E-faktury pomagają w biznesie

Polska jest na szarym końcu w Europie, jeśli chodzi o stosowanie e-faktur. Ponadto tego typu dokumenty przesyłane przez Internet mają zazwyczaj postać dokumentów PDF, które i tak trzeba następnie ręcznie wprowadzać do systemów IT, żeby móc uregulować należność. Szansą na rozwój rynku e-faktur są jednak zmiany prawne. Od początku 2013 r. weszło w życie rozporządzenie ministra finansów liberalizujące kwestię stosowanie e-faktury. Została wprowadzona tzw. zgoda domniemana na otrzymanie faktury elektronicznej.

Długa lista plusów

Uczestnicy Okrągłego Stołu „Rzeczpospolitej", którego tematem była „Cyfrowa Polska – e- faktura jako konieczność cywilizacyjna", zgodnie podkreślają, że masowe stosowanie e-faktur niesie za sobą szereg korzyści.

– Po pierwsze klient otrzymuje je znacznie szybciej, bo odpada pośrednik, czyli doręczyciel, któremu ponadto trzeba zapłacić za usługę. Odbiorca e-faktury może łatwo uregulować należność, kopiując numer konta, zamiast przepisywać go ręcznie z papierowej faktury. Odpada również ryzyko pomyłki przy przepisywaniu ciągu liczb. Ważną sprawą jest też ekologia. Nie marnujemy papieru, do którego produkcji zużywa się mnóstwo wody. Oszczędności ma również wystawca faktur. Nie musi kupować papieru, drukować dokumentu ani płacić doręczycielowi – wylicza Jakub Kłoczewiak, prezes Orange Customer Service i dyrektor obsługi klientów Orange, reprezentujący również Konfederację Lewiatan.

Marek Rudziński, członek zarządu i dyrektor finansowy Sage, twierdzi, że korzyści z wprowadzenia e-faktur są daleko większe niż proste oszczędności kosztowe. – Ich wdrożenie to fundamentalna zmiana w prowadzeniu biznesu. Chcąc w pełni zbierać profity ze stosowania e-faktur, firma powinna też wdrożyć systemy elektronicznego obiegu dokumentów, co z kolei pociąga za sobą kolejne usprawnienia w prowadzeniu przedsiębiorstwa – mówi. Zwraca uwagę, że Unia Europejska poświęca dużo czasu i pracy, żeby promować e-faktury. – To wskazuje na wagę tego tematu nie tylko w skali pojedynczej spółki, ale całego kraju. Szacuje się, że masowe stosowanie e-faktur w całej Unii Europejskiej może przynieść kilkadziesiąt miliardów euro – dodaje.

Uczestnicy debaty, która ma być pierwszą z cyklu organizowanych przez „Rzeczpospolitą" i poświęconych problemom nurtującym rodzimy biznes, zgodnie twierdzą, że polscy przedsiębiorcy szybko oswajają się z tym, że coraz więcej spraw z administracją publiczną mogą załatwić przez Internet. – Statystyki pokazują, że już 26 proc. firm zakładanych jest w Polsce za pośrednictwem sieci. To wskazuje, że e-administracja to nie jest tylko puste słowo. Oczywiście wciąż jest wiele do zrobienia. W powijakach są takie przedsięwzięcia, jak e-podpis czy e-dowód – mówi Dariusz Marcjasz, wiceprezes Krajowej Izby Rozliczeniowej. Jego zdaniem problemem w masowym stosowaniu e-faktury jest jednak brak jednolitych standardów. – Ich zdefiniowanie z pewnością stałoby się kołem zamachowym do rozwoju tego rynku – oznajmia.

Podobnie uważa Tadeusz Rudnicki, przedstawiciel Krajowego i Europejskiego Forum e-Fakturowania. – Doprowadziło to do sytuacji, że powstały jakieś standardy branżowe, co skutecznie odstrasza użytkowników pracujących np. dla wielu sektorów gospodarki. Nasze forum, powstałe z inicjatywy Komisji Europejskiej dwa lata temu, ma właśnie za zadanie opanować tę sytuację – wskazuje.

Rynek ruszył

Uczestnicy debaty wskazują, że znoszenie barier prawnych powoduje, że firmy coraz powszechniej stosują e-faktury. – Od stycznia liczba elektronicznych faktur przesyłanych za pomocą sieci gwałtownie wzrosła. Jednak są to głównie dokumenty w postaci plików PDF, które wciąż wymagają ręcznego przenoszenia do systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Mimo wszystko postęp widać – zauważa Tadeusz Rudnicki.

Wdrożenie e-faktur w pełnej postaci to fundamentalna zmiana w prowadzeniu biznesu. Marek Rudziński członek zarządu, dyrektor finansowy Sage

Przedstawiciel Sage uważa, że to, że mała popularność e-faktur w Polsce paradoksalnie jest sporą korzyścią. Stwarza bowiem szansę na przejście od razu do e-faktur w pełnej postaci, jak stało się w sektorze bankowym. W Polsce ominęliśmy etap czeków, które wciąż są popularne na Zachodzie, głównie w Stanach Zjednoczonych. Bankom, mimo że czeki to już prawdziwy relikt, ciężko jest oduczyć klientów ich stosowania. – Dlatego powinniśmy zrobić wszystko, żeby przejść od razu od papierowych faktur do prawdziwych e-faktur, które mogą znakomicie ułatwić choćby rozwój e-administracji – wskazuje Rudziński.

