Klaudiusz Piwowarski, dyrektor operacyjny 99rent sp. z o.o. o skutecznym zarządzaniu obiegiem dokumentów dzięki Vario – rozwiązaniu przygotowanym przez spółkę Docusoft, która wchodzi w skład grupy Arcus. Vario to oprogramowania wspierającego pracę różnych działów firm. Dzięki niemu możliwe jest zarządzenia projektami tak od strony operacyjnej jak i dokumentacyjnej oraz obsługę procesu obiegu informacji.
Klaudiusz Piwowarski
Z czego wynikała potrzeba zastosowania rozwiązań Arcusa?
Nasza firma w ciągu roku bardzo się rozrosła i zaczęła generować dodatkowo sporą liczbę dokumentów. Efektywne zarządzanie ich obiegiem i sprawowanie nad nimi kontroli zaczęło być trudne, pracochłonne, a w rezultacie rodziło ryzyko utraty pełnego panowania nad firmową dokumentacją. Zdecydowaliśmy więc, by dokumentacja została przeniesiona na wersje elektroniczne. Autorski system Vario opracowany przez Docusoft z Grupy Arcus w znacznym stopniu pozwala nam na lepsze zarządzanie przepływami finansowymi. Dzięki temu wiemy, które dokumenty i w jakich terminach oczekują na płatność. To w każdej chwili daje nam wiedzę, jakie są zobowiązania spółki i wobec spółki.
Czy zastosowanie Vario wypracowało dla firmy jakieś oszczędności?
Jesteśmy obecnie na etapie wdrażania systemu, na tym etapie jeszcze nie generujemy oszczędności, ale oczekujemy ograniczenia pracochłonności oraz zwiększenia wydajności procesów o minimum 15 proc. Etap wdrażania systemu jest bardziej czasochłonny niż jego późniejsza obsługa, ale już teraz widać niezaprzeczalne zalety Vario. Dużej poprawie uległa możliwość szybkiego dostępu do wybranych dokumentów z poziomu każdego komputera w spółce. Wcześniej pracownicy chodzili z działu do działu, by przekazać sobie potrzebne im dokumenty. Teraz dokumentacja przyjmowana jest przez nasz sekretariat, który ją skanuje i już w wersji elektronicznej wprowadza do systemu, dekretując do właściwych działów. Dokumenty oryginalne są natychmiast archiwizowane. Wcześniej papierowe dokumenty trafiały na biurka pracowników, teraz otrzymują oni tylko informację, że dany dokument trafił do systemu. Pracownik, mając odpowiedni poziom dostępu, może w dowolnej chwili sięgnąć po wybrany dokument, logując się w systemie. To, że można w systemie nadawać rożne poziomy uprawnień dostępu, także jest bardzo istotnym elementem funkcjonowania. Jesteśmy na etapie budowania struktury uprawnień dostępu, ale już teraz pracownicy chwalą sobie ten nowy sposób obiegu firmowej dokumentacji.
Czy poza ułatwionym dostępem do firmowej dokumentacji dostrzega pan jeszcze jakieś zalety Vario?
Dużym plusem systemu Vario, na którym nam zależało, jest jego udział w zarządzaniu projektami.
Obecnie równolegle wdrażamy system operacyjny, który zostanie uruchomiony z początkiem kwietnia. Vario przyda się przy tym. Mamy rozpisane terminy i zakres zadań. Każdy wie, za co jest odpowiedzialny i do kiedy ma czas na wykonanie poszczególnych działań. Przełożeni nie muszą dopytywać, na jakim etapie są prace, bo wystarczy, że zajrzą do systemu, by sprawdzić, czy pracownik wykonał zaplanowaną pracę. Przewagą Vario jest więc to, że dokumenty znajdują się w systemie i dodatkowo podpięte są pod dany projekt. Za pomocą Vario chcemy także usprawnić obieg faktur sprzedażowych. Ten system jest dobrym pośrednikiem w zarządzaniu wszystkimi dokumentami w firmie.
