Ustawa z 11 marca 2026r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw została podpisana przez Prezydenta 2 kwietnia 2026r., opublikowana w Dzienniku Ustaw 7 kwietnia, a wejdzie w życie 8 lipca – po trzymiesięcznym vacatio legis. Prezydent skierował ją wprawdzie do Trybunału Konstytucyjnego, ale w trybie kontroli następczej, co nie wstrzymuje obowiązywania przepisów. Firmy nie mają więc komfortu czekania na werdykt sędziów konstytucyjnych.

Nowelizacja realizuje jeden z kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy. Sąd Najwyższy w uchwale z 24 września 2020r. (sygn. III PZP 1/20) potwierdził, że inspektor pracy nie ma uprawnienia do ingerowania w treść stosunku prawnego między stronami – może wyłącznie wystąpić z pozwem do sądu pracy. Procesy ciągnęły się latami i często kończyły fiaskiem. Resort pracy szacuje straty budżetowe wynikające z fikcyjnych umów cywilnoprawnych na ponad 2 mld zł rocznie.

Co dokładnie się zmienia

Filary reformy są cztery, a każdy istotnie zmienia ryzyko prowadzenia działalności w modelu B2B:

- Decyzja zamiast pozwu.

Okręgowy inspektor pracy zyska kompetencję do wydawania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Mechanizm jest dwustopniowy: najpierw inspektor wydaje polecenie usunięcia naruszeń i wzywa strony do dobrowolnego dostosowania współpracy. Dopiero gdy polecenie nie zostanie wykonane, zapada decyzja. Od decyzji przysługuje 30-dniowe odwołanie do sądu pracy, który ma rozpatrzyć sprawę w ciągu miesiąca – i, co istotne, samo wniesienie odwołania wstrzymuje wykonalność. Rygor natychmiastowej wykonalności zarezerwowano wyłącznie dla osób objętych szczególną ochroną przed wypowiedzeniem (np. kobiety w ciąży).

- Wymiana danych między PIP, ZUS i KAS.

Powstaje wspólna baza informacji oparta na analizie ryzyka. Algorytmy będą same typować firmy do kontroli – szczególnie te, w których pojedynczy kontraktor wystawia od lat faktury wyłącznie jednemu odbiorcy. Dodatkowym źródłem danych jest Krajowy System e-Faktur, umożliwiający administracji analizę relacji gospodarczych między podmiotami.

- Kontrole zdalne i transmisja online.

Inspektor będzie mógł zażądać udostępnienia obrazu i dźwięku z miejsca pracy w czasie rzeczywistym oraz elektronicznego przekazania dokumentów.

- Wyższe sankcje.

Maksymalna grzywna za wykroczenia przeciwko prawom pracownika z art. 281 Kodeksu pracy wzrasta dwukrotnie – do 60 tys. zł, a w recydywie do 90 tys. zł. Maksymalny mandat nakładany przez inspektora rośnie z 2 do 5 tys. zł.

Łagodzącym ostrza novum jest mechanizm interpretacji indywidualnych Głównego Inspektora Pracy – wzorowany na prawie podatkowym. Pozytywna interpretacja działa ochronnie wobec sankcji.

Kto naprawdę jest w grupie ryzyka

Tu kryje się klucz do całej reformy. Inspektor będzie weryfikował współpracę pod kątem przesłanek z art. 22 § 1 Kodeksu pracy: czy praca jest świadczona osobiście, pod kierownictwem zatrudniającego, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem.

Sygnały, które sytuują firmę w grupie ryzyka, są dobrze rozpoznane. To zapisy w umowie B2B o obowiązku obecności w godzinach 9-17, wskazanie konkretnego „przełożonego”, korzystanie z firmowego laptopa i biurka na równi z etatowcami, zakaz substytucji, udział w porannych odprawach zespołu czy ogłoszenia rekrutacyjne, w których pozycja B2B opisana jest identycznie jak etat. Sąd Najwyższy konsekwentnie podkreśla, że o charakterze stosunku decyduje sposób faktycznego wykonywania pracy, a nie nazwa kontraktu. Większość kontrolowanych umów B2B przegrywa z inspektorem nie z powodu zapisów na papierze, lecz dlatego, że menedżerowie traktują kontraktorów dokładnie jak pracowników etatowych.

Z drugiej strony: prawdziwy przedsiębiorca – który ma kilku klientów, ponosi ryzyko gospodarcze, sam organizuje swój czas pracy i decyduje o sposobie wykonania zadania – pozostaje poza zasięgiem reformy. Praktyka pokazuje, że inspektorzy najskuteczniej kwestionowali umowy w gastronomii, budownictwie i handlu, a nie w branżach wysokospecjalistycznych. Sądy w sprawach programistów czy konsultantek częściej uznają, że klasyczne podporządkowanie tu nie występuje. Inspektorzy, chcąc unikać uchylania swoich decyzji, będą tę zależność uwzględniać.

