Pandemia przyspieszyła wirtualizację biznesu

O prognozach dla branży spotkań i hoteli mówi Grzegorz Asman, ekspert portalu MojeKonferencje.pl:

- Rok 2020 pożegnaliśmy bez żalu i sentymentu. Dla branży spotkań i hotelarskiej był to szczególnie ciężki czas. Szykowaliśmy się na udany rok, a spotkał nas lockdown niespotykanych rozmiarów. Można dużo pisać jak jest źle i jak trudno jest przetrwać, ale po co? Każdy z nas widzi lub sam doświadcza tego, co się dzieje. Czas pomyśleć o przyszłości.

Co nas czeka w 2021 roku? Dzięki szczepionce sytuacja zacznie się powoli poprawiać. W pierwszym kwartale rozpocznie się proces stopniowego luzowania obostrzeń. W pierwszej kolejności podróże służbowe, następnie ruch turystyczny, a później spotkania.

Oczywiście, reżim sanitarny i ograniczenia liczby uczestników wydarzeń zostaną z nami na długo. Jest jednak coś, co wpłynie bardziej na branżę spotkań od samych ograniczeń administracyjnych i sanitarnych. To strach i wygoda.

Strach przed wirusem. Niestety, musimy pogodzić się z tym, że Covid-19 zostanie z nami na zawsze. Szczepienia są dobrowolne, co przełoży się na ok 50-60-proc. zaszczepionych ludzi, a to zbyt mało, aby wygasić epidemię. Dodatkowo, taką liczbę zaszczepionych uzyskamy zapewne ok. 2022 roku. Dla części niezaszczepionych spotkania zawsze będą obarczone ryzykiem. Z pewnością wpłynie to na ograniczenie zainteresowania bezpośrednim udziałem w eventach. Dotyczyć to będzie zarówno uczestników, jak i organizatorów (strach przez zachorowaniem pracowników).

Wygoda i oszczędność czasu i pieniędzy. Ostatni rok stał się katalizatorem niesamowitego postępu w wirtualizacji wydarzeń. Jeszcze na początku 2020 r. eventy hybrydowe i onlinowe były marginesem, ale epidemia sprawiła, że stały się praktycznie jedyną możliwą formą uczestniczenia w wydarzeniach.

Wielu ludzi i firm odkryło, że można w wygodny i relatywnie tani sposób, brać udział w szkoleniach i konferencjach. Pomimo ich ograniczeń (brak rzeczywistego kontaktu i możliwości integracji), część ludzi już na stałe przerzuci się na taką formę uczestnictwa. Jednocześnie biznes przyspiesza i każda godzina pracy staję się coraz bardziej cenna. Część ludzi chce brać udział w wydarzeniu, ale również chce zaoszczędzić czas i koszt dojazdu i powrotu.

Kilka dni temu przeprowadziłem ankietę na temat "Gdzie chciałbyś pracować? Odpowiedzi: "Z domu", "Z biura", "Oba". Zebrałem już ponad 1,5 tys. odpowiedzi. To co mnie najbardziej zdziwiło, to fakt, że tylko ok. 13 proc. ankietowanych chce pracować wyłącznie z biura. Pokazuje to, że ludzie polubili pracę z domu i będzie to miało wpływ na ich skłonność do wyjazdów zawodowych. Skoro obecność w biurze nie jest już niezbędna i większość spotkań można zrobić online, to z pewnością z części wyjazdów też można zrezygnować.

Nie chcę nikogo straszyć. Często boimy się tego, co nowe i nieznane. Dzięki analizie i proaktywności możemy odkryć nowe możliwości. Jak, będąc hotelarzem, dostrzec szansę na zwiększenie zysku, przy założeniu, że wynajmiemy mniejszą salę, sprzedamy mniejszą liczbę noclegów i cateringu? Zysk jest tam, gdzie go wcześniej nie dostrzegaliśmy - w obsłudze i realizacji wirtualnej części wydarzeń.

Jestem przekonany, że przyszłość należy do eventów hybrydowych, łączących uczestników będących na miejscu (offline), z tymi biorącymi udział w wydarzeniu na odległość (online). Sam należę do grupy preferującej osobiste uczestnictwo. Nic nie zastąpi kuluarowych rozmów, wspólnej kawy i wieczornej integracji. Musimy jednak przygotować się na zmianę, która sprawia, że część uczestników przeniesie się do świata wirtualnego.

Zmiana ta doprowadzi do zwiększenia wartości rynku wydarzeń. Zmieni się jednak alokacja środków wydawanych przez organizatorów. Zamiast na wynajem sali, noclegi, catering i obsługę uczestników największe nakłady zostaną przeznaczone na realizację onlinowej części wydarzenia. Osobiście w evencie udział weźmie mniej osób niż rok czy dwa lata temu, ale dzięki live streamingowi liczba uczestników stanie się praktycznie nieograniczona.