Stosowanie e-faktur w firmie niesie za sobą szereg korzyści, nie tylko finansowych. Jakub Kłoczewiak, prezes Orange Customer Service Orange Polska

Wąskie gardła

Mimo ewidentnych korzyści ze stosowania e-faktur przedsiębiorcy wciąż napotykają bariery nie do przeskoczenia. Najbardziej oporne w akceptowaniu tego typu dokumentów są polskie sądy, gdzie temat e-faktury w postępowaniu dowodowym po prostu nie istnieje. – Sądy bezwzględnie domagają się papierowych faktur, które mogą dołączyć do akt. To oznacza, że każda e-faktura i tak musi zostać wydrukowana, opieczętowana i porafowana – wskazuje Jakub Kłoczewiak. – Takie postępowanie jest całkowicie irracjonalne. E-faktura niczym nie różni się od faktury papierowej. Przedsiębiorca również musi ją przechowywać przez pięć lat – odpowiada na to Tadeusz Rudnicki.

Nieuzasadnione są też obawy części przedsiębiorców, że elektroniczne faktury mogą być problemem w wypadku kontroli skarbowej. – Resort finansów napisał nam, że przez ostatnie dwa lata żadna z kontroli prowadzonych z firmach nie zakwestionowała tego typu dokumentów – zapewnia Marek Rudziński.

Przepisy prawne wciąż często narzucają posługiwanie się papierowymi dokumentami. Dariusz Marcjasz, wiceprezes Krajowej Izby Rozliczeniowej

Problemem w popularyzacji e-faktur są również przepisy, które narzucają w wielu sytuacjach posługiwanie się papierowymi dokumentami z pieczątkami. – W przetargach publicznych wciąż wymagane jest posługiwanie się papierowymi odpisami z KRS, podczas gdy od roku są one dostępne dla każdego przez Internet za darmo i w dowolnej chwili – zauważa Dariusz Marcjasz.

Przyzwyczajenia wypracowane przez lata w kontaktach z partnerami biznesowymi i administracją publiczną są kolejną barierą w rozwoju rynku e-faktur. – Badania, jakie przeprowadziliśmy wśród 5 tys. przedsiębiorstw, pokazują, że niechęć do stosowania e-faktur wynika też z obaw o stosowanie nowinek technologicznych. Zwłaszcza małe firmy, które wystawiają niewiele faktur i wciąż robią to ręcznie, nie czują potrzeby wprowadzania żadnych zmian – wskazuje przedstawiciel Sage.

Brak jednolitych standardów jest głównym problemem popularyzacji e-faktur. Tadeusz Rudnicki Krajowe i Europejskie Forum e-Fakturowania

Żeby to zmienić, niezbędna jest szeroka promocja e-faktur. – Musi to być masowa akcja, żeby dotarła również do małych firm – mówi Dariusz Marcjasz. Przywołuje przykład niedawnej cyfryzacji telewizji. – Operacja wyłączenia analogowych nadajników przebiegła bezboleśnie, co pokazuje, że można dotrzeć z informacją pod przysłowiowe strzechy – oznajmia.

Marek Rudziński zwraca jednak uwagę, że kampania skierowana do firm powinna mówić językiem biznesu, czyli zwracać uwagę na korzyści, nie tylko finansowe, płynące z tytułu wdrożenia modułu do e-faktur w systemie informatycznym. – Do upowszechnienia e-faktur z pewnością przyczynić się może wciągnięcie do ich masowego stosowania sektor małych i średnich firm. Duże korporacje od dawna w kontaktach między sobą korzystają elektronicznych dokumentów – mówi. Jego zdaniem w Polsce niezbędne są zmiany prawne niejako zmuszające przedsiębiorców do ich stosowania w kontaktach z administracją.

– Państwo powinno aktywnie włączyć się w zachęcanie firm do przechodzenia na e-faktury poprzez promocję i wskazywanie korzyści płynących z tego tytułu. Przedsiębiorcy muszą sobie uświadomić, że e-faktura jest tak samo ważna jak papierowa – stwierdza z kolei Jakub Kłoczewiak z Orange Polska, której 3 mln klientów (głównie indywidualnych) otrzymuje już faktury w postaci elektronicznej.

Przedstawiciele Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji deklarują, że popiera ono kwestie e-faktur i dostrzega płynące z nich korzyści. Przypominają, że obecnie procedowany jest projekt dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. – Celem projektu jest ustanowienie normy europejskiej w zakresie faktur elektronicznych oraz wprowadzenie zasady stanowiącej, że instytucje i podmioty zamawiające, objęte prawem zamówień publicznych, nie mogą odmówić przyjmowania faktur elektronicznych zgodnych z przyjętą normą europejską – stwierdza Artur Koziołek, rzecznik MAiC.

Przypomina, że Komisja Europejska zaapelowała, aby e-fakturowanie stało się główną metodą fakturowania w UE do roku 2020. Ponadto w rezolucji z kwietnia 2012 r. Parlament Europejski wezwał do wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania w zamówieniach publicznych do 2016 r.

Pozostało 94% artykułu