Nie jest również czasochłonny, a zmiana nie ingeruje głęboko w utarte zwyczaje pracowników. Aby tak się stało, niezbędny jest audyt, który pozwoli realnie określić koszty druku w firmie czy urzędzie. Jego zakres zależy od wielkości i skali rozproszenia organizacji. Nie wszyscy mają jedną, dwie czy trzy siedziby. Im więcej oddziałów czy sklepów rozsianych na terenie kraju, tym prace związane z audytem stają się bardziej wymagające.
– Eksperci Arcusa sprawnie przeprowadzają audyty niezależnie od wielkości organizacji. W ich efekcie przedstawiane są rekomendacje dotyczące zarówno obniżenia kosztów druku, jak i efektywniejszego wykorzystania posiadanych przez klienta urządzeń oraz sugestie usprawnienia w organizacji biura w tym zakresie – tłumaczy Łukasz Rumowski z Arcusa.
W ramach audytu zbierane są informacje na temat wykorzystywanych dotychczas drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Analizowane jest obciążenie, zużywane materiały eksploatacyjne i stan techniczny. Ten podstawowy poziom audytu nawet w przypadku mniejszych biur, gdzie pracuje około 10-20 osób, pozwala na znaczące oszczędności. Wystarczy zainstalowanie jednej wydajnej drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego zamiast eksploatowania kilku maszyn, mających często wiele lat i generujących duże koszty eksploatacji.
W kolejnym, bardziej szczegółowym etapie audytu przychodzi czas na określenie zakresu prac, do których wykorzystywane są drukarki i urządzenia mfp, osób i działów z nich korzystających, częstotliwości i rozmiaru wydruków oraz kosztów, jakie w tym obszarze generują poszczególni pracownicy lub działy. Warto ustalić także, którzy z pracowników powinni mieć dostęp do opcji druku w kolorze, który jest kilkakrotnie droższy od czarno-białego.
Ważne jest również zweryfikowanie poprawności wykorzystania maszyn drukujących. Wśród drukowanych materiałów znaleźć można maile czy opasłe liczące dziesiątki stron zestawienia. Audyt pozwala ponadto wskazać najbardziej przestarzałe i awaryjne maszyny, których serwis pochłania nadmierne środki. Co ważne, doświadczenie pokazuje, że koszty eksploatacji nie są przypisane do konkretnych maszyn, tylko ujmowane zbiorczo w zestawieniach księgowych.
Duża część organizacji decyduje się na zakup urządzeń pochodzących od różnych producentów. W efekcie powoduje to mnożenie zupełnie niepotrzebnych kosztów wynikających z konieczności posiadania części zamiennych i różnych materiałów eksploatacyjnych, zapewnienia miejsca ich składowania czy opłacania usług serwisowych realizowanych przez kilka firm.