Elastyczne biura, które pomieszczą 1,1 tys. osób, w warszawskim biurowcu przy Grzybowskiej 60 otwiera WeWork. Operator oferuje w stolicy powierzchnie pod pięcioma adresami. – Nasza społeczność w Warszawie liczy już 6,5 tys. osób – mówi Mikhail Konoplev, dyrektor generalny WeWork w Europie Środkowo-Wschodniej.

Firma nie powiedziała w Polsce ostatniego słowa. Szuka okazji, zgodnie z pięcioletnim planem. Z jej biur korzystają i małe spółki, i startupy, i międzynarodowe firmy, jak Codility, wreszcie korporacje, jak Japan Tobacco International czy PayU.

Rotacja i oszczędności

– To właśnie wśród klientów korporacyjnych, którzy stanowią 45 proc. członków naszej społeczności, zauważyliśmy największy zwrot w kierunku elastycznych przestrzeni pracy – podkreśla Mikhail Konoplev.

Firmy interesują się też otwieraniem mniejszych, satelickich biur w różnych częściach miast. Pozwoli to pracownikom wybrać miejsce pracy i ułatwi im zachowanie work-life balance. Zmniejszy też zagęszczenie w siedzibach.

Zdaniem dyrektora ostatnie miesiące udowodniły, że biuro ma dużo większą wartość, niż wszystkim się wydawało. – Aż 76 proc. pracowników ankietowanych ostatnio w Nowym Jorku przyznało, że obecność w biurze sprzyja współpracy i innowacjom. Podobne opinie słyszymy od firm w Polsce – podkreśla.

Kolejne elastyczne biura otwiera też CitySpace. Ten polski operator w krakowskim kompleksie O3 Business Campus oferuje pół tysiąca stanowisk. Najemcy mają do dyspozycji m.in. gabinety, pokoje relaksu i budki telefoniczne.

Operator myśli o kolejnej lokalizacji w Krakowie, ale chce się rozwijać także w innych miastach. Do końca 2021 r. planuje powiększyć sieć nawet do 20 lokalizacji. Dziś prowadzi dziesięć biur w pięciu miastach (stolica, Kraków, Wrocław, Gdańsk, Katowice).

Rynek uważnie obserwuje należący do Grupy Skanska Business Link. – W najbliższym czasie rynek czeka ewolucja – ocenia Jacek Bednorz, menedżer w Business Link.

Już widać wędrówki firm. Spółki wynajmujące duże powierzchnie w tradycyjnych biurowcach często próbują część pomieszczeń podnajmować.

– Znane są przypadki, kiedy to firma „porzuciła" swoją siedzibę, znajdując zastępstwo, i przeprowadziła się do elastycznego biura, często bardziej reprezentatywnego, o wyższym standardzie, umożliwiającego rotacyjny dostęp pracowników – podkreśla Bednorz. – Powierzchnia flex to także niższy koszt całkowity, pozwala na bieżąco dopasowywać wielkość biura do potrzeb. Ma to znaczenie zwłaszcza w czasach niepewności.

Business Link proponuje elastyczne umowy. Najemca może też mieć mniej stanowisk niż kart dostępu. – Model rotacyjny preferuje dziś większość zatrudnionych – podkreśla Jacek Bednorz. – Przekłada się na realne, nawet 20-proc. oszczędności. Firmie, która ma np. 100 pracowników, proponujemy 50 miejsc w zamykanych biurach i 100 kart dostępu. Każdy użytkownik może zdecydować, kiedy chce pracować w biurze, a kiedy zdalnie, wykorzystując specjalną aplikację.

Klient do zadań administracyjnych, m.in. do zarządzania biurem i recepcją, nie musi angażować swoich pracowników.

Według Jacka Bednorza zyskają oferty wynajmu biur na miesiące, tygodnie, a nawet dni. – Na znaczeniu zyska też możliwość wydzielania zamykanych sektorów składających się z kilku pokoi biurowych. W dobie social distancingu przestrzenie coworkingowe, w których różni najemcy spędzają czas blisko siebie, w jednym pomieszczeniu, nie zdały egzaminu.

