Brak kontroli nad procesem, obniżenie jakości usług oraz bezpieczeństwa informacji – to trzy najpoważniejsze zagrożenia outsourcingu, jakie wymieniają eksperci od bezpieczeństwa procesów biznesowych. Do tego dochodzi przerwanie dostaw i konflikt kulturowy między firmami.
Nic więc dziwnego, że – jak wynika z raportu Conference Board i Accenture – 28 proc. dużych spółek przejęło z powrotem w całości lub części zadania zlecone wcześniej na zewnątrz. Niekiedy był to efekt strategicznych zmian w firmie, ale często decydowały o tym negatywne doświadczenia we współpracy.
Badani dyrektorzy przyznali, że zwykle potrzeba 6 – 18 miesięcy, by się upewnić, czy decyzja o outsourcingu była właściwa, czy spełniła swój cel związany z oszczędnościami i usprawnieniem działalności. O ile 85 proc. badanych firm, przenosząc jakieś funkcje na zewnątrz, stawiało sobie za cel obniżkę kosztów, o tyle w pierwszym roku osiągnęło ją 63 proc.
– Opłacalność outsourcingu najlepiej oceniać w perspektywie kilku lat – podkreśla Monika Kłos, autorka książki „Outsourcing w polskich przedsiębiorstwach”. Według niej kluczem do sukcesu w tej współpracy jest dokładna analiza stałych i zmiennych kosztów działalności, którą firma zamierza zlecać na zewnątrz. – Największą bolączką firm chcących skorzystać z outsourcingu jest to, że nie potrafią precyzyjnie rozdzielić kosztów stałych i zmiennych. Bez tego trudno o rzetelną ocenę opłacalności zewnętrznych usług – wyjaśnia Monika Kłos. Jej zdaniem najlepiej analizę kosztów i opłacalności outsourcingu opracuje specjalnie do tego powołany zespół projektowy.
Powinny znaleźć się w nim osoby z kierownictwa firmy mające dużą wiedzę o jej kosztach, pracownicy księgowości, produkcji oraz ekspert z zewnątrz z doświadczeniem w takich projektach. Tymczasem, jak wynika z badań Instytutu Ipsos trzy czwarte firm nie ma kadry przygotowanej do zarządzania kolejnymi etapami projektu.
