Elastyczne biura stanowią mniej niż 2 proc. całkowitych zasobów na siedmiu głównych rynkach w Polsce. Według szacunków firmy JLL nad Wisłą mamy 166 tys. mkw. działających powierzchni flex, a wkrótce zasoby urosną o 87 tys. mkw. – tyle objęte jest podpisanymi kontraktami z deweloperami. Ponad trzy czwarte powierzchni (tej działającej i zabezpieczonej umowami) przypada na stolicę, 9 proc. na Kraków, a 6 proc. na Wrocław.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez JLL wśród operatorów powierzchni flex działających w stolicy, możliwości rozwoju rynku są bardzo duże – tak uważa 76 proc. respondentów. Tylko 6 proc. stwierdziło, że już dzisiejsza oferta jest za duża w stosunku do możliwości zagospodarowania.

Czym są elastyczne biura? Głównym wyznacznikiem jest krótki okres najmu. W przypadku klasycznego najmu kontrakty zawiera się na wiele lat, na z góry ustaloną powierzchnię. To nie przystaje do profilu wielu podmiotów poszukujących siedziby. To dla nich powstają biura serwisowane – najbardziej przypominają te klasyczne oraz coworki – charakteryzują się otwartą, współdzieloną przez wielu najemców przestrzenią.

Nowe potrzeby, nowe rozwiązania

– Bardzo wysoka aktywność operatorów elastycznych przestrzeni biurowych to rezultat rosnących apetytów najemców, którzy reprezentują najróżniejsze obszary biznesu – komentuje Adam Lis, doradca ds. elastycznych rozwiązań biurowych w JLL. – To nie tylko start-upy, freelancerzy i małe przedsiębiorstwa. To także coraz więcej dużych firm, w przypadku których przestrzenie flex odpowiadają na potrzeby chwili, jak np. nieplanowana ekspansja w związku z obsługą nowego projektu. Różnorodność najemców biur elastycznych jest bardzo duża, co generuje dodatkowe korzyści, jak networking: wymiana wiedzy i możliwości zawiązywania partnerstwa biznesowego – wylicza.

Organizacją przestrzeni flex w biurowcach i zarządzaniem nimi zajmują się wyspecjalizowani operatorzy, którzy w tym celu wynajmują powierzchnie od właścicieli budynków. W Warszawie dominują marki Regus, Business Link, WeWork, Brain Embassy – kontrolujące prawie połowę rynku.

Nic dziwnego, bo zarządzanie przestrzeniami flex dalece odbiega od zarządzania tradycyjnymi nieruchomościami komercyjnymi. – Niejednokrotnie model ten jest bliższy temu, który znamy z rynku hotelowego. Operator musi zapewnić odpowiedni poziom obsługi operacyjnej, w tym m.in. recepcji lub jej odpowiednika, ale też IT, bezpieczeństwa czy utrzymania powierzchni. Musi się też zmierzyć z wyższą rotacją „najemców", co nie jest standardem dla wynajmujących powierzchnie biurowe. Sprowadza się to najczęściej do konieczności stworzenia specjalnych zespołów, które taką linią biznesową zarządzają, a polami ewentualnej synergii należy umiejętnie zarządzać, aby uniknąć konfliktu interesów – wskazuje Lis.

Dla właściciela budynku korzystanie z „podwykonawcy", jakim jest operator powierzchni elastycznych, może być po prostu wygodniejsze.

– Operator jako najemca jest natomiast źródłem stałego przychodu. Umowy najmu są niejednokrotnie dłuższe (powyżej siedmiu lat), a powierzchnia flex jest dziś udogodnieniem dla budynku, co przyciąga innych najemców. Nieśmiało pojawiają się też – szczególnie za granicą – modele, w których wynajmujący partycypują w zyskach takiego operatora-najemcy – wyjaśnia Lis.

Niemniej część deweloperów i zarządców woli nie dzielić się z operatorami marżą i samodzielnie angażuje się w elastyczny segment rynku.

– Pięć sztandarowych lokalizacji Business Link, w tym jedna w czeskiej Pradze, należy od niedawna w pełni do firmy Skanska. Z kolei Brain Embassy i BeYOURSeLF są konceptami Adgar Poland. Właścicielem sieci biur serwisowanych CitySpace jest Echo Investment, a HB Reavis stworzył HubHub, który podbija dziś szturmem rynki należące do tego dewelopera – wylicza Lis.

Ekspert podkreśla, że rozkwit rynku flex obserwowany jest w całej Europie.