Zwycięzca – operator

Także Hubert Abt, dyrektor generalny i założyciel New Work, ocenia, że coworki są największymi przegranymi. – Nikt nie chce siedzieć blisko siebie, na 2 mkw. – tłumaczy. – Poczucie wspólnoty najemców buduje się dziś inaczej, dzięki aplikacjom, nie imprezom towarzyskim.

Zwycięzcami są operatorzy przestrzeni elastycznych. – W ciągu następnych 12 miesięcy ich udział w rynku wzrośnie z 3–4 do 30 proc. Korzystać z nich będą wszystkie branże – przewiduje Abt. – Powód? Nieprzewidywalność przyszłości, zbliżająca się recesja i zmiana modelu pracy. Przyszłość należy do operatorów traktujących przestrzeń jako usługę (Space as a Service).

New Work do końca roku planuje otworzyć w stolicy kolejne biura typu Space as a Service. – Myślimy także o innych miastach – m.in. Krakowie, Katowicach, Poznaniu, Wrocławiu, Trójmieście – mówi Abt. – Dotyczy to też innych rynków, gdzie jesteśmy aktywni (Budapeszt, Praga i Bukareszt). Jesteśmy w trakcie procesu podwyższania kapitału o 15 mln euro, które chcemy przeznaczyć na ekspansję.

Hubert Abt ocenia, że stoimy przed największą od II wojny światowej recesją. - Nikt nie wie, jak długo potrwa i jak wpłynie na biznes – mówi. - Dlatego firmy starają się ograniczać koszty, unikać stałych wydatków i zobowiązań, zwłaszcza długoterminowych. Lockdown pokazał, że możemy pracować zdalnie z domu i innych miejsc. Firmy wdrażają modele rotacyjne, tylko od 30 do 50 proc. pracowników wraca do biura. Z analiz New Worka wynika, że na rynek podnajmu trafi co najmniej 20 proc. zajmowanej powierzchni. – Elastycznych rozwiązań poszukują na razie głównie firmy z sektora MŚP, wkrótce pojawią się także większe korporacje – przewiduje Hubert Abt.

Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych (reprezentacja najemcy) w firmie doradczej Savills, potwierdza, że wiele firm, którym kończy się umowa najmu, nie chce kolejnych zobowiązań na trzy czy pięć lat. – Dążą do przedłużenia umowy na krótko albo szukają elastycznych ofert – mówi. – Są to biura serwisowane i coworkingowe. Firma może też podnająć powierzchnię od innej spółki.

Dyrektor Pilch potwierdza, że początek pandemii był trudny dla operatorów biur serwisowanych i coworkingowych. Zainteresowanie ich usługami zmalało, ale w wielu przypadkach udało się utrzymać najemców. – Coworki i biura serwisowane wygrywały tym, że mogły niemal z dnia na dzień dostosować wielkość powierzchni do oczekiwań klientów – podkreśla ekspert. – W długoterminowej perspektywie operatorzy mogą się okazać ogromnymi wygranymi. Zapewniają to, czego najbardziej oczekują najemcy, czyli elastyczność. Popyt na tego rodzaju powierzchnie będzie rósł. Można sobie wyobrazić, że najmniejsze podmioty gospodarcze, zwłaszcza jednoosobowe, mogą jeszcze skłaniać się do pracy z domu, ale to nie one są głównymi klientami największych operatorów – mówi.

Dodaje, że dla firm zatrudniających pracowników do określonych projektów i dla dużych korporacji poszukujących biur dla zespołów projektowych flexy to bardzo atrakcyjne rozwiązanie. – W okresie niepewności, kiedy trudno przewidzieć spadek lub wzrost zatrudnienia, elastyczność w dostosowywaniu wielkości biura staje się olbrzymią wartością także dla średnich firm – podkreśla.

Jak podaje Savills, w stolicy jest 179,7 tys. mkw. biur serwisowanych i coworków (3,2 proc. nowoczesnych zasobów biurowych), w Krakowie – 34,5 tys. mkw. (2,4 proc.), we Wrocławiu – 16,8 tys. mkw. (1,4 proc.), w Poznaniu – 6,4 tys. mkw. (1,1 proc.), a w Łodzi – 4,5 tys. mkw. (0,9 proc.).