Skwara, Kosakowska-Tomczyk: Do pracy zdalnej dadzą myszkę i drukarkę, ale nie herbatę

Przepisy nie mówią, co można uznać za materiały i narzędzia niezbędne w pracy zdalnej. Każdy pracodawca ustala to indywidualnie i sam decyduje, w co wyposaży pracujących z domu.

Publikacja: 19.10.2022 06:38

Skwara, Kosakowska-Tomczyk: Do pracy zdalnej dadzą myszkę i drukarkę, ale nie herbatę

Foto: Adobe Stock

Uregulowanie pracy zdalnej w kodeksie pracy wciąż budzi wiele emocji zarówno u pracodawców, jak i pracowników. Oczekiwania obu stron są duże. Etap prac sejmowych nieco zwolnił, 27 września i 4 października odbyły się prace nad projektem nowelizacji w komisji stałej, będą one kontynuowane na kolejnym posiedzeniu.

Czytaj więcej

Praca zdalna na nowych zasadach

W praktyce oznacza to tyle, że pracodawcy zyskali kilka tygodni lub miesięcy na dostosowanie swoich przepisów wewnątrzzakładowych oraz procesów pracy do nowych regulacji, stworzenie wymaganych ustawą dokumentów oraz rozmowy z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Jednym z najistotniejszych zagadnień, które powinno zostać uregulowane w wewnętrznym porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, jest kwestia zapewnienia pracownikom materiałów i narzędzi pracy związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Kiedy regulamin, a kiedy porozumienie

Gdy w spółce są związki, co do zasady porozumienie. Jest ono zawierane z zakładową organizacją związkową/organizacjami związkowymi. Jeśli nie uda się osiągnąć porozumienia ze wszystkimi związkami zawodowymi, należy je zawrzeć co najmniej z tymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25[3] ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, zrzeszającymi co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Regulamin zaś wtedy, gdy:

- w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkiem lub związkami zawodowymi – wówczas w treści regulaminu uwzględniamy ustalenia poczynione w toku uzgadniania pierwotnego porozumienia,

- w firmie nie ma związków zawodowych albo nie są zakładową organizacją związkową (mniej niż dziesięciu członków).

Zgodnie z nowelizowanym kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie:

- materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,

- instalację sprzętu i jego serwis oraz konserwację albo pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,

- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

- pokrycie innych (niż koszty usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej i serwisu) kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile ich zwrot został uregulowany w porozumieniu, poleceniu lub regulaminie pracy zdalnej.

Materiały i narzędzia

Ustawa nie definiuje, co można uznać za materiały i narzędzia pracy oraz urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Każdy pracodawca ustala to odrębnie, biorąc pod uwagę specyfikę swojego zakładu pracy, profil działalności oraz stanowisk pracy, którym umożliwiona zostanie praca zdalna.

Jako materiały, narzędzia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej można zakwalifikować: komputer, akcesoria do komputera, np. monitor, podstawa pod monitor, osłona przeciwsłoneczna, filtr prywatyzujący, klawiatura, słuchawki i mikrofon, myszka, podkładka pod myszkę; dostęp do programów komputerowych np. dedykowanych dla pracowników biurowych (popularny pakiet MS Office lub jego odpowiednik), a także do specjalistycznego oprogramowania np. dla prawników (system informacji prawnej), grafików czy architektów (specjalistyczne programy do projektowania), pracowników sprzedaży (np. systemy CRM, bazy klientów), telefon i akcesoria do telefonu, drukarka, papier do niej i toner, dostęp do specjalistycznej literatury i prasy (w tym dostępy online), inne materiały biurowe, np. przybory piśmiennicze.

Pracodawca nie musi finansować takich rzeczy jak: wiatraki przenośne, klimatyzacja w miejscu wykonywania pracy zdalnej, rzutniki na ścianę, kawa, herbata (czy też w ogóle ekspres do kawy), rolety lub żaluzje na okna. Trudno je bowiem uznać za materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (co więcej, większość z nich w ogóle nie jest materiałami i narzędziami pracy).

Kwestia zapewnienia albo pokrycia kosztów instalacji, serwisu czy też napraw sprzętu, za pomocą którego pracuje pracownik zdalny, nie budzą większych wątpliwości. Są to koszty obejmujące zarówno przyjazd serwisanta/montera do miejsca wykonywania pracy zdalnej (najczęściej domu pracownika), jak też naprawy, serwis czy też konserwację w innym wyznaczonym miejscu.

