Liczba osób korzystających z elastycznych biur spada. Mateusz Strzelecki, partner w firmie doradczej Walter Herz, mówi, że dzienne obłożenie to kilkanaście, a często kilka procent.

Co dalej? To zależy, jak długo potrwa kwarantanna. - W wielu przypadkach na wynajem elastycznych biur podpisano dłuższe kontrakty, które nie zostaną rozwiązane z dnia na dzień - zauważa Mateusz Strzelecki.

Zwycięzcy i przegrani

Z analiz firmy doradczej Savills wynika z kolei, że na ten rok planowano w Polsce otwarcia coworków i biur serwisowanych o łącznej powierzchni ok. 50 tys. mkw.

– Niewykluczone, że część otwarć się opóźni lub być może w ogóle nie dojdzie do skutku – ocenia Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych (reprezentacja najemcy) w Savillsie. – W Chinach WeWork na początku lutego tymczasowo zamknął ok. 100 lokalizacji. To skutek epidemii Covid-19.

Zdaniem dyrektora zaufanie właścicieli nieruchomości do tego rodzaju najemców może spaść. – Z drugiej strony skutki pandemii odczują niemal wszystkie branże – mówi Pilch. – Zainteresowanie coworkami wróci, jak tylko sytuacja się unormuje. Nie znikną z rynku, są potrzebne.

Dodaje, że koronawirus może przyśpieszyć konsolidację wśród operatorów i boleśnie zweryfikować rentowności poszczególnych adresów. – Największe wyzwanie stoi przed lokalizacjami, które dopiero się otworzyły lub planują otwarcie w najbliższym czasie – mówi ekspert Savillsa. – Rzadko kto chce dziś oglądać biuro, a bez tego trudno przekonać klienta do zawarcia umowy – wyjaśnia.

Sytuacja jest trudna także dla operatorów, którzy mają wiele pustych powierzchni i dużo umów z krótkim terminem wypowiedzenia.

– Przetrwają tylko silni operatorzy, którzy będą w stanie przetrzymać czasowy spadek popytu – ocenia dyr. Pilch. – Coworki, które przetrzymają, mogą się okazać największymi wygranymi czasów pandemii na rynku biur. Każdy kryzys rodzi niechęć do ryzyka i długoterminowych zobowiązań. Firmy szukają sposobów na optymalizację kosztów. Można sobie wyobrazić, że najemcy będą woleli przenieść się na rok do coworku, niż deklarować wynajem tradycyjnej powierzchni na pięć kolejnych lat.

Na trudne czasy

Coworki, jak mówi Pilch, to dobre rozwiązanie na trudne czasy. Firmy, które podpiszą umowę najmu, nie muszą rezerwować powierzchni z myślą o potencjalnym rozwoju. – W razie czego wynajmą dodatkowe stanowiska pracy u operatora powierzchni elastycznych – wyjaśnia dyrektor.

W krótkim okresie elastyczne biura mogą jednak ucierpieć, tracąc najemców, na co zwraca uwagę Renata Hartle, menedżer ds. strategii flex office i rozwiązań technologicznych w Colliers International. Z takiego biura stosunkowo łatwo zrezygnować. – Długoterminowo operatorzy powierzchni flex mogą jednak zyskać – potwierdza Hartle. – Do tej pory większość firm ograniczała się tylko do tradycyjnych biur. To, co się dzieje, otwiera nam oczy. Co, gdy nie będziemy mieli dostępu do biura? Gdy nagle będziemy musieli ograniczyć zasoby ludzkie? Wtedy potrzebujemy alternatywnego miejsca pracy.

A flexy są łatwo dostępne. – Coraz więcej najemców będzie myślało o ich włączeniu do swojej strategii business resilience, tak aby odpowiednio zarządzać ryzykiem i kosztami – ocenia Renata Hartle. Firma zaplanuje np. 70 proc. powierzchni w tradycyjnym biurze, a 30 proc. – w elastycznym.

Dziś wielu najemców odkłada plany przeprowadzki do nowego biura. – Duża część przedsiębiorstw będzie się musiała prawdopodobnie liczyć z opóźnieniami w pracach wykończeniowych – wyjaśnia Monika Szelenberger, szefowa działu najmu i zarządzania aktywami w Adgar Polska. – Prawdopodobny scenariusz to problemy z robotnikami i transportem materiałów. Najem elastyczny jest wtedy najlepszym, a czasem jedynym rozwiązaniem dla klientów, którzy potrzebują tymczasowego biura – dodaje.

Także Monika Kaczmarczyk, dyr. zarządzająca Brain Embassy, ocenia, że popularność elastycznych form najmu, które nie wiążą się z długoterminowymi zobowiązaniami, może wzrosnąć.

