Jedną z najważniejszych decyzji, które musimy podjąć, kupując firmową drukarkę, jest wybór odpowiedniej funkcjonalności sprzętu. Czy naszym potrzebom bardziej odpowiada sama drukarka, czy też lepiej zdecydować się na urządzenie wielofunkcyjne? To ostatnie łączy w sobie funkcjonalność drukarki, skanera, kopiarki oraz, coraz częściej, faksu. Jeśli oprócz typowej „laserówki” planujemy zakup któregoś z wymienionych sprzętów, lepiej zdecydować się na model wielofunkcyjny. Będzie on tańszy niż wspomniane urządzenia kupowane osobno, a przy okazji pozwoli nam zaoszczędzić biurową przestrzeń.
Kolejną sprawą, którą powinniśmy rozważyć, decydując się na zakup firmowej drukarki, jest rodzaj wydruków. Czy nowa drukarka powinna drukować w kolorze, czy też wyłącznie w czerni? Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety. Na wybór jednego z nich powinien wpłynąć typ dokumentów, które będą przenoszone na papier za pomocą danego urządzenia. Jeśli zdecydujemy się na model monochromatyczny, z całą pewnością zapłacimy mniej za samo urządzenie, niższe będą też koszty jego eksploatacji. Tracimy jednak możliwość umieszczenia na wydruku choćby najdrobniejszego kolorowego elementu, np. logo firmy. Przy wyborze drukarki laserowej lub urządzenia wielofunkcyjnego warto mieć na uwadze, że nie jest to wydatek jednorazowy i że przez cały okres użytkowania będziemy ponosić dodatkowe koszty. Elementami, które przyjdzie nam wymieniać najczęściej, są bęben i toner. Dlatego trzeba uważnie przyjrzeć się ich wydajności. Na przykład firma Kyocera Mita ma w swojej ofercie urządzenia wyposażone w wysokowydajne bębny ceramiczne, których wydajność liczona jest w setkach, a nie dziesiątkach (jak w wielu innych dostępnych na rynku produktach) tysięcy stron. Rozwiązanie to uwalnia użytkownika od konieczności częstej instalacji nowego bębna, co istotnie ogranicza koszty związane z drukiem. Dzięki powyższej technologii Kyocera Mita jest niewątpliwie liderem wśród producentów najtańszych w eksploatacji urządzeń drukujących i kopiujących.Ceny wspomnianych materiałów eksploatacyjnych są bardzo zróżnicowane. Zazwyczaj ich wysokie koszty w przeliczeniu na jedną stronę wydruku lub kopii charakteryzują urządzenia bardzo tanie w chwili zakupu. Ważnym parametrem jest też dopuszczalna obciążalność określona przez producenta, wyrażona w stronach na miesiąc. Przekroczenie tej wartości może uszkodzić sprzęt. Dlatego warto zawczasu oszacować, jak intensywna będzie eksploatacja danego modelu, i dobrać produkt o odpowiednio wysokiej miesięcznej obciążalności.
Skutecznym sposobem na ograniczenie zużycia materiałów eksploatacyjnych, a w szerszym ujęciu także i kosztów, są tryby oszczędzania tonera oraz moduł druku dwustronnego. Możliwość szybkiego druku na obu stronach kartki docenią zwłaszcza ci użytkownicy, którzy zmuszeni są do przechowywania dużej ilości dokumentów. Moduł druku obustronnego pozwoli zmniejszyć ich objętość i koszt zużytego papieru o połowę. Dodatkowo koszty eksploatacji można zmniejszyć, korzystając z oprogramowania do administrowania parkiem maszyn. Dzięki tej aplikacji możliwe jest planowanie zakupu papieru czy tonerów, a także monitorowanie użytkowników, co łatwo pozwoli ustalić, jakie koszty generują.
W środowisku biurowym bardzo często zdarza się, że z jednego urządzenia korzysta kilku użytkowników. Jeśli model, który chcemy kupić, nie będzie drukarką osobistą, warto zadbać, by wyposażono go w możliwość pracy sieciowej. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest wbudowana karta sieciowa. Nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają też na zaprojektowanie i wydrukowanie: papieru listowego z firmowym logo, naklejek, wizytówek, banerów, ulotek i broszur. Urządzenia wielofunkcyjne można także rozbudować o automatyczne podajniki, dodatkowe szuflady na papier, finiszery umożliwiające układanie posortowanych prac, składanie broszur, zszywanie lub dziurkowanie kartek. Dodatkowym elementem zwiększającym funkcjonalność urządzenia jest miejsce na umieszczenie przenośnej pamięci bezpośrednio w urządzeniu i wykonanie wydruku bez konieczności użycia komputera. Dlatego przed podjęciem decyzji o zakupie sprzętu należy określić jego najkorzystniejszą konfigurację i dobrać odpowiednie oprogramowanie.
Wydruki firmowe muszą mieć odpowiednią jakość. Dobrze jest więc zorientować się jeszcze przed zakupem „laserówki”, czy pochodzące z niej wydruki spełniają stawiane im wymagania. Równie istotnym parametrem jest wydajność. Szybkie modele pozwalają wydatnie skrócić czas oczekiwania na wydruk czy skopiowanie wielostronicowego dokumentu.
