieraniu rekruterów w prostych, powtarzalnych zadaniach, aby mieli więcej czasu na dogłębną analizę aplikacji – wyjaśnia Żydek.

Coraz częściej wstępny kontakt z kandydatem przejmują już boty (zarówno czatboty, jak i voiceboty), które udzielają podstawowych informacji na temat oferty pracy. Przez całą dobę... – Rola czatbotów jest szczególnie istotna przy kampaniach rekrutacyjnych w mediach społecznościowych – zaznacza Mateusz Żydek. Dodaje, że boty wyręczają też rekruterów w przypominaniu o terminach rekrutacji, badań lekarskich czy szkoleń BHP.

Dotrzeć do rekrutera

Szukając pracy, coraz częściej trzeba umieć przekonać do siebie nie rekruterów, lecz roboty. Bo to one łowią kandydatów na portalach społecznościowych i dokonują wstępnej selekcji CV. Jak ocenia prof. Gary Martin, prezes Australian Institute of Management, do rekrutera-człowieka dociera dziś co czwarta aplikacja.

Sandra Bichl, szefowa firmy doradczej Career Angels, która wspiera menedżerów w szukaniu pracy, zaznacza, że również w rekrutacji na wysokie stanowiska coraz ważniejszą rolę odgrywają ATS i algorytmy wychwytujące kluczowe słowa w CV. Według analizy Career Angels w ponad 61 proc. ogłoszeń o pracy dla menedżerów wykorzystywane są systemy ATS.

– Kolejne 38 proc. to tzw. EasyApply poprzez serwis LinkedIn oraz opcjonalne dołączenie standardowego CV – dodaje Bichl. Dlatego zachęca swoich klientów, by korzystali z dwóch CV: jedno dla rekrutera, drugie na potrzeby ATS. Z pomocą programu JobScan firma przeprowadza też symulację „stopnia dopasowania" między CV a ofertą pracy pod kątem zawartych w niej kluczowych słów.

Kandydaci, którzy nie mogą liczyć na wsparcie doradców, powinni sami zadbać o to, by w swej aplikacji użyć kluczowych określeń z opisu stanowiska. Prof. Martin twierdzi, że CV powinno być przejrzyste, bez zbędnych informacji i ozdobników – bo robot i tak będzie szukał konkretów. – Ważne, by aplikacja przeszła przez sito algorytmów i dotarła do rekrutera – przypomina Martin.

Sześć sekund na jedno CV

Średni czas, jaki doświadczony rekruter przeznacza na przejrzenie jednego CV, to sześć sekund – wynikało z sondażu, który na początku minionej dekady przeprowadził portal rekrutacyjny Ladders. To niewiele, ale w przypadku atrakcyjnych ofert, na które odpowiadają tysiące chętnych, oznacza to długie godziny spędzone na przeglądaniu ofert. Nic więc dziwnego, że coraz częściej rekruterzy powierzają tę pracę automatom. Według badania firmy Harris Pool efektywność rekrutera wspieranego przez sztuczną inteligencję rośnie prawie trzykrotnie, bo nie traci on czasu na ręczne przeszukiwanie bazy danych, sprawdzanie portali społecznościowych i zbieranie informacji o kandydacie. W rezultacie już niemal wszystkie duże firmy stosują zautomatyzowane systemy rekrutacji (ATS), często z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Według danych Jobscan w 2019 r. ok. 98 proc. spółek z amerykańskiej listy of Fortune 500 wykorzystywało ATS.