HR bez Papieru to rewolucja, która czeka działy HR. To transformacja cyfrowa i komunikacyjna w tych obszarach HR, w których nadal używa się tradycyjnych, papierowych form komunikacji i zawierania umów.

„Wdrożenie programu HR bez Papieru niesie ze sobą wiele korzyści. Po pierwsze, optymalizujemy czas pracy pracowników, gdyż, jak wynika z badań, około 30% swojego czasu spędzają oni na szukaniu informacji w e-mailach i archiwach papierowych. Po drugie, zwiększamy sprawność procesów biznesowych oraz eliminujemy błędy. Badania wskazują, że 11% wszystkich dokumentów papierowych jest zagubiona lub nieprawidłowo archiwizowana / zapisana w systemie.

Po trzecie, są to duże oszczędności finansowe. Pozbywamy się kosztów papieru, powierzchni biurowych przeznaczonych na papierowe archiwa, całego procesu przechowywania i obsługi dokumentów papierowych. Amerykańskie badania potwierdzają, że nawet 2 mln USD rocznie może zaoszczędzić firma zatrudniająca 500 osób poprzez zmniejszenie o 15% czasu poświęconego na zwalczanie nadmiaru dokumentów.

Oczywiście nie zapominajmy o odpowiedzialnym, ekologicznym sposobie prowadzenia biznesu oraz pandemii COVID-19, która zmusiła firmy do pilnego wprowadzenia zmian w procesach HR i prowadzenia procesów HR online" – powiedziała Katarzyna Sarek-Sadurska, partner w kancelarii Raczkowski.

„Korzystanie z podpisów elektronicznych – czy innych narzędzi zdalnego prowadzenia biznesu – nigdy nie powinno być celem samym w sobie. Każdy projekt paperless koncentruje się na optymalizacji procesów – ich przyspieszania, uproszczenia lub obniżenia kosztów realizacji. Rozwiązania przewidziane w unijnych przepisach (rozporządzenie eIDAS) są po prostu poręcznym narzędziem pozwalającym na osiągnięcie tych celów.

Dlatego w projektach „HR bez papieru" klient koncentruje się zdefiniowaniu celów biznesowych; naszym zadaniem jest zaś taki dobór narzędzi i zaproponowanie takiego modelu procesu, który te cele pozwoli osiągnąć. Istotne jest przy tym, by na każdym etapie uwzględniać uwarunkowania infrastrukturalne i organizacyjne klienta oraz aktualne rozwiązania na rynku usług zaufania, który zwłaszcza w czasach pandemii rozwija się bardzo dynamicznie" – dodaje Małgorzata Kurowska, senior associate w kancelarii Maruta Wachta.

HR bez Papieru wdrażany jest w sześciu krokach: zaczynamy od inwentaryzacji procesów realizowanych w obszarze HR, przedstawiamy rekomendacje zmian prawnych i organizacyjnych procesu oraz wspieramy w wyborze narzędzia technologicznego. Kolejnym krokiem jest wsparcie w procesie wdrożenia wybranego narzędzia technicznego i komunikacji wdrażanych rozwiązań wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom. Klientom pragnącym mieć pewność, że zachowana zostaje prawidłowość wdrożenia, oferujemy regularne przeglądy procesów „bez papieru" i certyfikację.

Kancelaria Raczkowski to wiodąca butikowa kancelaria prawa HR, największa w Europie Środkowej i Wschodniej. Członek Ius Laboris, prestiżowego międzynarodowego stowarzyszenia prawa HR, zrzeszającego najlepsze kancelarie z ponad 59 jurysdykcji. Razem z Ius Laboris tworzy zespół prawie 2000 prawników, którzy doradzają klientom w projektach o zasięgu globalnym.

Od powstania jest wyróżniana jako najlepsza polska kancelaria w prawie pracy przez wszystkie prestiżowe międzynarodowe i polskie rankingi. Jej prawnicy są uznawani za wybitnych ekspertów i autorytety (Thought Leaders) w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych, prawie imigracyjnym oraz compliance / business crime w obszarze HR.

Jej misją jest rozwiązywanie wszystkich problemów prawnych w obszarze HR w sposób prosty i praktyczny, w partnerstwie z klientami. Jest pionierem wielu praktycznych rozwiązań w tej dziedzinie. Najnowszym z nich jest program całkowitej eliminacji papieru z działów HR.

Kancelaria Maruta Wachta od ponad 25 lat świadczy usługi prawne w zakresie prawa nowych technologii, własności intelektualnej, sporów sądowych i zamówień publicznych. Lider w zakresie prawa nowych technologii, ochrony danych osobowych, procesów sądowych i zamówień publicznych.

Obejmuje zespół ponad 70 wyspecjalizowanych prawników-ekspertów, doskonale rozumiejących potrzeby biznesowe klientów, związane z nimi procesy oraz ryzyka. W skład zespołu digital wchodzą wiodący polscy eksperci posiadający wieloletnie doświadczenie w obszarze paperless/ digital. Bardzo duży nacisk kładzie na optymalizację proponowanych rozwiązań prawnych oraz jasną komunikację z klientem.

Więcej informacji o projekcie na stronie: www.hrbezpapieru.pl