Ile kosztuje kserokopia z akt

Zagadnienie kosztów postępowania, w przypadku ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa [dalej: u.u.o.p.], uregulowane zostało w jej rozdziale 23 „Koszty postępowania" działu IV „Postępowanie podatkowe". W myśl art. 267 § 1 pkt 3 u.o.p. (patrz ramka) stronę obciążają w szczególności koszty sporządzenia odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 tej ustawy. Koszty sporządzenia kopii są zatem bezpośrednio związane z realizacją zasady określonej w art. 178 § 3 u.o.p. Zgodnie z tą zasadą strona w każdym stadium postępowania może żądać sporządzenia i wydania jej uwierzytelnionych odpisów lub kopii z akt sprawy. Nie ma przy tym znaczenia, kto wytworzył dokument znajdujący się w aktach sprawy i czyją jest on własnością – strony czy organu.

Uprawnienie organu

Niedopuszczalne jest, aby strona, korzystając z uprawnienia określonego w art. 178 § 3 u.o.p., przerzucała koszty sporządzenia odpisów na Skarb Państwa, twierdząc przy tym, że zmuszona została do skorzystania z innej, mniej korzystnej formy dostępu do akt, bo wiążącej się z ponoszeniem kosztów.

Przepisy u.o.p. nie określają przy tym ani wysokości, ani zasad ustalania kosztów sporządzania odpisów lub kopii, dając tym samym uprawnienie do ich ustalenia organowi podatkowemu (w drodze postanowienia – art. 269 u.o.p.). Oczywiście koszty te nie mogą być ustalone w sposób dowolny, powinny bowiem – jak wskazuje się w doktrynie prawa i orzecznictwie – ustalone w kwocie odpowiadającej rzeczywistym wydatkom poniesionym przez organ podatkowy z tego tytułu.

Nie można w nich zatem uwzględniać kosztów pośrednich, jak np. funkcjonowania urzędu obsługującego organ podatkowy. Wyliczenie wysokości kosztów powinno zostać wyjaśnione przez organ, w szczególności w sytuacji, gdy jest ono kwestionowane przez stronę. Dlatego też niedopuszczalna jest jakakolwiek arbitralność organu w ustaleniu kosztów postępowania. W wyroku z 3 czerwca 2011 r. (sygn. akt II FSK 218/10) Naczelny Sąd Administracyjny, odnosząc się do powyższego zagadnienia, podkreślił, że w przypadku kosztów sporządzania odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 u.o.p., obowiązkiem organu jest wyjaśnienie stronie przyczyn kalkulacji stawek w poszczególnych grupach tabeli (tj. kalkulacji wyliczenia kosztów sporządzenia kserokopii dokumentów), stwierdzając, że organy podatkowe powinny wskazać w uzasadnieniu zarówno, jakie czynności wchodziły w skład „przygotowania dokumentów" (stanowiącej jedną z pozycji zastosowanej kalkulacji wyliczenia kosztów), jak też przyczyny przyjęcia stawek za te czynności.

Potrzebne jednoznaczne kryteria

NSA stwierdził, że nie znajduje uzasadnienia niewyjaśnienie przez organ przyczyn przyjęcia kosztów w określonej wysokości w ramach poszczególnych czynności oraz, że w przypadku ww. kosztów istotnym jest, aby strona występująca z wnioskiem o sporządzenie kopii z akt sprawy miała świadomość, z czego wynika uśredniona wysokość kosztów naliczanych przez organ prowadzący postępowanie.

W mojej ocenie brak jest jednak podstaw do przyjęcia, by warunek powiązania ustalonych przez organ w postanowieniu i obciążających stronę kosztów interpretować w ten sposób, że należy w każdym przypadku indywidualnie (do każdej sprawy) ustalać ich rzeczywisty rozmiar. Każdorazowe ustalanie kosztów sporządzenia odpisów i kopii z akt sprawy w indywidualnej sprawie wiązałoby się z koniecznością podejmowania przez organ szeregu czynności dokumentacyjnych i wyjaśniających, przez co nie tylko przedłużałoby czas załatwienia wniosku strony, ale w efekcie prowadziłoby także do zwiększenia tych kosztów.

Brak jednoznacznych kryteriów ustalania tego rodzaju kosztów mógłby również prowadzić do kwestionowania równego traktowania podatników w poszczególnych przypadkach, biorąc pod uwagę różny stopień trudności wiążących się z przygotowaniem dokumentów do kserowania w poszczególnych sprawach. Należy zatem opowiedzieć się za dopuszczalnością określenia przez organ samodzielnie sposobu ustalania kosztów sporządzenia kopii z akt sprawy i określenia ich np. w sposób zryczałtowany, przez wskazanie wysokości kosztu przypadającego na przygotowanie kopii jednej strony dokumentu z akt sprawy (tak m.in. WSA w Gdańsku z 10 stycznia 2012 r., sygn. akt I SA/Gd 1216/11).

