RPO zadał pytanie prawne Naczelnemu Sądowi Administracyjnemu. Brzmi ono: Czy w ramach udostępniania akt stronie, na podstawie art. 73 ust. 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy.
Zastępca RPO Stanisław Trociuk uzasadnia je rozbieżnością orzecznictwa sądów w odniesieniu do zakresu prawa strony do wglądu w akta sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. - Prawidłowe i jednolite rozumienie przepisów Kpa jest niezbędne dla budowania zaufania obywateli do władzy publicznej i ochrony praw jednostki w postępowaniu administracyjnym – napisał Trociuk.
Zgodnie z art. 73 ust. 1 Kpa strona postępowania ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów - w lokalu organu administracji publicznej i w obecności jego pracownika. Art. 73 ust. 2 przyznaje stronie prawo żądania uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Na odmowę można się zażalić.
Według linii dominującej w orzecznictwie, art. 73 ust. 1 Kpa nie nakłada na organ obowiązku sporządzania kopii, bo wykonanie notatek, kopii lub odpisów należy do strony. Sporządzenie kopii na jej żądanie jest zaś możliwe jedynie w przypadku wykazania przez nią „ważnego interesu". Stanowisko takie wyrażono w uzasadnieniu wyroku NSA z 5 lipca 2005 r. ( sygn. akt GSK 898/04). To naczelny argument za uznawaniem przez sądy administracyjne, iż strona nie może żądać, aby organ administracji wykonywał i dostarczał kserokopie akt - nawet odpłatnie.
Druga linia orzecznicza mniej rygorystycznie podchodzi do tekstu ustawy. Podkreśla zaś konieczność uwzględniania norm konstytucyjnych i ogólnych zasad prawa administracyjnego, w tym zasady prawa strony do czynnego udziału w postępowaniu. W postanowieniu z 19 stycznia 2010 r. NSA (sygn. akt II OSK 2043/09) wskazał, iż sporządzenie kopii z akt za pomocą kserokopiarki należy zaliczyć do pojęcia „udostępniania" w rozumieniu art. 73 ust. 1 Kpa. Przepis ten ma bowiem zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony.
