Co z zaświadczeniem,gdy dawnego pracodawcy już nie ma

Może w tym pomóc baza zlikwidowanych zakładów pracy opracowana przez ZUS.

Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca ubezpieczonego został zlikwidowany. Wtedy wnioskodawca nie ma możliwości pozyskania standardowych dokumentów potwierdzających okresy składkowe lub nieskładkowe, a także wysokość osiąganych zarobków.

I jeśli chce udowodnić przed ZUS staż lub wynagrodzenia, musi sam dotrzeć do dokumentacji nieistniejącego zakładu pracy.

Gdzie szukać

Jeśli pracodawcą wnioskodawcy był państwowy zakład pracy, który został sprywatyzowany, dokumentacja osobowo-płacowa zatrudnionych pracowników powinna znajdować się u jego następcy prawnego (np. spółki prawa handlowego).

Gorzej, gdy w miejsce takiego zakładu nie powstał inny podmiot. Wtedy należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego takiej jednostki (np. wojewody, właściwego ministerstwa).

Jeżeli zakład pracy był spółdzielnią, dokumentacja osobowo-płacowa jego pracowników może znajdować się w związku rewizyjnym, w którym spółdzielnia była zrzeszona. Gdy związku takiego nie ma lub został zlikwidowany, dokumentację może posiadać Krajowa Rada Spółdzielcza.

Z kolei dokumentację osobowo-płacową prywatnych zakładów pracy może przechowywać prywatny przechowawca, a niekiedy również były właściciel.

Osoby zatrudnione w przeszłości w zlikwidowanych następnie spółdzielniach, związkach kółek rolniczych, radach powiatowych, miejskich i gminnych mogą poszukiwać dokumentacji pracowniczej również w archiwach państwowych.

Osoby, które nie odnalazły dokumentacji w wymienionych podmiotach, powinny sprawdzić, czy nie ma jej w archiwach rotacyjnych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, archiwach partii politycznych, związków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych, Kościołów i związków wyznaniowych.

Dużym ułatwieniem w poszukiwaniu dokumentacji pracowniczej jest baza zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy utworzona przez ZUS i znajdująca się w serwisie internetowym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W bazie umieszczone są zlikwidowane zakłady pracy ułożone w porządku alfabetycznym, wraz z informacją o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej lub płacowej pracowników tych zakładów. Bazę można przeszukiwać według nazwy zakładu pracy

.

Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji powinien też udzielić likwidator lub syndyk masy upadłościowej, a także wydział rejestrowy sądu właściwego ze względu na siedzibę firmy.

Dane od przechowawcy

W przypadku, gdy pracownikowi udało się odnaleźć dokumentację pracowniczą zlikwidowanego zakładu pracy, powinien uzyskać od jednostki przechowującej te dokumenty uwierzytelnione ich kserokopie bądź odpisy, wypisy i wyciągi z tych dokumentów.

Muszą być one zawsze podpisane przez osobę kierującą daną jednostką lub innego upoważnionego pracownika, a także zawierać informacje, na podstawie jakiej dokumentacji zostały wydane.

Osoba zainteresowana może również zażądać od jednostki przechowującej wydania zaświadczenia potwierdzającego dane zawarte w posiadanej dokumentacji. Może to być nawet zaświadczenie potwierdzające wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia. Powinno ono być jednak wystawione na zwykłym druku, a nie na druku ZUS Rp-7.

Ten ostatni jest bowiem zarezerwowany dla pracodawców w stosunku do własnych pracowników. Jednostka przechowująca może więc wydać taki dokument tylko dla zatrudnionych w tej jednostce pracowników.