Papierowe akta nie znikną szybko z urzędów stanu cywilnego

Od poniedziałku mieszkaniec Poznania urodzony w Kielcach zamiast zwalniać się z pracy i wydawać pieniądze na podróż, złoży wniosek o odpis aktu w poznańskim Urzędzie Stanu Cywilnego. Dokumentu nie otrzyma jednak od ręki, ale dopiero po dziesięciu dniach. Urzędnicy dopiero zaczną wprowadzać 90 mln akt do centralnego Systemu Rejestrów Państwowych (SRP).

Pusta baza

– Centralny rejestr jest pusty – potwierdza Jan Czajkowski, przewodniczący zespołu ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. – Akty urodzenia, małżeństwa i zgonu będą do niego sukcesywnie wprowadzane przez USC, gdy z wnioskiem o odpis wystąpi obywatel, i podczas rejestracji nowych stanów cywilnych. A także w procesie migracji z dotychczasowych baz i ksiąg. Ten proces może trwać lata. Jak długo, tego chyba nikt nie zdoła powiedzieć – tłumaczy.

70 proc. USC rejestruje stan cywilny we własnych systemach informatycznych. Reszta to księgi papierowe

Zwłaszcza że nie ma możliwości, aby akta znajdujące się w informatycznych bazach gmin zostały hurtowo przeniesione do SRP. Tymczasem aż 70 proc. gmin rejestrowało stan cywilny we własnych systemach informatycznych. Reszta prowadziła księgi papierowe.

– Każdy taki akt, a jest ich około 90 mln, trzeba przenosić oddzielnie – potwierdza Małgorzata Woźniak, rzecznik Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. – Każdy musi być bowiem sprawdzony przez kierownika USC i opatrzony jego podpisem elektronicznym – precyzuje.

– Może się zatem zdarzyć, że w centralnym rejestrze znajdzie się akt małżeństwa danego obywatela, ale akt urodzenia nie, bo nikt nie wystąpił o jego odpis – mówi Czajkowski. Małgorzata Woźniak przekonuje jednak, że nowe prawo o aktach stanu cywilnego wraz SRP to przełom w załatwianiu spraw w urzędach.

Może zdarzy się cud

Najwięcej wyzwań czeka jednak urzędników. Akty w SRP będą rejestrować za pomocą aplikacji Źródło. I większość z nich jest przekonana, że będą trudności. – Jeśli nie będzie kłopotów, to będzie cud – mówi Andrzej Porawski, dyrektor biura Związku Miast Polskich.

Trudno jednak przewidzieć, co, kiedy i gdzie się zawiesi. Zwłaszcza że w pewnym momencie testy systemu były prowadzone na nieaktualnych wersjach.

– Zgłaszane uwagi, że coś nie gra, zbywano odpowiedziami, że to już zostało poprawione, ale nie ma czasu czy środków na opracowywanie kolejnej wersji szkoleniowej – mówi Paweł Tomczak, dyrektor biura Związku Gmin Wiejskich RP.

Na szczęście są procedury awaryjne, a w ostateczności możliwość rejestrowania jeszcze przez pół roku stanu cywilnego na dotychczasowych zasadach.

Nowe prawo o aktach stanu cywilnego