Prąd i internet

Jako usługi telekomunikacyjne możliwe jest kwalifikowanie rachunków za internet i telefon, jeżeli za jego pomocą wykonywana jest praca zdalna (chodzi zarówno o komórkowy, jak i stacjonarny). Pracodawca nie jest zobowiązany do pokrywania kosztów najwyższej, najdroższej taryfy u operatora telefonii komórkowej czy też operatora łącza internetowego.

Pokrycie kosztów powinno dotyczyć standardowych taryf, za usługi na poziomie gwarantującym swobodną, regularną pracę. Przykładowo, jeśli pracownik nie pracuje z klientami z zagranicy, firma nie ma obowiązku płacić mu za nielimitowane połączenia międzynarodowe. Pakiet internetu może być ograniczony do konkretnych limitów, o ile nie chodzi o ciągłą pracę online. Pracodawca nie ma obowiązku pokrywać kosztów np. wymiany łącza na światłowodowe, tak aby zapewnić internet o większej mocy.

Co istotne, pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Nie powinien zapłacić całego rachunku za prąd, internet czy też telefon stacjonarny. Z telefonu, internetu czy prądu korzystają przecież pozostali domownicy pracownika, a także on sam zarówno w dni wolne od pracy, jak i w dni robocze po godzinach pracy. Koszty te powinny być zatem oszacowane według norm zużycia i w oparciu o ilość czasu pracy danego pracownika, z uwzględnieniem faktu, że również inni domownicy mogą w tym samym czasie pracować zdalnie.

Ustawodawca nie precyzuje, jakie koszty można zakwalifikować pod pojęciem innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Pozostaje to do decyzji pracodawcy, a w spółkach, w których funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, do ustalenia pomiędzy taką organizacją a pracodawcą. Nie jest to w pełni swobodna decyzja. Pracodawca musi pamiętać o dwóch kwestiach: po pierwsze, koszty te muszą być bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, po drugie, gdy już raz coś zagwarantuje pracownikom, zmiana lub wycofanie się z takiej decyzji będzie zazwyczaj utrudnione.

Naszym zdaniem do takich innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej można zaliczyć np. koszty usług kurierskich, opłaty za przesyłki pocztowe (znaczki, koperty, etc.), koszty związane z odbiorem i niszczeniem dokumentów, przy pracy hybrydowej.

Jeśli przy pracy zdalnej pracownik będzie korzystał z własnych narzędzi lub materiałów (np. będzie korzystał z prywatnej drukarki), to będzie mu się należał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (jego wysokość również powinna być racjonalna).

Projekt przewiduje, że obowiązek pokrycia wskazanych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej dotyczy tylko dwóch sytuacji: pracy w pełni zdalnej oraz pracy zdalnej hybrydowej. W przypadku gdy praca zdalna będzie tzw. pracą okazjonalną (według projektu wykonywaną zdalnie w wymiarze nie większym niż 24 dni w roku), zasady te nie obowiązują. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną okazjonalnie nie należy się ekwiwalent ani ryczałt, nie ma też obowiązku pokrycia kosztów związanych z instalacją czy też serwisem sprzętu.

Autorki są radcami prawnymi w Deloitte Legal

Uregulowanie pracy zdalnej w kodeksie pracy wciąż budzi wiele emocji zarówno u pracodawców, jak i pracowników. Oczekiwania obu stron są duże. Etap prac sejmowych nieco zwolnił, 27 września i 4 października odbyły się prace nad projektem nowelizacji w komisji stałej, będą one kontynuowane na kolejnym posiedzeniu.

W praktyce oznacza to tyle, że pracodawcy zyskali kilka tygodni lub miesięcy na dostosowanie swoich przepisów wewnątrzzakładowych oraz procesów pracy do nowych regulacji, stworzenie wymaganych ustawą dokumentów oraz rozmowy z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Jednym z najistotniejszych zagadnień, które powinno zostać uregulowane w wewnętrznym porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, jest kwestia zapewnienia pracownikom materiałów i narzędzi pracy związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Opinie Prawne
Pietryga: Czy potrzebna jest zmiana Konstytucji? Sądownictwo potrzebuje redefinicji
Opinie Prawne
Marek Dobrowolski: konstytucja, czyli zamach stanu, który oddał głos narodowi
Opinie Prawne
Sławomir Paruch, Michał Włodarczyk: Wartości firmy vs. przekonania pracowników
Opinie Prawne
Łukasz Guza: Ulotny urok kasowego PIT
Opinie Prawne
Tomasz Pietryga: Krzywizna banana nie przeszkodziła integracji europejskiej
Materiał Promocyjny
Dzięki akcesji PKB Polski się podwoił