Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych dotacjami podmiotowymi są podlegające szczególnym zasadom rozliczania wydatki budżetowe przeznaczone na dofinansowanie bieżącej działalności ustawowo wskazanego podmiotu (art. 106 ust. 2 pkt 2). Przepis ten wskazuje zatem na obowiązek szczególnego rozliczenia udzielonych w tej formie środków.Z kolei art. 144 ustawy o finansach publicznych określa tryb zwrotu dotacji udzielonych z budżetu państwa.
Zgodnie z jego treścią dotacje udzielone z budżetu państwa w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu państwa odpowiednio do 15 lutego następnego roku. Od kwot dotacji zwróconych po terminie nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji.
Natomiast wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które środki te były przeznaczone. Zaznaczyć w tym miejscu trzeba, że przepisy ustawy o finansach publicznych nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących trybu zwrotu dotacji udzielanych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
Dotacje dla instytucji kultury przekazywane są ponadto na podstawie przepisów ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z jej art. 28 dotacja podmiotowa na działalność instytucji kultury ma charakter dotacji rocznej, a jej wysokość określa organizator.
Rozstrzygnięcie w zakresie sposobu wykorzystania dotacji powinien podjąć organ, który jej udzielił, biorąc pod uwagę art. 144 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Jak bowiem wynika z [b]pisma Ministerstwa Finansów z 6 kwietnia 2009 r. (ST1-4834-67/2009/MLI/400)[/b], to organ udzielający dotacji, a więc wójt (burmistrz, prezydent miasta), dysponuje pełną dokumentacją niezbędną do prawidłowego rozliczenia dotacji.
