Ułatwiają prowadzenie interesu

Zdalne prowadzenie biznesu wymaga odpowiednich narzędzi. Nowoczesne rozwiązania biznesowe i technologiczne pozwalają na szybkie i intuicyjne przeniesienie firmy do sfery online bez uszczerbku dla przedsiębiorstwa.

Publikacja: 30.04.2020 08:00

Ułatwiają prowadzenie interesu

Foto: Adobe Stock

Pandemia koronawirusa znacznie zwiększyła zainteresowanie firm digitalizacją i wdrażaniem kompleksowych rozwiązań.

Nowością dla wielu przedsiębiorstw była konieczność błyskawicznego przeorganizowania całej firmy na nowy sposób komunikacji, zarządzania zespołem, a przede wszystkim realizowania procesów biznesowych.

– Gotowość do przełączenia się na tryb online zależy przede wszystkim od tego, jakich narzędzi technologicznych wspierających pracę firma używała dotychczas. Programy do zdalnej komunikacji czy chmurowe rozwiązania pozwalające np. pracować wspólnie nad jednym dokumentem są w obecnej sytuacji nieodzowne w sprawnym prowadzeniu projektów. Firmy powinny jednak zadbać również o inne narzędzia, które dziś pozwolą im zachować ciągłość biznesową, a po ustabilizowaniu sytuacji usprawnią prowadzony biznes – mówi Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektów kluczowych w Asseco Data Systems.

Eksperci podkreślają, że dobry dostawca systemów informatycznych nie powinien się ograniczyć wyłącznie do zaspokojenia potrzeb zgłoszonych przez firmę czy rozwiązania zidentyfikowanych problemów, ale zaproponować usługi, które pozwolą uzyskać większe korzyści z narzędzi informatycznych.

Chmura to podstawa

Podstawowe narzędzia potrzebne do efektywnego i prostego przejścia w tryb pracy na odległość to przede wszystkim nowoczesne rozwiązania chmurowe, które umożliwiają zdalne zarządzanie przedsiębiorstwem, dają kontrolę nad procesami firmy oraz zapewniają swobodną komunikację i przepływ informacji między pracownikami. Polski rynek informatyczny ma bogatą ofertę chmurowych narzędzi do prowadzenia firmy w modelu pracy zdalnej. Np. w ofercie Comarchu są m.in. programy ERP/FK, które poprzez przeglądarkę internetową umożliwiają zarządzanie firmą z każdego miejsca – z biura, z domu czy poprzez smartfon. Są one wyposażone w narzędzia analityczne do automatycznej kontroli efektywności pracowników, również tych pracujących zdalnie. Systemy te mają też wbudowane i zintegrowane narzędzia e-commerce, co pozwala na bardzo szybkie uruchomienie np. własnego sklepu internetowego lub wystawienie ofert dla Allegro.

– Wszystkie systemy są na bieżąco dostosowywane do nowych przepisów, dzięki czemu firmy przeniesione do chmury pracują na najnowszej wersji oprogramowania, bez konieczności instalowania aktualizacji, co w obliczu zapisów wprowadzonych przez specustawy o tarczy antykryzysowej 1.0 i 2.0 jest kluczowe – dodaje Aleksandra Lisińska, product manager systemów Comarch Cloud.

Rejestracja czasu pracy w domu

Przedsiębiorstwo potrzebuje także narzędzi informatycznych, które zapewnią pracownikom bezpieczny dostęp do plików, dokumentów czy też umów. – W warunkach pracy stacjonarnej są one przechowywane na dyskach lokalnych w firmie. Podczas dłuższego okresu pracy rozproszonej ta sytuacja ulega zmianie. Dlatego warto zainwestować w rozwiązanie, które umożliwi przechowywanie i współdzielenie danych zarówno wewnątrz firmy, jak i poza nią – mówi Lisińska.

I dodaje, że dodatkowym elementem infrastruktury informatycznej powinno być narzędzie, które umożliwia stałą komunikację z pracownikami, organizację pracy, delegowanie zadań oraz ich weryfikację czy nawet rejestrację czasu pracy w domu.

E-podpis ułatwia prowadzenie firmy

Kadra kierownicza każdego dnia podpisuje co najmniej kilka dokumentów, które ktoś musi wydrukować, wysłać, zarchiwizować. W firmach, które nie korzystały na co dzień z wdrożonego systemowo e-podpisu na wszystkich poziomach organizacji, powoduje to konieczność fizycznego pojawiania się w biurze. – Tymczasem wszystkie rodzaje dokumentów biznesowych można w łatwy sposób podpisywać, wysyłać i archiwizować cyfrowo – umowy, faktury, upoważnienia, zlecenia. Warunkiem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który pozwala zdalnie podpisać dowolny dokument z taką samą mocą prawną, jaką daje podpis odręczny. Aby rozwiązanie usprawniało pracę firmy, e-podpis powinien być wdrożony na wszystkich poziomach organizacyjnych. Jest to szczególnie ważne w firmach, które podpisują wiele umów z klientami, np. wśród dostawców rozwiązań telekomunikacyjnych, firm branży finansowej, ale także w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów, jak np. w sieciach franczyzowych – mówi Artur Miękina. Dostarczana przez Asseco aplikacja mobilna SimplySign, czyli chmurowa wersja e-podpisu, pozwala go składać na każdym urządzeniu z dostępem do internetu, więc dokument można podpisać również na smartfonie czy tablecie.

– Kwalifikowany podpis elektroniczny wydają w Polsce centra certyfikacji. Raz wydanym certyfikatem e-podpisu można się podpisywać nawet przez trzy lata – dodaje Miękina. Wdrożenie e-podpisu wymaga czasu, bo jest to rozwiązanie przystosowane do indywidualnych potrzeb danej organizacji. – Z doświadczenia wiem, że firmy, które na co dzień stosowały tzw. narzędzia paperless, szybciej i sprawniej dostosowały się do prowadzenia biznesu w warunkach pandemii. Co ważne, wiele organizacji, szukając nowych rozwiązań, nie tylko zwraca uwagę na swoje obecne potrzeby, ale też myśli, co będzie już po przejściu pandemii, kiedy skoncentrują się na docelowych procesach. Wdrażając e-podpis, będą miały dużą przewagę konkurencyjną ze względu na swoją elastyczność i szybkość działania, niezależnie od zewnętrznych okoliczności – mówi Artur Miękina.

- Materiał powstał w ramach dodatku „Praca zdalna”.

Pandemia koronawirusa znacznie zwiększyła zainteresowanie firm digitalizacją i wdrażaniem kompleksowych rozwiązań.

Nowością dla wielu przedsiębiorstw była konieczność błyskawicznego przeorganizowania całej firmy na nowy sposób komunikacji, zarządzania zespołem, a przede wszystkim realizowania procesów biznesowych.

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Ekonomia
Witold M. Orłowski: Słodkie kłamstewka
Ekonomia
Spadkobierca może nic nie dostać
Ekonomia
Jan Cipiur: Sztuczna inteligencja ustali ceny
Ekonomia
Polskie sieci mają już dosyć wojny cenowej między Lidlem i Biedronką
Ekonomia
Pierwsi nowi prezesi spółek mogą pojawić się szybko