– Dziś liczba osób przebywających w Brain Embassy jest, oczywiście, dużo mniejsza. Wielu pracowników zdecydowało się na pracę z domu – opowiada. – Od czasu zamknięcia szkół pojawiają się jednak pytania, także od nowych klientów, o 1- i 2-osobowe biura. To osoby, które pracowały np. w kawiarniach i domach, a teraz nie mogą, bo kawiarnie są zamknięte, a w domu nie mają warunków do pracy.

Maciej K. Król, pełniący funkcję dyrektora zarządzającego Business Link, wskazuje, że usługi operatora wpisują się w trend tworzenia strategii w horyzoncie dwu-, trzyletnim, zamiast prognoz na ponad pięć lat: – To daje klientom niezbędną dziś elastyczność i możliwość zawarcia umów na kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt miesięcy.

Podkreśla, że Business Link robi wszystko, by zapewnić bezpieczeństwo, komfort i ciągłość usług klientom, którzy cały czas korzystają z elastycznych biur. – Dziś trudno ocenić skutki sytuacji, nie mamy idealnego punktu odniesienia. W przeciwieństwie do wcześniejszych tąpnięć źródłem problemu nie są rynki finansowe – wyjaśnia. – A konsekwencje nie dotykają wszystkich branż w równym stopniu. Jedne wyraźnie cierpią, inne odnotowują wzrost popytu, jednocześnie zmagając się z ograniczoną kadrą pracowniczą.

Ucierpią mniejsi

A Jarosław Pilch przypomina, że największymi klientami coworków nie są freelancerzy czy startupy, ale duże korporacje. Cowork czy biuro serwisowane jest dla nich powierzchnią typowo projektową. Na skutek pandemii wiele projektów przesunięto lub anulowano. - Najemcy, którzy podpisali umowy z krótkim, np. miesięcznym okresem wypowiedzenia, mogą przynajmniej na jakiś czas wyjść z danej lokalizacji lub zmniejszyć powierzchnię - mówi ekspert Savillsa.

W szacowaniu strat pod uwagę trzeba wziąć m.in. strukturę podnajemców.
 - Duże organizacje jak Regus czy Wework podpisują zwykle dłuższe kontrakty, mają dużą płynność ze względu na wiele lokalizacji - wyjaśnia Mateusz Strzelecki. - Znacznie bardziej ucierpią mniejsze inicjatywy, np. lokalne. Podnajemcy będą zapewne walczyć o obniżenie czynszu lub rozwiązanie umów albo przestaną regulować należności, bo wystąpi problem z cash flow.

Ekspert Walter Herz uważa, że kryzys dotknie tę branżę podobnie jak cały rynek biurowy. - Ale nie uważam, że przeważy na korzyść home office - mówi. - Tak może się stać w przypadku małych przedsiębiorców. Duże firmy mają świadomość walorów pracy w standardowym środowisku biurowym. Analizy potwierdzają większą efektywność. A coworki dają też m.in. wymianę informacji biznesowych na miejscu, czego praca online ze zapewni. Z uwagi na obecne przepisy walka o ulgi dla tej branży będzie łatwiejsza, kiedy podnajemcy przestaliby płacić za wynajem.

Opinia:
Renata Hartle, menedżer ds. strategii flex office i rozwiązań technologicznych w firmie doradczej Colliers International:
- Operatorzy mogą minimalizować straty poprzez odpowiednio prowadzoną politykę wobec najemców. Zwykle starają się utrzymać proporcje 50/50 (50 proc. proc.klientów z sektora MŚP, 50 proc. dużych firm), bo to im daje większe bezpieczeństwo ciągłości przychodów i elastyczność - jedni najemcy wchodzą, drudzy wychodzą. Z drugiej strony tworzy to unikatową wartość flexów, czyli zróżnicowaną społeczność, która może się wymieniać pomysłami i inicjatywami, być rynkiem talentów i inspiracji.  

W obecnej sytuacji może też dojść do przetasowań wśród najemców i zmiany proporcji – część freelancerów i małych podmiotów, którzy rozwiążą swoje umowy najmu mogłaby zostać zastąpiona przez większe firmy czy korporacje, które są stabilniejsze finansowo.

A co w sytuacji, gdy ktoś już wynajął biuro na krótko, ale musiał zostać w domu? To zależy od tego, jak ma się skonstruowaną umowę. Dużo umów w coworkach i biurach serwisowanych jest elastyczna i pozwala na wypowiedzenie z zachowaniem umownego okresu wypowiedzenia.

Przestrzenie coworkingowe i serwisowane mogą zyskać na ewentualnych perturbacjach na rynku biurowym. Część firm w obecnej niepewnej sytuacji gospodarczej spowodowanej pandemią może odsunąć swoje plany relokacji czy ekspansji biura i zdecydować się na bardziej elastyczne rozwiązania. Tu z pomocą przyjdą im operatorzy przestrzeni flex, które oferują im większą elastyczność i bezpieczeństwo w sytuacji zapotrzebowania na szybkie zwiększenie bądź zmniejszenie powierzchni.