Potrzeba nadania w ściśle określonym czasie kilku tysięcy sztuk korespondencji potrafi sparaliżować pracę biura. Zadania związane z bieżącą obsługą dużej ilości korespondencji są bardzo żmudne i czasochłonne. Urządzenia firmy Pitney Bowes oferowane przez Arcusa wykonują te same czynności kilkadziesiąt razy szybciej niż ludzie.
Przygotowywanie pism do wysłania czy otwieranie nadchodzących listów wymaga zaangażowania pracowników, którzy mogliby w tym samym czasie realizować inne zadania. Na rynku są urządzenia, które umożliwiają w ciągu godziny zapakowanie i wysłanie 3000 pism lub otwarcie w tym samym czasie 15 000 kopert. Kopertownice, adresarki i otwieraczki pracują szybciej i sprawniej niż ludzie. Oferowane przez Arcusa urządzenia amerykańskiej firmy Pitney Bowes pozwalają w krótkim czasie przygotować do wysłania lub otwarcia dużą ilość korespondencji.
– Pracownik jest w stanie przygotować do wysyłki jeden list na minutę, czyli około 60 listów na godzinę. Trudno się spodziewać, aby utrzymał jednakowe tempo pracy przez cały dzień. Potrzebuje również przerw w przeciwieństwie do kopertownic. Urządzenia zapakują nawet 3000 pism w ciągu godziny, czyli tyle samo co człowiek przez jakieś sześć dni – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA.
Ekspert podkreśla, że maszyny potrafią jednocześnie złożyć zawartość koperty, nadrukować nie tylko adres, ale również logo czy reklamę. Zastosowanie kopertownic do obsługi korespondencji pozwala budować wizerunek firmy, ale przede wszystkim oszczędzać pieniądze. Pracownicy mogą zająć się czymś innym niż nużące przygotowanie pism do wysyłki.
– Firmy i urzędy miesięcznie wysyłają tysiące listów, dlatego chętnie decydują się na wykorzystanie w codziennej pracy urządzeń do obsługi korespondencji – tłumaczy Maciej Ziemski. – Sprawna wysyłka przekłada się na szybszy wpływ należności, co jest szczególnie ważne dla samorządów czy firm dostarczających media (woda, ciepło, itp.). W ostatnim roku obserwowaliśmy duże zainteresowanie kopertownicą DI 380. Urządzenie jest dedykowane firmom i urzędom wysyłającym od kilku do kilkudziesięciu tysięcy listów miesięcznie, ale jednocześnie zainteresowanych oszczędnościami w tym zakresie – mówi Maciej Ziemski.
W ofercie Pitney Bowes dostępne są inne modele kopertownic, m.in. z serii Relay oraz trzy modele adresarek. Te ostatnie, współpracując z komputerem, wykorzystują druk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi, adresują od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny bez względu na jej format.
Codzienna obsługa korespondencji w każdym biurze to nie tylko nadawanie listów, ale również korespondencja przychodząca. Usprawnienie procesu otwierania pism umożliwia otwieraczka. List położony na podajniku jest pobierany, otwierany i umieszczany na tacy odbiorczej. Proponowane przez Arcusa urządzenia Pitney Bowes potrafią w zależności od potrzeb firmy czy instytucji otwierać korespondencję w tempie od 400 do 600 kopert na minutę.
To urządzenie można dzierżawić
Maciej Ziemski
dyrektor sprzedaży produktów
Pitney Bowes w ARCUS SA .
Od kilku lat wzrasta na rynku zainteresowanie rozwiązaniami do obsługi korespondencji. Klienci wysyłający nawet stosunkowo niewielkie ilości listów miesięcznie coraz chętniej inwestują w nowe technologie. Korzystając z kopertownic, dziesięć czy więcej tysięcy listów można zapakować w kilka godzin, zamiast w kilka dni wykonywać to ręcznie. W dodatku korespondencja będzie zawsze spakowana poprawnie. Rośnie popularność dzierżawy urządzeń. Miesięczne czynsze dzierżawne to kilkaset złotych, co znacznie ułatwia planowanie budżetu firmowego i podejmowanie przemyślanych inwestycji w sprzęt.