Koszty błędu

Załóżmy konsultanta z fakturą 15 tys. zł miesięcznie, współpracującego na wyłączność od trzech lat. Sama decyzja inspektora wywołuje skutki dopiero od dnia jej wydania – nakaz zatrudnienia na etat – dotyczy więc przyszłości. Jeżeli jednak inspektor skieruje sprawę do sądu pracy, to niekorzystny wyrok otwiera drogę do dalszych obciążeń: zaległych składek ZUS z odsetkami, korekty PIT i roszczeń pracowniczych – ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (przy ok. 78 dniach to ponad 50 tys. zł), nadgodzin czy odprawy. Koszty takiego „naprawienia” sytuacji jednego współpracownika mogą zatem przekroczyć 150 tys. zł.

Abolicja

Ustawodawca przewidział 12-miesięczny okres abolicji. Podmiot, który w tym czasie dobrowolnie zawrze umowę o pracę z osobą faktycznie wykonującą pracę w warunkach stosunku pracy, nie podlega odpowiedzialności wykroczeniowej z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Mechanizm wygląda atrakcyjnie tylko na pierwszy rzut oka. Dobrowolne uznanie, że dotychczasowe B2B było etatem, może otworzyć drogę roszczeniom pracowniczym i zostać wykorzystane przez ZUS i KAS przy dochodzeniu zaległości. Sięgnięcie po abolicję bez wcześniejszej, indywidualnej oceny prawnej może być kosztowniejsze niż samo ryzyko kontroli.

Co przedsiębiorca powinien zrobić?

Pierwszym krokiem powinien być wewnętrzny audyt B2B. Należy przejrzeć każdą umowę pod kątem ryzyka kwalifikacji z art. 22 KP i zweryfikować, jak współpraca wygląda w praktyce. Czy harmonogramy kontraktorów są łączone z grafikami pracowników etatowych? Czy ewidencja czasu świadczenia usług nie przypomina listy obecności? Czy rozliczanie odbywa się za realizację zadań i kamieni milowych, czy za sam fakt obecności?

Drugi krok to przegląd komunikacji wewnętrznej. Inspektorzy w toku kontroli mogą analizować historię korespondencji e-mailowej, kanały Slacka czy Teams, schematy organizacyjne oraz wykaz osób uprawnionych do wstępu do biura. Polecenia służbowe wydawane kontraktorom przez liniowych managerów to dziś częsta przyczyna upadku umów B2B w toku kontroli. Średnia kadra zarządcza musi rozumieć, czym różni się zlecanie zadań współpracownikowi B2B od wydawania poleceń pracownikowi.

Trzeci krok ma charakter organizacyjny. Zawsze warto konsultować z prawnikiem listę dokumentów, które zostaną przekazane inspektorowi. Warto też przygotować odrębną dokumentację dla pracowników i kontraktorów (schematy organizacyjne, dostępy, benefity, ZFŚS). W modelach granicznych interpretacja indywidualna Głównego Inspektora Pracy daje realną tarczę przed sankcjami.

Czwarty krok dotyczy samej kontroli. Inspektor ma obowiązek okazać legitymację i upoważnienie określające precyzyjny zakres czynności. Firma powinna dokumentować datę i godzinę jej rozpoczęcia oraz każdą udostępnianą kopię dokumentów i wydać tylko te, które są wymienione w upoważnieniu. Utrudnianie wstępu inspektorowi oraz składanie nieprawdziwych zeznań grożą grzywną – to nigdy nie jest właściwa strategia. Właściwą jest przygotowanie i wsparcie prawnika specjalisty, szczególnie podczas kontroli.

Czy jest się czego bać

Reforma jest prawdziwa, dotkliwa i będzie egzekwowana. Powiązanie z KPO sprawia, że PIP otrzyma wsparcie polityczne, kadrowe i technologiczne. Wątpliwości konstytucyjne – co do zasady proporcjonalności i swobody zawierania umów, podnoszone przez Konfederację Lewiatan, Pracodawców RP i Rzecznika MŚP – pozostają realne, ale mogą zostać rozstrzygnięte dopiero po latach.

Paradoksalnie, najwięcej powodów do obaw mają firmy, które tego ryzyka się nie spodziewają – średnie przedsiębiorstwa, w których menedżerowie przez lata traktowali B2B jak etat, bo było to wygodne. Najmniej powinni martwić się ci, którzy świadomie i transparentnie współpracują z prawdziwymi przedsiębiorcami, ponoszącymi ryzyko gospodarcze i mającymi autonomię w sposobie wykonywania zleceń.

Odpowiedź na pytanie z tytułu nie jest zerojedynkowa. Jeżeli firma korzysta z B2B uczciwie – istnieją konkretne narzędzia, by spać spokojnie. Jeżeli model współpracy w rzeczywistości jest etatem w przebraniu – najbliższe miesiące to czas na rzetelny audyt i przemyślane porządkowanie współpracy, a nie pochopne decyzje. Ustawa wchodzi w życie 8 lipca 2026r., okres przejściowy kończy się rok później. Czasu na audyt jest dokładnie tyle, ile firma sama sobie zostawi.

autorka: Miłosława Strzelec-Gwóźdź, radca prawny i partner zarządzająca GP Kancelarii w Krakowie