Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.) nakłada obowiązki związane z dokumentowaniem transakcji. Podkreślić należy konieczność rozróżnienia podatkowej grupy kapitałowej (dalej: PGK), obejmującej spółki będące stronami zawartej umowy podatkowej grupy kapitałowej, oraz całej grupy kapitałowej (dalej: GK), obejmującej wszystkie powiązane podmioty w ramach danej GK. Nie wszystkie bowiem spółki GK mogą należeć do PGK, choćby z uwagi na kryteria, jakie spółka musi spełniać, aby móc stać się członkiem PGK. Natomiast w każdym przypadku czy to podmioty GK czy to PGK należy uznać za podmioty powiązane w rozumieniu u.p.d.o.p.
Podatkowa grupa kapitałowa powstaje w wyniku zawarcia przez spółkę dominującą i spółki zależne umowy w formie aktu notarialnego o utworzeniu, na okres co najmniej trzech lat podatkowych, podatkowej grupy kapitałowej i zarejestrowanie tej umowy przez naczelnika urzędu skarbowego (art. 1a ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.p.). PGK mogą tworzyć wyłącznie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne, mające siedzibę na terytorium RP, spełniające kryteria określone w art. 1a ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p.). PGK jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Rozliczenia podatku dochodowego podatkowej grupy kapitałowej dokonuje wyznaczona w umowie spółka (art. 1a ust. 7 u.p.d.o.p.). Zatem w umowie PGK strony wyznaczają spółkę reprezentującą PGK. Z reguły jest to spółka dominująca.
Obowiązek dla powiązanych
Podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami powiązanymi są obowiązani do sporządzania dokumentacji podatkowej, obejmującej informacje wymienione w art. 9a ust. 1 u.p.d.o.p. Obowiązek ten obejmuje transakcję lub transakcje między podmiotami powiązanymi, w których łączna kwota (lub jej równowartość) wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza wartości wyrażone kwoto w art. 9a ust. 2 u.p.d.o.p. Idąc za orzecznictwem, art. 9a u.p.d.o.p. pełni funkcję gwarancyjną, tzn., gwarantuje podmiotom powiązanym, o których mowa w art. 11 ust. 1 i 4, a także art. 11 ust. 5 u.p.d.o.p., że przedłożenie merytorycznie poprawnej dokumentacji, pozwoli ocenić transakcje m.in., jako spełniające warunki transakcji rynkowych (wyrok NSA z 10 stycznia 2012 r., II FSK 1319/10). Dokumentacja podatkowa powinna zawierać informacje o wszystkich transakcjach podatnika z podmiotami powiązanymi, jeżeli ich łączna wartość przekracza w skali roku równowartość kwot wymienionych w art. 9a ust. 2 u.p.d.o.p. (Wyrok WSA w Warszawie z 25 lipca 2012 r., sygn. akt III SA/Wa 2659/11). Wyłączenie dotyczy jedynie świadczeń między spółkami powiązanymi tworzącymi PGK (art. 11 ust. 8 u.p.d.o.p.). A więc na gruncie u.p.d.o.p. spółki tworzące PGK, zawierając transakcje między sobą, nie podlegają regulacjom z zakresu cen transferowych i mają możliwość swobodnego kształtowania cen.
Transakcje zawierane w ramach PGK traktowane są jako wewnętrzne rozliczenia jednego podatnika. Obowiązek sporządzania dokumentacji podatkowej spoczywa na spółce reprezentującej PGK.
Inaczej jest w GK, gdzie obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek wchodzących w jej skład, jako stron określonych transakcji. W GK dokumentacja podatkowa sporządzana jest niezależnie przez strony danej transakcji. Może to powodować przedstawienie niespójnych informacji zawartych w dokumentacji podatkowej i może być np. stwierdzone w wyniku kontroli skarbowej.