Wewnętrzne zarządzenia

Koszty jednostkowe winny być przy tym przez organy podatkowe ustalone w wewnętrznych zarządzeniach danego organu poprzez ustalenie ich jako kosztów uśrednionych, na których wysokość oczywiście muszą mieć wpływ okoliczności takie, jak np. uśrednione koszty zakupu papieru, koszty amortyzacji, serwisowania sprzętu, zużycia tonera, a także uśrednione koszty wykorzystania czasu pracownika w warunkach pracy danego organu. Niedopuszczalne zatem wydaje się przyjmowanie – jak czynią to niektóre organy – za wyznacznik wysokości kosztów kserokopii akt zarządzeń innych organów administracji taką wysokość kosztów ustalających lub też przyjmowanie „dla ułatwienia" kosztów rynkowych.

Koszty ustalane przez konkretny organ powinny odpowiadać kosztom rzeczywistym tego organu. W szczególności właśnie nie można odwoływać się do porównań z kosztami sporządzania kserokopii, ponoszonymi przez podmioty gospodarcze, prowadzące działalność gospodarczą w tym zakresie (por. wyrok NSA z 23 marca 2012 r., sygn. akt II FSK 1890/10). Należy mieć bowiem na uwadze odmienne warunki, w jakich działa organ podatkowy, oraz że sporządzenie na żądanie strony kopii z akt sprawy jest dla organu czynnością niejako dodatkową, nieodpowiadającą podstawowym zadaniom, dla których został powołany, wobec czego nie organizuje on swoich działań podobnie jak podmioty prowadzące działalność zarobkową polegającą na usługowym sporządzaniu kopii dokumentów. W konsekwencji zupełnie inaczej będzie przedstawiać się kalkulacja rzeczywistych kosztów sporządzenia kopii jednej strony dokumentu dla podmiotu działającego na rynku takich usług oraz organu podatkowego (zazwyczaj wyższe będą te koszty w przypadku organów podatkowych).

Wskazać można, że organ podatkowy nie dokonuje czynności prostego kopiowania dokumentu, ale celem wykonania uwierzytelnionych kopii z akt sprawy musi podjąć szereg czynności mających na celu przygotowanie tych dokumentów – takich jak wyszukanie tych dokumentów w aktach (niejednokrotnie obszernych), ich wypięcie, uporządkowanie, ponowne spięcie i umieszczenie w aktach – które niejednokrotnie są skomplikowane i czasochłonne.

Żądanie z kolei przez stronę postępowania przedstawienia szczegółowej kalkulacji kosztów w sytuacji, kiedy przepisy nie obligują strony do korzystania w tym zakresie z usług organu, jest pozbawione podstaw prawnych. O treści zarządzenia, w którym ustalono wysokość opłat za sporządzenie kserokopii, organ winien jednak poinformować stronę, która wystąpiła o sporządzenie kserokopii.

Dalej wskazać należy, iż brak jest jakichkolwiek podstaw prawnych do doliczenia do skalkulowanej ceny kopii podatku od towarów i usług. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 6 ustawy VAT nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Sporządzanie odpisów i kopii z akt sprawy na żądanie strony postępowania jest obowiązkiem organu, wynikającym z art. 178 § 3 u.o.p. Stwierdzić zatem należy, iż sporządzając te odpisy (kopie), urząd obsługujący organ realizuje, nałożone na niego ustawą, zadania. Strona postępowania i organ nie zawierają w tym celu żadnych umów cywilnych.

Robert K. Adamczewski  jest doktorem prawa, starszym referendarzem sądowym w WSA w Łodzi

podstawa prawna: ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 613)

Co mówią przepisy

Zgodnie z art. 264 ordynacji podatkowej, jeżeli dalsze przepisy nie stanowią inaczej, koszty postępowania przed organami podatkowymi ponosi Skarb Państwa, województwo, powiat lub gmina.

Jednocześnie ustawodawca wyróżnił niektóre rodzaje kosztów, do których poniesienia jest zobowiązana strona postępowania, a nie organ podatkowy. Wymieniono je w art. 267 ordynacji podatkowej. Są to koszty:

- poniesione w interesie strony albo na jej żądanie, które nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie,